Escolher software de calibração
Como acompanhar datas de vencimento da calibração em software (e deixar de ter calibrações esquecidas)
Em nome da transparência: o Axiospec é uma das ferramentas deste guia, por isso pese a nossa opinião em conformidade. O problema recorrente é simples. Um instrumento passa a data de vencimento, ninguém dá por isso e ele aparece vencido durante uma auditoria. É assim que o software calcula as próximas datas de vencimento, mostra os instrumentos a vencer e vencidos e o avisa antes que uma calibração fique esquecida.
O problema: instrumentos vencidos encontrados durante uma auditoria
Quase todos os programas de calibração começam numa folha de cálculo. Funciona até deixar de funcionar. Uma pessoa é dona do ficheiro, atualiza-o quando se lembra, e as datas de vencimento vão ficando desatualizadas. Depois um auditor pega num paquímetro, olha para o autocolante e vê que expirou há quatro meses. Agora está a escrever uma não conformidade e a rever todas as medições que esse instrumento fez desde que venceu.
A folha de cálculo não é bem a vilã. O problema é que um ficheiro estático não lhe consegue dizer o que mudou hoje. Não sabe que um calibre foi calibrado na semana passada, nem que mais três vencem na sexta-feira. Alguém tem de ir ver, e as pessoas andam ocupadas. Acompanhar as datas de vencimento em software trata da parte em que as pessoas são más: vigiar uma lista em movimento, todos os dias.
Como o software calcula a próxima data de vencimento
O cálculo central é pequeno. Pegue na data da última calibração, some o intervalo de calibração e obtém a próxima data de vencimento. Se um micrómetro foi calibrado a 10 de janeiro com um intervalo de 12 meses, vence a 10 de janeiro do ano seguinte. O software faz isto para todos os instrumentos ao mesmo tempo e mantém a data atualizada à medida que são registadas novas calibrações.
O intervalo é que é a decisão difícil, não a conta. Se o definir demasiado longo, arrisca-se a usar um instrumento que derivou. Se o definir demasiado curto, paga calibrações de que não precisava. O intervalo depende da forma como o instrumento é usado, do seu histórico e da norma que segue. Se ainda está a decidir, o guia de intervalos e a calculadora abaixo explicam o processo.
A vencer, vencidos e lembretes
Uma data de vencimento, por si só, é apenas um número numa célula. O que impede que as calibrações fiquem esquecidas é transformar essa data num estado sobre o qual pode agir, mais um lembrete que chegue a uma pessoa antes de a data passar.
- A vencer: instrumentos que vencem dentro de uma janela que escolhe, para haver tempo de agendar o trabalho ou de enviar o item para fora.
- Vencidos: instrumentos que passaram a data de vencimento, contados e separados para ser impossível não os ver.
- Lembretes: notificações antes de uma data de vencimento, para que a pessoa certa aja enquanto ainda há margem.
- Contagens de estado: um total sempre atualizado de quantos instrumentos estão em dia, a vencer e vencidos em toda a fábrica.
Uma vista de prontidão de relance
As contagens são úteis, mas as pessoas também pensam em datas. Uma vista de calendário cobre a maior parte do que um responsável da qualidade precisa numa segunda-feira de manhã.
Um Calendário de vencimentos de calibração mostra o que vence em cada data, para ver uma semana carregada antes de ela chegar e planear em função disso. Ao lado, as contagens de estado resumem todo o inventário: quantos instrumentos estão em dia, quantos estão a vencer e quantos estão vencidos. Selecionar uma contagem filtra diretamente essa lista. Juntas, são a vista que quer ter aberta quando alguém pergunta se está pronto para uma auditoria, em vez de andar a vasculhar uma folha de cálculo para responder.
O software apoia essa prontidão. Não a certifica. Passar continua a depender dos seus próprios processos, do seu âmbito e do seu avaliador. O valor está em o registo se manter pronto para auditoria à medida que trabalha, em vez de ser reconstruído na véspera.
Manter as datas fiáveis na bancada
O acompanhamento das datas de vencimento só funciona se a data da última calibração estiver correta. Isso falha quando registar uma calibração obriga a voltar a uma secretária e atualizar um ficheiro mais tarde, ou nunca.
Com aplicações nativas para iOS e Android, pode ler uma etiqueta QR ou de código de barras no instrumento, abrir o seu registo e registar a calibração ali mesmo, na bancada ou no terreno. Pode imprimir as suas próprias etiquetas de ativos sem custos e usar a voz para introduzir as leituras. Cada entrada é atribuída a um utilizador e fica com data e hora numa pista de auditoria encadeada por hash, com deteção de adulteração, com os certificados de calibração anexados a cada ativo. Quando um auditor pede provas, basta exportar com um clique o pacote de auditoria, em PDF e CSV com uma página de integridade, em vez de uma corrida contra o relógio.
Como o Axiospec trata as datas de vencimento
O Axiospec calcula a próxima data de vencimento de cada instrumento, conta o que está a vencer e vencido e envia lembretes para que nenhuma calibração fique esquecida. O Calendário de vencimentos e as contagens de estado clicáveis dão-lhe a vista de relance. Funciona no navegador com aplicações nativas para iOS e Android, suporta vários locais com vistas por local e serve normas como a NP EN ISO 9001, a NP EN ISO/IEC 17025, a NP EN 9100, a NP EN ISO 13485 e a IATF 16949. Há um plano gratuito para até 50 instrumentos ativos, com utilizadores ilimitados e sem cartão de crédito, e pode importar a partir de uma folha de cálculo e exportar tudo quando quiser.
A forma mais rápida de perceber se as vistas de vencimento se ajustam à sua forma de trabalhar é vê-las já com dados. A demonstração ao vivo funciona com dados de exemplo, sem criar conta.
Ponha em prática
Envie-nos a sua lista de instrumentos e carregamo-la por si, normalmente em dois dias úteis. Sem custos em qualquer plano. Depois registe cada calibração numa pista de auditoria com deteção de adulteração e produza registos quando forem pedidos.
O Axiospec é uma ferramenta de documentação e de fluxo de trabalho. Ajuda a manter registos limpos, rastreáveis e prontos para auditoria. A certificação depende dos seus próprios processos, do seu âmbito e do seu avaliador.
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