Como escolher software de gestão de calibração: guia de compra

Comece pelo trabalho, não pela grelha de funcionalidades

Antes de comparar produtos, tenha claro o trabalho para o qual está a contratar o software. A maioria dos compradores não precisa da lista de funcionalidades mais longa. Precisa de um pequeno conjunto de coisas bem feitas, todos os dias, e de forma defensável quando chega a auditoria.

Se uma ferramenta cumpre bem as tarefas abaixo, é uma candidata a sério. Se deslumbra numa demonstração mas tropeça numa delas, continue à procura.

• Manter um único inventário de confiança com todos os instrumentos e o estado atual de cada um.
• Dizer-lhe o que vence agora, o que vence em breve e o que está em atraso, antes que isso lhe cause problemas.
• Registar cada calibração com as leituras antes do ajuste e após o ajuste, e verificar automaticamente, face à tolerância, se algum valor fica fora da tolerância.
• Produzir registos que um auditor ou um cliente aceite sem precisar de um e-mail a pedir mais informação.
• Permitir o rastreio inverso, de um instrumento com deriva até cada peça, lote ou trabalho em que interveio.

Capacidades indispensáveis

Use isto como lista de verificação. Avalie cada ferramenta com honestidade antes de olhar para o preço. O que faltar aqui tende a tornar-se mais tarde um remendo manual, e os remendos manuais são exatamente aquilo de que está a tentar libertar-se.

• Um inventário de ativos completo, com o estado ao vivo de cada instrumento (dentro da tolerância, a vencer, em atraso ou em quarentena).
• Uma vista de vencimentos que separe o que vence agora, o que vence em breve e o que está em atraso, para que nada escape.
• Leituras antes do ajuste e após o ajuste, com verificação automática face à sua tolerância para detetar valores fora da tolerância.
• Certificados em PDF que gera com um clique e entrega a um auditor ou a um cliente.
• Um registo com deteção de adulteração, de preferência encadeado por hash, para que os registos passados não possam ser editados às escondidas.
• Rastreabilidade inversa, para que um instrumento fora da tolerância o leve a todo o trabalho que afetou.
• Aprovação por duas pessoas, se a sua norma espera uma segunda revisão. O servidor não deixa quem registou uma calibração aprová-la e, com as assinaturas eletrónicas ativadas, a validação de quem aprova fica vinculada ao registo.
• Visão consolidada de vários locais, se gere mais do que uma instalação.
• Registo móvel no chão de fábrica: leitura de códigos QR e registo por voz, com etiquetas de instrumentos impressas a partir da aplicação web.
• Um cálculo de intervalos que consiga defender, baseado no desempenho real do instrumento e não apenas numa data fixa.
• Tratamento do TUR (rácio entre a tolerância e a incerteza) e da banda de segurança por trás das suas decisões de conforme e não conforme.
• Importação e exportação sob o seu controlo, para que os seus dados nunca fiquem presos no sistema de outra pessoa.

• Calculadora de intervalo de calibração
• Calculadora de banda de segurança e TUR

Perguntas a fazer a qualquer fornecedor

Um bom fornecedor responde a estas perguntas com clareza e consegue mostrar, não apenas dizer. Respostas vagas já são, em si, uma resposta.

• Quem é o dono dos dados, e como exporto tudo, incluindo o histórico, se um dia sair?
• Um registo pode ser editado depois de assinado? Se sim, cada alteração fica registada e atribuída a uma pessoa?
• Como tratam as leituras antes do ajuste e após o ajuste, e um resultado não conforme atualiza automaticamente o estado do instrumento?
• Posso fazer o rastreio inverso de um único instrumento até tudo o que ele mediu?
• Quando importo, o meu histórico de calibração chega como eventos reais, ou apenas a data da última calibração?
• Há um plano gratuito a sério ou um período de avaliação que eu possa carregar com os meus próprios dados, sem cartão de crédito?
• O que está incluído no meu preço, e o que fica reservado a um plano superior, como a API, locais adicionais ou utilizadores?
• Cobram por utilizador, por instrumento ou por instalação?
• Qual é a vossa disponibilidade, como fazem as cópias de segurança e o alojamento, e onde ficam fisicamente os meus dados?
• Conseguem mostrar ao vivo o fluxo de trabalho exato que a minha norma exige, em vez de o descrever?

Como comparar ferramentas sem se deixar levar pela venda

O caminho mais rápido para uma má decisão é comparar demonstrações. Os dados de demonstração dos fornecedores estão sempre limpos, completos e a seu favor. Os seus não estão. Compare as ferramentas com a sua própria realidade.

1. Escreva a sua norma, o número de instrumentos, o número de locais e quem precisa de acesso.
2. Faça uma lista curta de três ferramentas que cubram claramente o que é indispensável, e não das três com as listas de funcionalidades mais longas.
3. Carregue cada uma com uma amostra real dos seus próprios dados, e não com o conjunto de exemplo do fornecedor.
4. Percorra um ciclo completo, do princípio ao fim: importe, registe uma calibração, faça uma falhar de propósito e gere o certificado.
5. Tente estragá-la. Tente editar um registo antigo e veja se a ferramenta o impede ou se regista a alteração e quem a fez.
6. Ponha o certificado gerado à frente de quem é responsável pelas suas auditorias e pergunte se o aceitaria tal como está.
7. Compare o custo total com o seu número real de utilizadores e de instrumentos, e não com o preço em destaque na página de preços.

• Comparar lado a lado as principais ferramentas de gestão de calibração

Sinais de alerta

• Registos que podem ser editados depois do facto, sem histórico e sem atribuição.
• Nenhuma forma de exportar todos os seus dados, ou a exportação bloqueada num plano mais caro.
• Preços por utilizador que, na prática, lhe cobram por dar acesso só de leitura ao chão de fábrica.
• Uma demonstração que só corre com os dados de exemplo, sempre limpos, do fornecedor.
• Respostas vagas sobre alojamento, cópias de segurança e sobre quem é o dono dos seus registos.
• Qualquer afirmação de que o software o torna conforme, certificado ou à prova de auditorias. Nenhuma ferramenta consegue isso.
• Uma importação que traz o estado atual mas deixa cair, sem aviso, o seu histórico de calibração.
• Intervalos fixos, sem forma de os ajustar com base no comportamento real de um instrumento ao longo do tempo.

Como costumam funcionar os preços

As ferramentas de calibração seguem alguns modelos de preço comuns, e o modelo conta tanto como o valor. Faça corresponder cada proposta à sua utilização real antes de comparar.

O preço por utilizador ou por lugar é previsível, mas penaliza-o discretamente por dar acesso de leitura a técnicos e auditores, e o custo sobe à medida que a equipa cresce. O preço por instrumento ou por ativo em atividade acompanha a dimensão do seu inventário. O preço por instalação ou por local é um valor fixo por localização, o que convém a operações com várias fábricas. Muitas ferramentas cobram uma taxa fixa de plataforma e reservam certas funcionalidades para os planos superiores.

O sinal de preço mais útil é saber se pode testar com dados reais antes de pagar. Um plano gratuito a sério ou um período de avaliação gratuito permite-lhe pôr a ferramenta à prova com os seus próprios instrumentos e o seu histórico, por isso está a comprar evidência e não um discurso de vendas. Por exemplo, o plano gratuito do Axiospec é a plataforma completa com um limite de 50 ativos em atividade e utilizadores ilimitados, por isso o acesso de leitura no chão de fábrica não custa nada, e o plano pago Professional e os superiores acrescentam capacidades como a API REST. Cada novo espaço de trabalho começa com 45 dias no Professional, 1.500 instrumentos ativos, sem cartão de crédito, e a demonstração ao vivo não precisa de registo nem de cartão de crédito.

• Comparar planos, incluindo uma opção gratuita
• Ver uma demonstração ao vivo, sem registo e sem cartão de crédito

Migrar os seus dados existentes

A migração é onde a maioria dos projetos de calibração encalha, e vale a pena planeá-la antes de assinar seja o que for. Há dois muros a transpor. O primeiro é o seu inventário atual, a lista de instrumentos e o respetivo estado. O segundo, e aquele que as ferramentas saltam sem dizer nada, é o seu histórico de calibração. Se só passar a data da última calibração, a sua rastreabilidade começa do zero no primeiro dia.

Os bons fornecedores oferecem as duas coisas: importação feita por si, a partir de formatos comuns como CSV, Excel e ferramentas antigas como o GAGEpack e o GAGEtrak, e migração acompanhada, feita pela equipa deles, para os casos complexos. O Axiospec, por exemplo, suporta a importação feita por si a partir dessas fontes, além de uma migração acompanhada e gratuita feita pela sua equipa, e traz o histórico como eventos de calibração reais em vez de um único campo de data.

1. Exporte o seu inventário atual de onde quer que esteja hoje, seja uma folha de cálculo ou outro sistema.
2. Elimine os duplicados óbvios e uniformize as unidades e os formatos de data antes de importar seja o que for.
3. Importe primeiro o estado atual e depois confirme que o número de instrumentos coincide exatamente com a origem.
4. Traga o histórico de calibração como eventos reais, e não apenas a data da última calibração, para que a rastreabilidade sobreviva à mudança.
5. Verifique por amostragem alguns instrumentos face aos registos originais, para apanhar campos que se perderam sem aviso.
6. Mantenha o sistema antigo só de leitura durante um ciclo completo, como rede de segurança, antes de o desativar.

• Como importar o seu inventário existente

Onde entram as normas

O software apoia o fluxo de trabalho, mas é a norma que define o requisito, e normas diferentes dão ênfase a coisas diferentes. A NP EN ISO/IEC 17025 insiste muito na rastreabilidade das medições e na incerteza. A NP EN ISO 9001 trata o tema como controlo dos recursos de monitorização e medição. A AS9100 acrescenta as expectativas do setor aeroespacial, a NP EN ISO 13485 cobre os dispositivos médicos, e a IATF 16949 e o Nadcap trazem as suas próprias exigências para o setor automóvel e para os processos especiais.

Escolha uma ferramenta que corresponda claramente às cláusulas com que é de facto avaliado, e confirme-o durante o período de avaliação em vez de confiar numa caixa assinalada numa página de comparação. A ferramenta certa faz com que produzir essa evidência seja rotina e não uma correria.

• Calibração segundo a NP EN ISO/IEC 17025
• Calibração segundo a NP EN ISO 9001
• Calibração segundo a AS9100
• Calibração segundo a NP EN ISO 13485
• Os requisitos de calibração das normas ISO explicados

O que o software pode e não pode fazer pela conformidade

Tenha bem presente este limite, porque o protege na altura da auditoria. Um bom software consegue produzir registos limpos, rastreáveis e prontos para auditoria, manter um registo com deteção de adulteração de cada alteração, mostrar o estado ao vivo de cada instrumento, permitir o rastreio inverso a partir de um calibre com deriva, manter o seu calendário e uniformizar os seus certificados. Isto é real, e elimina a maior parte do trabalho penoso.

O que o software não consegue é torná-lo conforme, certificá-lo ou garantir o resultado de uma auditoria. A conformidade é determinada pelo seu organismo de certificação, organismo notificado, organismo de acreditação ou cliente, com base nos seus próprios processos, no seu âmbito e no seu avaliador. A ferramenta torna a evidência limpa e fácil de encontrar. A disciplina por trás dela continua a ser sua. Escolha o software que torna fácil fazer o que está certo, e depois faça o trabalho.