Suivi des étalonnages sous Excel ou Access : quand il suffit, quand il lâche

Quand le tableur est la bonne réponse

Un tableur fonctionne quand le programme est petit et qu'une seule personne en a la charge. Si vous avez quelques dizaines d'instruments, une personne qui enregistre chaque étalonnage et un auditeur satisfait de ce que vous lui montrez, vous n'avez aucune raison de changer.

Les normes demandent des enregistrements, pas un outil particulier. L'article 7.1.5 de l'ISO 9001 demande que vos équipements de mesure soient étalonnés ou vérifiés à intervalles, identifiés afin de pouvoir déterminer leur statut, et protégés contre les réglages qui invalideraient les résultats. Un tableur maîtrisé peut y répondre.

• Modèle gratuit de registre d'étalonnage (Excel et CSV)

Les cinq points de rupture d'un tableur ou d'une base Access

Ce sont les points de défaillance que les qualiticiens et les métrologues citent le plus souvent quand un programme grandit. Il n'est pas nécessaire de les cumuler tous les cinq pour qu'il soit temps de changer. Un ou deux qui reviennent sans cesse suffisent en général.

• La personne qui l'a construit s'en va. Les formules, les macros et leurs raisons d'être partent avec elle, et celui qui en hérite n'ose pas y toucher.
• Personne d'autre ne peut le consulter. Le fichier se trouve sur un seul disque, alors on demande à son responsable si un instrument est disponible ou en étalonnage, au lieu de vérifier soi-même.
• Le rappel dépend de quelqu'un qui pense à regarder. Un tableur n'envoie aucun rappel, si bien qu'une échéance que personne n'a filtrée devient un instrument en retard d'étalonnage toujours en service.
• L'historique est écrasé. Modifier une cellule remplace ce qu'elle contenait, et un auditeur qui demande ce que disait l'enregistrement l'an dernier obtient une supposition.
• Les certificats sont rangés ailleurs. Les PDF sont dans un dossier, la ligne renvoie à un nom de fichier, et après un changement de serveur le lien ne pointe plus sur rien.

Pourquoi les bases Access sont un cas à part

Access est plus puissant qu'un tableur, et ceux qui y construisent des bases d'étalonnage en sont souvent fiers, à juste titre. Il gère les rapports de rappel, les procédures liées et l'historique bien mieux qu'Excel.

La contrepartie, c'est qu'il s'agit d'un fichier sur poste de travail. Il se trouve sur un seul ordinateur ou sur un lecteur partagé, les téléphones et les navigateurs web ne peuvent pas y accéder sans travail supplémentaire, et il dépend de la personne qui l'a construit. Quand cette personne part, le programme part en général avec elle. Si votre base Access fonctionne et qu'elle est bien documentée, gardez-la. Si c'est le fichier que plus personne n'ose ouvrir, il est temps.

Ce que coûte le changement, et pourquoi cela peut ne rien coûter

Le coût est la principale raison pour laquelle les ateliers restent sur des tableurs. Plusieurs logiciels d'étalonnage établis facturent par utilisateur ou par poste installé, ajoutent des frais de maintenance annuels, ou ne publient pas du tout leurs prix. Pour une petite équipe, cela peut représenter des milliers de dollars par an avant même que quelqu'un ait enregistré un étalonnage.

Axiospec fait le choix inverse. Il est gratuit jusqu'à 50 instruments actifs, sans limite de durée, avec des utilisateurs illimités. Au-delà, chaque offre est un forfait mensuel unique par espace de travail : $59, $129, $229 ou $399 selon le nombre d'instruments que vous suivez. Aucun frais par utilisateur, aucune licence par PC, aucuns frais de maintenance, et tous les prix figurent sur la page des tarifs.

• Voir toutes les offres et tous les prix

Transférer votre tableur

Vous pouvez faire le transfert vous-même en un après-midi, ou nous le confier.

1. Enregistrez une copie de votre tableur dans son état actuel, et n'y touchez plus.
2. Créez un compte gratuit et importez le fichier. Axiospec lit les fichiers CSV et Excel et met vos colonnes en correspondance pour vous.
3. Les lignes aux valeurs manquantes ou anormales sont tout de même importées, avec un avertissement qui indique quoi corriger. Seules les lignes sans identifiant, sans nom ou avec un identifiant en double sont mises de côté pour que vous les corrigiez.
4. Comparez la liste importée et les échéances avec votre tableur, puis enregistrez les nouveaux étalonnages dans Axiospec à partir de ce jour.

• Le guide complet de la migration

Ce que vous obtenez et qu'un tableur ne sait pas faire

• Des e-mails de rappel d'échéance envoyés aux personnes de votre choix, pour que le rappel ne dépende pas de quelqu'un qui pense à filtrer une colonne.
• Toute l'équipe peut consulter un instrument depuis un navigateur ou les applications iOS et Android, sans frais par utilisateur.
• Des étiquettes QR imprimées depuis l'application. En scanner une dans l'atelier ouvre la fiche de l'instrument.
• Un historique à intégrité vérifiable. Chaque étalonnage est ajouté à un enregistrement chaîné par empreintes que vous pouvez vérifier en un clic, si bien que l'entrée de l'an dernier ne peut pas être modifiée sans que cela se voie.
• Des certificats joints à l'instrument auquel ils se rapportent, et un dossier d'audit exportable pour un seul instrument ou pour tout le registre.
• Un accès en lecture seule pour votre auditeur, pour qu'il puisse vérifier par lui-même.

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Support et demandes de fonctionnalités

Le support se fait par e-mail, et ce sont les personnes qui développent Axiospec qui répondent, pas une file de tickets. Si Axiospec ne fait pas quelque chose dont vous avez besoin, dites-le-nous. Nous développons ce que les utilisateurs demandent, et c'est la personne qui le développerait qui vous répondra.

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