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Kalibrierung mit Excel oder Access verwalten: wann das funktioniert und wann nicht

7 Min. Lesezeit Veröffentlicht

Fragen Sie Qualitätsverantwortliche, womit sie ihre Kalibrierungen verwalten, und die häufigste Antwort ist eine Excel-Tabelle. Die zweithäufigste ist eine Datenbank, die jemand in Microsoft Access gebaut hat. Das ist kein Fehler. Eine gut gepflegte Tabelle hält die Fälligkeitstermine von ein paar Dutzend Messmitteln kostenlos im Blick, und ISO 9001 verlangt keine Software. Dieser Leitfaden ist für den Punkt gedacht, an dem das nicht mehr reicht. Er zeigt, woran Sie erkennen, dass Sie ihn erreicht haben, was tatsächlich schiefgeht und wie Sie wechseln, ohne etwas Teures zu kaufen.

Wann eine Tabelle die richtige Antwort ist

Eine Tabelle funktioniert, wenn das Programm klein ist und eine Person es verantwortet. Haben Sie ein paar Dutzend Messmittel, eine Person, die jede Kalibrierung erfasst, und einen Auditor, der mit dem zufrieden ist, was Sie vorlegen, gibt es keinen Grund für einen Wechsel.

Die Normen verlangen Aufzeichnungen, kein bestimmtes Werkzeug. Abschnitt 7.1.5 der ISO 9001 verlangt, dass Ihre Messmittel in Intervallen kalibriert oder verifiziert werden, mit ihrem Status gekennzeichnet sind und vor Justierungen geschützt werden, die die Messergebnisse ungültig machen würden. Eine gelenkte Tabelle kann das erfüllen.

Tipp: Wenn Sie bei einer Tabelle bleiben, legen Sie eine verantwortliche Person fest, sperren Sie die Formelspalten, legen Sie jeden Monat eine datierte Sicherung an und tragen Sie den Dateinamen des Kalibrierscheins in die Zeile ein. So bleiben Aufzeichnung und Nachweis verbunden.

Fünf Stellen, an denen eine Tabelle oder Access-Datenbank scheitert

Diese Schwachstellen beschreiben Fachleute aus Qualität und Messtechnik am häufigsten, sobald ein Programm wächst. Es müssen nicht alle fünf zutreffen, damit ein Wechsel an der Zeit ist. Ein oder zwei, die immer wieder auftreten, reichen meist.

  • Die Person, die sie aufgebaut hat, verlässt das Unternehmen. Die Formeln, die Makros und die Gründe dahinter gehen mit, und wer die Datei erbt, traut sich nicht, sie anzufassen.
  • Niemand sonst sieht sie. Die Datei liegt auf einem einzigen Laufwerk. Also fragen die Kollegen die verantwortliche Person, ob ein Messmittel verfügbar oder gerade in der Kalibrierung ist, statt selbst nachzusehen.
  • Der Rückruf hängt davon ab, dass jemand ans Nachsehen denkt. Eine Tabelle verschickt keine Erinnerung. Ein Fälligkeitstermin, nach dem niemand gefiltert hat, wird so zu einem überfälligen Messmittel, das weiter benutzt wird.
  • Die Historie wird überschrieben. Wer eine Zelle bearbeitet, ersetzt ihren bisherigen Inhalt. Ein Auditor, der wissen will, was die Aufzeichnung letztes Jahr zeigte, bekommt eine Vermutung.
  • Die Kalibrierscheine liegen woanders. Die PDFs sind in einem Ordner abgelegt, die Zeile verweist auf einen Dateinamen, und nach einem Serverumzug verweist der Link ins Leere.

Warum Access-Datenbanken ein Sonderfall sind

Access kann mehr als eine Tabelle, und wer darin eine Kalibrierdatenbank gebaut hat, ist oft zu Recht stolz darauf. Rückruflisten, verknüpfte Verfahren und die Historie beherrscht Access weit besser als Excel.

Der Haken: Eine Access-Datenbank ist eine Desktop-Datei. Sie liegt auf einem Rechner oder einem Netzlaufwerk, Smartphones und Webbrowser erreichen sie nur mit Zusatzaufwand, und sie hängt an der Person, die sie gebaut hat. Geht diese Person, geht das Programm meist mit. Wenn Ihre Access-Datenbank funktioniert und gut dokumentiert ist, behalten Sie sie. Ist es die Datei, die niemand zu öffnen wagt, ist es Zeit für den Wechsel.

Was der Wechsel kostet und warum er nichts kosten kann

Die Kosten sind der Hauptgrund, warum Betriebe bei Tabellen bleiben. Mehrere etablierte Kalibrierlösungen rechnen pro Benutzer oder pro installiertem PC ab, verlangen zusätzlich eine jährliche Wartungsgebühr oder veröffentlichen gar keine Preise. Für ein kleines Team kann das Tausende Dollar im Jahr ausmachen, bevor irgendjemand eine Kalibrierung erfasst hat.

Axiospec geht bei den Preisen den umgekehrten Weg. Es ist dauerhaft kostenlos für bis zu 50 aktive Messmittel, mit unbegrenzt vielen Benutzern. Darüber hat jeder Tarif einen einzigen festen Monatspreis pro Arbeitsbereich: $59, $129, $229 oder $399, je nachdem, wie viele Messmittel Sie verwalten. Es gibt keine Gebühren pro Benutzer, keine Lizenzen pro PC und keine Wartungsgebühr, und alle Preise stehen auf der Preisseite.

Ihre Tabelle übernehmen

Den Umzug schaffen Sie an einem Nachmittag selbst, oder Sie überlassen ihn uns.

  1. Speichern Sie eine Kopie Ihrer Tabelle im heutigen Stand und lassen Sie sie unverändert.
  2. Legen Sie ein kostenloses Konto an und importieren Sie die Datei. Axiospec liest CSV- und Excel-Dateien und ordnet Ihre Spalten für Sie zu.
  3. Zeilen mit fehlenden oder ungewöhnlichen Werten werden trotzdem importiert, mit einer Warnung, die sagt, was zu korrigieren ist. Nur Zeilen ohne ID, ohne Namen oder mit doppelter ID werden zurückgehalten, damit Sie sie korrigieren.
  4. Gleichen Sie die importierte Liste und die Fälligkeitstermine mit Ihrer Tabelle ab. Erfassen Sie ab diesem Tag neue Kalibrierungen in Axiospec.
Tipp: Wenn Sie nichts davon selbst machen möchten, klicken Sie in der App auf „Schicken Sie uns Ihre Dateien“ und laden Sie hoch, was Sie haben, ob Tabelle oder Access-Export. Wir laden es kostenlos für Sie ein, meist innerhalb von ein paar Werktagen.

Was Sie bekommen und eine Tabelle nicht leisten kann

  • E-Mail-Erinnerungen an Fälligkeitstermine an die Personen, die Sie festlegen. Der Rückruf hängt dann nicht mehr davon ab, dass jemand daran denkt, eine Spalte zu filtern.
  • Alle im Team können ein Messmittel im Browser oder in den Apps für iOS und Android nachschlagen, ohne Gebühr pro Benutzer.
  • QR-Etiketten, die Sie aus der App drucken. Wer eines in der Fertigung scannt, öffnet den Datensatz dieses Messmittels.
  • Eine manipulationserkennbare Historie. Jede Kalibrierung wird an eine hashverkettete Aufzeichnung angehängt, die Sie mit einem Klick prüfen können. Der Eintrag vom letzten Jahr lässt sich also nicht unbemerkt ändern.
  • Kalibrierscheine hängen an dem Messmittel, zu dem sie gehören. Ein Auditpaket exportieren Sie für ein einzelnes Messmittel oder für das ganze Register.
  • Ein schreibgeschützter Zugang für Ihren Auditor, damit er selbst nachsehen kann.

Support und Funktionswünsche

Der Support läuft per E-Mail. Es antworten die Leute, die Axiospec entwickeln, und keine Ticket-Warteschlange. Wenn Axiospec etwas nicht kann, das Sie brauchen, sagen Sie es uns. Wir bauen, worum Nutzer bitten, und Sie hören von der Person, die es bauen würde.

Häufige Fragen

Reicht Excel für die Kalibrierverwaltung aus?
Für ein kleines Programm mit einer verantwortlichen Person, ja. ISO 9001 verlangt Kalibrieraufzeichnungen, eine Kennzeichnung des Status und festgelegte Intervalle, keine Software. Excel reicht nicht mehr, wenn mehrere Personen die Aufzeichnungen sehen müssen, wenn Rückrufe durchrutschen, weil niemand nach Fälligkeitsterminen gefiltert hat, oder wenn ein Auditor fragt, was eine Aufzeichnung vor ihrer Bearbeitung enthielt.
Kann ich die Kalibrierung mit Microsoft Access verwalten?
Ja, und viele Betriebe tun das. Access beherrscht Rückruflisten und Historie besser als eine Tabelle. Seine Schwächen: Es ist eine Desktop-Datei, Smartphones und Browser erreichen sie nicht ohne Weiteres, und meist hängt sie an der einen Person, die sie gebaut hat.
Wie übertrage ich meine Kalibriertabelle in eine Software?
In Axiospec importieren Sie die CSV- oder Excel-Datei, und die Spalten werden für Sie zugeordnet. Oder Sie laden die Datei über „Schicken Sie uns Ihre Dateien“ hoch, und das Team lädt sie kostenlos ein, meist innerhalb von ein paar Werktagen.
Was kostet Kalibriersoftware?
Das ist sehr unterschiedlich. Manche Lösungen rechnen pro Benutzer oder pro installiertem PC ab, dazu kommt eine jährliche Wartung, und viele veröffentlichen keine Preise. Axiospec ist kostenlos für bis zu 50 aktive Messmittel mit unbegrenzt vielen Benutzern. Darüber kostet es pauschal $59, $129, $229 oder $399 pro Monat und Arbeitsbereich.
Verlangt ISO 9001 eine Software für das Kalibriermanagement?
Nein. Abschnitt 7.1.5 verlangt, dass Messmittel in festgelegten Intervallen kalibriert oder verifiziert, mit ihrem Status gekennzeichnet und geschützt werden. Eine gelenkte Tabelle kann das erfüllen. Mit Software fällt es leichter, diese Anforderungen weiter zu erfüllen, wenn das Programm wächst.

In die Praxis umsetzen

Sie haben eine Messmittelliste? Schicken Sie sie uns, wir laden sie für Sie ein, meist in ein paar Werktagen. In jedem Tarif kostenlos. Protokollieren Sie danach jede Kalibrierung in einem manipulationserkennbaren Audit-Trail und erzeugen Sie Nachweise auf Abruf.

Jetzt starten

Axiospec ist ein Dokumentations- und Workflow-Werkzeug. Es hilft Ihnen, saubere, rückführbare und auditsichere Datensätze zu führen. Die Zertifizierung hängt von Ihren eigenen Prozessen, Ihrem Geltungsbereich und Ihrem Auditor ab.