Suivre les étalonnages dans Excel ou Access : quand ça fonctionne et quand ça ne tient plus

Quand un chiffrier est la bonne réponse

Un chiffrier fonctionne quand le programme est petit et qu'une seule personne en est responsable. Si vous avez quelques dizaines d'instruments, une personne qui consigne chaque étalonnage et un auditeur satisfait de ce que vous lui montrez, il n'y a aucune raison de changer.

Les normes exigent des enregistrements, pas un outil en particulier. L'article 7.1.5 de l'ISO 9001 demande que vos équipements de mesure soient étalonnés ou vérifiés à intervalles définis, identifiés selon leur état et protégés contre les réglages qui invalideraient les résultats. Un chiffrier maîtrisé peut répondre à cette exigence.

• Modèle gratuit de journal d'étalonnage (Excel et CSV)

Cinq points de rupture d'un chiffrier ou d'une base de données Access

Voici les points de rupture que les gens de la qualité et de la métrologie décrivent le plus souvent une fois que le programme grandit. Pas besoin de les vivre tous les cinq pour qu'il soit temps de changer. Un ou deux qui reviennent sans cesse suffisent en général.

• La personne qui l'a bâti s'en va. Les formules, les macros et les raisons derrière elles partent avec elle, et la personne qui en hérite a peur d'y toucher.
• Personne d'autre ne peut le consulter. Le fichier se trouve sur un seul disque, alors les gens demandent au responsable si une jauge est disponible ou en étalonnage au lieu de le vérifier eux-mêmes.
• Les rappels d'étalonnage dépendent de quelqu'un qui pense à regarder. Un chiffrier n'envoie pas de rappel, alors une échéance que personne n'a filtrée devient une jauge en retard encore en usage.
• L'historique est écrasé. Modifier une cellule remplace ce qu'elle contenait, et l'auditeur qui demande ce que l'enregistrement indiquait l'an dernier n'obtient qu'une supposition.
• Les certificats sont ailleurs. Les PDF sont dans un dossier, la ligne pointe vers un nom de fichier, et après un déménagement de serveur, le lien ne mène plus nulle part.

Pourquoi les bases de données Access sont un cas à part

Access est plus puissant qu'un chiffrier, et les gens qui y bâtissent des bases de données d'étalonnage en sont souvent fiers, avec raison. Il gère les rapports de rappel, les procédures liées et l'historique bien mieux qu'Excel.

La contrepartie, c'est qu'il s'agit d'un fichier local. Il se trouve sur un seul ordinateur ou sur un lecteur partagé, les téléphones et les navigateurs Web n'y ont pas accès sans travail supplémentaire, et il dépend de la personne qui l'a bâti. Quand cette personne s'en va, le programme part en général avec elle. Si votre base Access fonctionne et qu'elle est bien documentée, gardez-la. Si c'est le fichier que personne n'ose ouvrir, il est temps.

Ce que coûte la transition, et pourquoi ça peut ne rien coûter

Le coût est la principale raison pour laquelle les ateliers restent sur des chiffriers. Plusieurs logiciels d'étalonnage établis facturent par utilisateur ou par poste installé, ajoutent des frais d'entretien annuels, ou ne publient aucun prix. Pour une petite équipe, ça peut représenter des milliers de dollars par année avant même qu'un seul étalonnage soit consigné.

Axiospec est tarifé autrement. Il est gratuit jusqu'à 50 instruments actifs, de façon permanente, avec utilisateurs illimités. Au-delà, chaque forfait est un seul tarif mensuel fixe par espace de travail : $59, $129, $229 ou $399 selon le nombre d'instruments que vous suivez. Aucuns frais par utilisateur, aucune licence par ordinateur, aucuns frais d'entretien, et tous les prix sont affichés sur la page des tarifs.

• Voir tous les forfaits et leurs tarifs

Transférer votre chiffrier

Vous pouvez faire la transition vous-même en un après-midi, ou nous la confier.

1. Enregistrez une copie de votre chiffrier tel qu'il est aujourd'hui, et n'y touchez plus.
2. Créez un compte gratuit et importez le fichier. Axiospec lit les fichiers CSV et Excel et associe vos colonnes pour vous.
3. Les lignes auxquelles il manque des valeurs, ou qui contiennent des valeurs inhabituelles, sont quand même importées, avec un avertissement qui indique quoi corriger. Seules les lignes sans identifiant, sans nom ou avec un identifiant en double sont mises de côté pour que vous les corrigiez.
4. Comparez la liste importée et les échéances avec votre chiffrier, puis consignez les nouveaux étalonnages dans Axiospec à partir de ce jour-là.

• Le guide de migration complet

Ce que vous obtenez et qu'un chiffrier ne peut pas faire

• Des courriels de rappel d'échéance envoyés aux personnes que vous choisissez. Les rappels d'étalonnage ne dépendent plus de quelqu'un qui pense à filtrer une colonne.
• Toute l'équipe peut consulter un instrument depuis un navigateur ou les applications iOS et Android, sans frais par utilisateur.
• Des étiquettes QR que vous imprimez depuis l'application. En balayer une sur le plancher ouvre la fiche de cet instrument.
• Un historique à détection d'altération. Chaque étalonnage s'ajoute à un registre chaîné par empreintes que vous pouvez vérifier en un clic, pour que l'entrée de l'an dernier ne puisse pas être modifiée en douce.
• Les certificats joints à l'instrument auquel ils appartiennent, et un dossier d'audit que vous pouvez exporter pour une seule jauge ou pour tout le registre.
• Un accès en lecture seule pour votre auditeur, pour qu'il puisse vérifier par lui-même.

• Ouvrir la démo en direct, sans inscription

Soutien et demandes de fonctions

Le soutien se fait par courriel. Ce sont les gens qui développent Axiospec qui répondent, pas un système de gestion des demandes. S'il ne fait pas quelque chose dont vous avez besoin, dites-le-nous. Nous développons ce que les utilisateurs demandent, et c'est la personne qui le développerait qui vous répondra.

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