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Como escolher um software de calibração

Controle de calibração no Excel ou no Access: quando funciona e quando começa a falhar

7 min de leitura Publicado

Pergunte a quem trabalha na qualidade o que usa para controlar a calibração, e a resposta mais comum é uma planilha. A segunda é um banco de dados que alguém montou no Microsoft Access. Isso não é um erro. Uma planilha bem mantida controla os vencimentos de algumas dezenas de instrumentos sem custo nenhum, e a ISO 9001 não exige software. Este guia é para o momento em que ela deixa de bastar. Ele mostra como saber que você chegou a esse ponto, o que de fato falha e como migrar sem comprar algo caro.

Quando a planilha é a resposta certa

A planilha funciona quando o programa é pequeno e tem um único responsável. Se você tem algumas dezenas de instrumentos, uma pessoa que registra todas as calibrações e um auditor satisfeito com o que você mostra, não há motivo para mudar.

As normas pedem registros, não uma ferramenta específica. A cláusula 7.1.5 da ISO 9001 quer que os equipamentos de medição sejam calibrados ou verificados em intervalos, identificados com a sua situação e protegidos contra ajustes que invalidariam os resultados. Uma planilha controlada consegue atender a isso.

Dica: Se continuar na planilha, dê a ela um único responsável, bloqueie as colunas de fórmulas, guarde um backup datado todo mês e anote na linha o nome do arquivo do certificado, para que o registro e a prova continuem ligados.

Cinco formas de uma planilha ou um banco de dados do Access falhar

Estes são os pontos de falha que os profissionais da qualidade e da metrologia mais relatam quando o programa cresce. Não é preciso ter os cinco para que seja hora de mudar. Um ou dois que se repetem costumam bastar.

  • Quem montou a planilha sai da empresa. As fórmulas, as macros e os motivos por trás delas vão junto, e quem herda o arquivo tem medo de mexer nele.
  • Ninguém mais consegue ver. O arquivo fica em um único drive, então as pessoas perguntam ao responsável se um instrumento está disponível ou em calibração, em vez de consultar por conta própria.
  • A recalibração depende de alguém lembrar de olhar. A planilha não manda lembrete, então uma data de vencimento que ninguém filtrou vira um instrumento vencido ainda em uso.
  • O histórico é sobrescrito. Editar uma célula substitui o que ela dizia, e o auditor que pergunta o que o registro mostrava no ano passado recebe um palpite.
  • Os certificados ficam em outro lugar. Os PDFs estão em uma pasta, a linha aponta para um nome de arquivo e, depois de uma troca de servidor, o link não aponta para nada.

Por que o Access é um caso à parte

O Access é mais capaz que uma planilha, e quem monta bancos de dados de calibração nele muitas vezes se orgulha disso com razão. Ele lida com relatórios de vencimentos, procedimentos vinculados e histórico muito melhor que o Excel.

A contrapartida é que ele é um arquivo de desktop. Fica em um computador ou em um drive compartilhado, celulares e navegadores não chegam até ele sem trabalho extra, e ele depende de quem o montou. Quando essa pessoa sai, o programa normalmente vai junto. Se o seu banco de dados do Access funciona e está bem documentado, mantenha. Se ele é o arquivo que ninguém tem coragem de abrir, chegou a hora.

Quanto custa migrar, e por que pode não custar nada

O custo é o principal motivo para as empresas continuarem na planilha. Vários pacotes de calibração consolidados cobram por usuário ou por PC instalado, acrescentam uma taxa anual de manutenção ou nem publicam os preços. Para uma equipe pequena, isso pode chegar a milhares de dólares por ano antes de alguém registrar uma calibração.

O Axiospec cobra do jeito contrário. Ele é gratuito para até 50 instrumentos ativos, para sempre, com usuários ilimitados. Acima disso, os planos têm um preço mensal fixo por espaço de trabalho: $59, $129, $229 ou $399, conforme a quantidade de instrumentos que você controla. Não há cobrança por usuário, licença por PC nem taxa de manutenção, e todos os preços estão na página de preços.

Como migrar a sua planilha

Você pode fazer a migração sozinho em uma tarde ou deixar com a gente.

  1. Salve uma cópia da planilha como ela está hoje e não mexa nessa cópia.
  2. Crie uma conta gratuita e importe o arquivo. O Axiospec lê arquivos CSV e Excel e mapeia as colunas para você.
  3. Linhas com valores faltando ou estranhos entram mesmo assim, com um aviso que diz o que corrigir. Só as linhas sem ID, sem nome ou com ID duplicado ficam retidas para você corrigir.
  4. Confira a lista importada e as datas de vencimento com a sua planilha e, a partir desse dia, registre as novas calibrações no Axiospec.
Dica: Se preferir não fazer nada disso, clique em "Envie seus arquivos para nós" no app e mande o que tiver, seja a planilha ou uma exportação do Access. Nós carregamos tudo para você, de graça, normalmente em alguns dias úteis.

O que você ganha e que uma planilha não faz

  • E-mails de lembrete de vencimento para as pessoas que você escolher, para que a recalibração não dependa de alguém lembrar de filtrar uma coluna.
  • Todos da equipe conseguem consultar um instrumento pelo navegador ou pelos apps para iOS e Android, sem cobrança por usuário.
  • Etiquetas QR que você imprime pelo app. Escanear uma delas no chão de fábrica abre a ficha daquele instrumento.
  • Um histórico com detecção de adulteração. Cada calibração é acrescentada a um registro encadeado por hash que você verifica com um clique, então o lançamento do ano passado não pode ser alterado em silêncio.
  • Certificados anexados ao instrumento a que pertencem e um pacote de auditoria que você exporta para um instrumento ou para o cadastro inteiro.
  • Um acesso somente leitura para o seu auditor, para que ele consulte por conta própria.

Suporte e pedidos de recursos

O suporte é por e-mail, respondido pelas pessoas que desenvolvem o Axiospec, e não por uma fila de chamados. Se ele não faz algo de que você precisa, conte para a gente. Desenvolvemos o que os usuários pedem, e a resposta vem da pessoa que desenvolveria o recurso.

Perguntas frequentes

O Excel serve para o controle de calibração?
Para um programa pequeno, com um único responsável, serve. A ISO 9001 pede registros de calibração, identificação da situação e intervalos definidos, não um software. O Excel deixa de bastar quando várias pessoas precisam ver os registros, quando as recalibrações começam a escapar porque ninguém filtrou os vencimentos, ou quando um auditor pergunta o que um registro dizia antes de ser editado.
Posso usar o Microsoft Access para gerenciar a calibração?
Pode, e muitas empresas usam. O Access lida com relatórios de vencimentos e com o histórico melhor que uma planilha. Os pontos fracos são que ele é um arquivo de desktop, celulares e navegadores não chegam até ele com facilidade, e ele costuma depender da única pessoa que o montou.
Como passo a minha planilha de calibração para um software?
No Axiospec, você importa o arquivo CSV ou Excel e as colunas são mapeadas para você. Ou você manda o arquivo pela opção "Envie seus arquivos para nós" e a equipe carrega tudo de graça, normalmente em alguns dias úteis.
Quanto custa um software de calibração?
Varia muito. Alguns pacotes cobram por usuário ou por PC instalado, mais manutenção anual, e muitos não publicam os preços. O Axiospec é gratuito para até 50 instrumentos ativos, com usuários ilimitados, e acima disso custa um valor fixo de $59, $129, $229 ou $399 por mês por espaço de trabalho.
A ISO 9001 exige software de gestão de calibração?
Não. A cláusula 7.1.5 exige que os equipamentos de medição sejam calibrados ou verificados em intervalos especificados, identificados com a sua situação e protegidos. Uma planilha controlada consegue atender a isso. O software facilita continuar atendendo à medida que o programa cresce.

Coloque em prática

Tem uma lista de instrumentos? Envie para nós e carregamos tudo para você, normalmente em alguns dias úteis. Grátis em todos os planos. Depois registre cada calibração em uma trilha de auditoria com detecção de adulteração e gere os registros quando pedirem.

Começar

O Axiospec é uma ferramenta de documentação e de fluxo de trabalho. Ele ajuda você a manter registros limpos, rastreáveis e prontos para auditoria. A certificação depende dos seus próprios processos, do seu escopo e do seu avaliador.