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Escolher software de calibração

Controlo de calibrações em Excel ou Access: quando funciona e quando falha

7 min de leitura Publicado

Pergunte a profissionais da qualidade o que usam para controlar as calibrações e a resposta mais comum é uma folha de cálculo. A segunda é uma base de dados que alguém construiu no Microsoft Access. Não é um erro. Uma folha bem mantida controla as datas de vencimento de algumas dezenas de instrumentos sem qualquer custo, e a NP EN ISO 9001 não exige software. Este guia é para o momento em que isso deixa de chegar. Explica como perceber que chegou a esse ponto, o que falha de facto e como fazer a mudança sem comprar algo caro.

Quando uma folha de cálculo é a resposta certa

Uma folha de cálculo funciona quando o programa é pequeno e tem um único responsável. Se tem algumas dezenas de instrumentos, uma pessoa que regista todas as calibrações e um auditor satisfeito com o que lhe mostra, não há motivo para mudar.

As normas pedem registos, não uma ferramenta em particular. A cláusula 7.1.5 da NP EN ISO 9001 pede que o seu equipamento de medição seja calibrado ou verificado a intervalos, identificado quanto ao seu estado e protegido contra ajustes que invalidem os resultados. Uma folha de cálculo controlada pode cumprir isso.

Dica: Se ficar na folha de cálculo, atribua-lhe um único responsável, bloqueie as colunas com fórmulas, guarde todos os meses uma cópia de segurança datada e escreva na linha o nome do ficheiro do certificado, para que o registo e a prova fiquem ligados.

Cinco formas como uma folha de cálculo ou uma base de dados Access falha

Estes são os pontos de falha que os profissionais da qualidade e da metrologia descrevem mais vezes quando um programa cresce. Não precisa de ter os cinco para ser altura de mudar. Um ou dois que se repitam costumam bastar.

  • A pessoa que a construiu sai da empresa. As fórmulas, as macros e as razões por trás delas saem também, e quem a herda tem receio de lhe mexer.
  • Mais ninguém a consegue ver. O ficheiro está num único disco, por isso as pessoas perguntam ao responsável se um instrumento está disponível ou em calibração, em vez de o consultarem.
  • A chamada à calibração depende de alguém se lembrar de ir ver. Uma folha não envia lembretes, por isso uma data de vencimento que ninguém filtrou torna-se um instrumento vencido que continua em uso.
  • O histórico é substituído. Editar uma célula substitui o que lá estava, e um auditor que pergunte o que o registo mostrava no ano passado recebe um palpite.
  • Os certificados estão noutro sítio. Os PDF estão numa pasta, a linha aponta para um nome de ficheiro e, depois de uma mudança de servidor, a ligação já não aponta para nada.

Porque é que as bases de dados Access são um caso à parte

O Access é mais capaz do que uma folha de cálculo, e quem nele constrói bases de dados de calibração tem muitas vezes orgulho nelas, com razão. Trata os relatórios de chamada à calibração, os procedimentos associados e o histórico muito melhor do que o Excel.

A contrapartida é que se trata de um ficheiro de uma aplicação instalada localmente. Fica num computador ou numa unidade partilhada, os telemóveis e os navegadores não lhe chegam sem trabalho adicional, e depende de quem o construiu. Quando essa pessoa sai, o programa costuma sair com ela. Se a sua base de dados Access funciona e está bem documentada, mantenha-a. Se é o ficheiro que ninguém se atreve a abrir, chegou a altura.

Quanto custa mudar, e porque pode não custar nada

O custo é o principal motivo pelo qual as empresas continuam nas folhas de cálculo. Vários pacotes de software de calibração consolidados no mercado cobram por utilizador ou por cada PC onde são instalados, acrescentam uma taxa de manutenção anual ou nem sequer publicam preços. Para uma equipa pequena, isso pode chegar a milhares de dólares por ano antes de alguém ter registado uma calibração.

O preço do Axiospec funciona ao contrário. É gratuito até 50 instrumentos ativos, para sempre, com utilizadores ilimitados. Acima disso, os planos têm um preço mensal fixo por espaço de trabalho: $59, $129, $229 ou $399, consoante o número de instrumentos que controla. Não há custos por utilizador, licenças por PC nem taxa de manutenção, e todos os preços estão na página de preços.

Passar a sua folha de cálculo para o Axiospec

Pode fazer a mudança sozinho numa tarde, ou deixá-la connosco.

  1. Guarde uma cópia da sua folha de cálculo tal como está hoje e não lhe mexa.
  2. Crie uma conta gratuita e importe o ficheiro. O Axiospec lê ficheiros CSV e Excel e mapeia as suas colunas automaticamente.
  3. As linhas com valores em falta ou invulgares entram na mesma, com um aviso que indica o que corrigir. Só ficam retidas, para as corrigir, as linhas sem ID, sem nome ou com um ID duplicado.
  4. Compare a lista importada e as datas de vencimento com a sua folha de cálculo e, a partir desse dia, registe as novas calibrações no Axiospec.
Dica: Se preferir não fazer nada disto, clique em «Envie-nos os seus ficheiros» na aplicação e carregue o que tiver, seja a folha de cálculo ou uma exportação do Access. Nós importamos tudo por si, sem custos, normalmente em poucos dias úteis.

O que ganha e que uma folha de cálculo não consegue fazer

  • E-mails de lembrete das datas de vencimento para as pessoas que escolher, para que a chamada à calibração não dependa de alguém se lembrar de filtrar uma coluna.
  • Toda a equipa pode consultar um instrumento num navegador ou nas aplicações para iOS e Android, sem custos por utilizador.
  • Etiquetas QR que imprime a partir da aplicação. Ler uma delas no chão de fábrica abre o registo desse instrumento.
  • Um histórico com deteção de adulteração. Cada calibração é acrescentada a um registo encadeado por hash que pode verificar com um clique, por isso a entrada do ano passado não pode ser alterada às escondidas.
  • Os certificados ficam anexados ao instrumento a que pertencem, e pode exportar um pacote de auditoria de um instrumento ou de todo o inventário.
  • Um acesso só de leitura para o seu auditor, para que possa ver por si próprio.

Suporte e pedidos de funcionalidades

O suporte é feito por e-mail e as respostas vêm das pessoas que constroem o Axiospec, não de uma fila de pedidos. Se o Axiospec não fizer algo de que precisa, diga-nos. Construímos o que os utilizadores pedem, e a resposta chega-lhe da pessoa que o iria construir.

Perguntas comuns

O Excel é suficiente para controlar as calibrações?
Para um programa pequeno com um único responsável, sim. A NP EN ISO 9001 pede registos de calibração, identificação do estado e intervalos definidos, não software. O Excel deixa de ser suficiente quando várias pessoas precisam de ver os registos, quando as chamadas à calibração começam a derrapar porque ninguém filtrou as datas de vencimento, ou quando um auditor pergunta o que dizia um registo antes de ser editado.
Posso usar o Microsoft Access para gerir as calibrações?
Sim, e muitas empresas fazem-no. O Access trata os relatórios de chamada à calibração e o histórico melhor do que uma folha de cálculo. Os pontos fracos são ser um ficheiro de uma aplicação instalada localmente, os telemóveis e os navegadores não lhe chegarem com facilidade e, normalmente, depender da única pessoa que o construiu.
Como passo a minha folha de cálculo de calibrações para software?
No Axiospec, importa o ficheiro CSV ou Excel e as colunas são mapeadas automaticamente. Em alternativa, carrega o ficheiro em «Envie-nos os seus ficheiros» e a equipa importa-o sem custos, normalmente em poucos dias úteis.
Quanto custa o software de calibração?
Varia muito. Alguns pacotes cobram por utilizador ou por PC instalado, mais a manutenção anual, e muitos não publicam preços. O Axiospec é gratuito até 50 instrumentos ativos, com utilizadores ilimitados, e acima disso custa um valor fixo de $59, $129, $229 ou $399 por mês, por espaço de trabalho.
A NP EN ISO 9001 exige software de gestão de calibração?
Não. A cláusula 7.1.5 exige que o equipamento de medição seja calibrado ou verificado a intervalos especificados, identificado quanto ao seu estado e protegido. Uma folha de cálculo controlada pode cumprir isso. O software torna mais fácil continuar a cumpri-lo à medida que o programa cresce.

Ponha em prática

Envie-nos a sua lista de instrumentos e carregamo-la por si, normalmente em poucos dias úteis. Sem custos em qualquer plano. Depois registe cada calibração numa pista de auditoria com deteção de adulteração e produza registos quando forem pedidos.

Começar

O Axiospec é uma ferramenta de documentação e de fluxo de trabalho. Ajuda a manter registos limpos, rastreáveis e prontos para auditoria. A certificação depende dos seus próprios processos, do seu âmbito e do seu avaliador.