Construtor de lista de fornecedores aprovados

Como construir uma lista de fornecedores aprovados que sobreviva a uma auditoria

O que é realmente uma lista de fornecedores aprovados

Uma lista de fornecedores aprovados é o registo controlado de a quem pode comprar, e para quê. É a resposta a uma pergunta que um comprador faz todas as semanas e um auditor faz uma vez por ano: esta empresa está autorizada a fornecer esta peça ou este serviço, e com que fundamento. A maioria das equipas mantém-na numa folha de cálculo e, na maior parte dos casos, essa folha começou como um modelo de lista de fornecedores aprovados que alguém transferiu há anos.

A lista não é o controlo. O controlo é o processo por trás dela: como um fornecedor entra, que evidência o coloca lá, como o seu desempenho é acompanhado e o que o retira. A lista é apenas onde esse processo deixa as suas impressões digitais. Uma lista com nomes e nada mais é uma lista telefónica. Uma lista que regista o fundamento de cada aprovação e quando foi verificada pela última vez é um registo.

O que a cláusula 8.4 da ISO 9001 exige

A cláusula 8.4 da ISO 9001:2015 intitula-se controlo dos processos, produtos e serviços de fornecedores externos. Aplica-se quando o que compra é incorporado no seu próprio produto, quando um fornecedor externo entrega diretamente ao seu cliente em seu nome e quando subcontrata parte de um dos seus próprios processos. Este último caso apanha mais do que as pessoas esperam: tratamento térmico, galvanização, anodização, ensaios não destrutivos, esterilização e calibração são todos processos cujos resultados são seus, mesmo que seja outra pessoa a executá-los.

A cláusula 8.4.1 é a frase que cria a lista. Exige que determine e aplique critérios para a avaliação, seleção, monitorização do desempenho e reavaliação dos fornecedores externos, com base na sua capacidade de fornecer de acordo com os seus requisitos, e que retenha informação documentada dessas atividades e de quaisquer ações resultantes das avaliações. Quatro verbos, e cada um deixa um registo: como os avaliou, como os escolheu, como os acompanha e como os volta a verificar.

A cláusula 8.4.2 acrescenta que o tipo e a extensão do controlo têm de ser proporcionais: quanto mais o item fornecido afetar a sua capacidade de cumprir requisitos, mais apertado o controlo. É isso que lhe permite tratar um fundido maquinado de fonte única de forma diferente de uma caixa de panos de oficina. A cláusula 8.4.3 cobre o que tem de comunicar ao fornecedor antes de este começar o trabalho, incluindo os processos a fornecer, os requisitos de aprovação, as expectativas de competência e o controlo e a monitorização que pretende aplicar. Uma lista de fornecedores aprovados ISO 9001 bem construída aponta para essa informação, normalmente as cláusulas de qualidade ou os termos da encomenda que se aplicam.

O que a AS9100 acrescenta

A AS9100D mantém toda a cláusula 8.4 da ISO 9001 e depois torna a lista explícita. A cláusula 8.4.1.1 exige que a organização mantenha um registo dos seus fornecedores externos com o estado de aprovação, usando categorias como aprovado, condicional e reprovado, juntamente com o âmbito dessa aprovação, por exemplo um tipo de produto ou uma família de processos. Na aeronáutica, portanto, uma lista de fornecedores aprovados AS9100 não é apenas boa prática. Está escrita na norma.

A mesma cláusula exige um processo definido, com responsabilidade e autoridade claras, para tomar decisões sobre o estado de aprovação, para alterar esse estado e para as condições em que um fornecedor ainda pode ser usado de forma controlada enquanto o seu estado não é a aprovação plena. Exige que o risco seja considerado ao selecionar e usar fornecedores externos, uma revisão periódica do desempenho do fornecedor, incluindo a conformidade do produto e a entrega a tempo, e ações definidas quando um fornecedor não cumpre os requisitos. Deixa igualmente claro que continua a ser responsável pela qualidade de tudo o que compra, incluindo de fontes indicadas pelo cliente.

Mais dois hábitos da aeronáutica aparecem na própria lista. O âmbito da aprovação tem de ser suficientemente específico para ser útil, porque um fornecedor aprovado para maquinação não está automaticamente aprovado para soldadura. E a prevenção de peças contrafeitas, tratada na cláusula 8.1.4, é uma das razões pelas quais os distribuidores e intermediários seguem normalmente uma via de aprovação separada da dos fabricantes originais, e é por isso que muitas listas aeronáuticas têm uma coluna de tipo de fornecedor.

O que a IATF 16949 acrescenta

A IATF 16949:2016 é a mais prescritiva das três quanto à forma como os fornecedores são selecionados e acompanhados. A cláusula 8.4.1.2 exige um processo documentado de seleção de fornecedores que inclua uma avaliação do risco que o fornecedor representa para a conformidade do produto e para o fornecimento ininterrupto ao seu cliente, o desempenho do fornecedor em qualidade e entregas, uma avaliação do seu sistema de gestão da qualidade e uma tomada de decisão multidisciplinar. A seleção não é um comprador a agir sozinho.

A cláusula 8.4.2.3 estabelece a expectativa de que os fornecedores do setor automóvel desenvolvam o seu sistema de gestão da qualidade rumo à certificação IATF 16949, seguindo uma sequência definida: conformidade com a ISO 9001 verificada por auditoria de segunda parte, depois certificação ISO 9001 por terceira parte, depois ISO 9001 com requisitos adicionais definidos pelo cliente e, por fim, certificação IATF 16949 completa. Essa progressão é uma razão real para registar mais do que um sim ou não na coluna da certificação, porque o degrau em que um fornecedor se encontra faz parte do seu plano de desenvolvimento para ele.

A cláusula 8.4.2.4 nomeia depois os indicadores de monitorização: conformidade do produto entregue, perturbações causadas na sua fábrica recetora, incluindo retenções em parque e paragens de expedição, desempenho do calendário de entregas e ocorrências de fretes especiais. Quando o cliente as fornece, as notificações de estado especial e as reclamações de campo também entram. As auditorias de segunda parte são tratadas à parte na 8.4.2.4.1. Na prática, uma lista do setor automóvel traz uma coluna de classificação de desempenho atualizada a partir de dados reais e não de opiniões, que é exatamente para isso que serve uma grelha de avaliação de fornecedores.

ISO 13485 e fornecimento regulamentado

A cláusula 7.4.1 da ISO 13485:2016 exige critérios para a avaliação e seleção de fornecedores baseados na capacidade do fornecedor para cumprir os seus requisitos, no seu desempenho, no efeito que o produto comprado tem na qualidade do dispositivo médico, e proporcionais ao risco associado a esse dispositivo. A monitorização e a reavaliação têm de ser planeadas, e os registos de avaliação, seleção, monitorização e reavaliação têm de ser guardados. Quando um fornecedor não cumpre os requisitos de compra, a resposta tem de ser proporcional ao risco e coerente com os requisitos regulamentares aplicáveis.

A consequência prática é que uma lista de dispositivos médicos traz normalmente uma coluna de classificação de risco e uma referência ao acordo escrito com o fornecedor, porque a ISO 13485 espera acordos em que os fornecedores o notifiquem de alterações ao produto comprado antes de estas serem feitas. Um fornecedor que muda discretamente um molde para uma segunda instalação é um problema real neste setor, por isso a lista acompanha não só a aprovação mas também o acordo que limita as alterações.

Os fornecedores de calibração e ensaio são um caso especial

Se envia instrumentos para calibração externa, esse prestador de calibração pertence à lista como qualquer outro processo externo. A cláusula 6.6 da ISO/IEC 17025 impõe aos laboratórios o mesmo dever quanto aos seus próprios fornecedores externos: definir requisitos, rever e aprovar fornecedores e monitorizar o seu desempenho, com registos guardados.

A armadilha é a palavra acreditado. A acreditação ISO/IEC 17025 é concedida para um âmbito definido: grandezas de medição, gamas e capacidades de calibração e medição específicas. Um laboratório pode estar genuinamente acreditado e ainda assim estar fora do seu âmbito para a medição exata de que precisa, caso em que o certificado que recebe não traz a marca de acreditação que assumiu que traria. É por isso que a coluna do âmbito importa mais para os fornecedores de calibração do que para quase todos os outros: registe as medições para que os aprovou, não apenas a norma no certificado deles, e verifique o documento do âmbito em vez do logótipo.

As colunas que uma lista útil tem, e porquê

A maioria dos modelos de AVL falha numa de duas direções. São demasiado magros para responder a uma pergunta, ou tão largos que ninguém os mantém atualizados. Estas são as colunas que merecem o seu lugar.

• Nome do fornecedor. A entidade jurídica, não o contacto comercial nem o nome comercial da fatura. Se compra a duas instalações do mesmo grupo, liste-as em separado, porque a aprovação segue a instalação que faz o trabalho.
• Categoria ou família de compra. A que família de despesa pertence: peças maquinadas, fundidos, componentes eletrónicos, tratamento térmico, calibração, logística. É a coluna que permite filtrar a lista e dá uma forma sensata de atribuir níveis de risco em bloco.
• Estado de aprovação. Aprovado, condicional, desqualificado ou pendente. Um campo com um conjunto fixo de valores. Texto livre aqui é a forma como as listas apodrecem, porque ninguém consegue filtrar nove grafias diferentes de em espera.
• Fundamento da aprovação. Certificação por terceira parte, auditoria no local, questionário e primeira amostra, desempenho histórico ou indicação do cliente. É a coluna a que um auditor vai primeiro, porque explica porque é que o estado diz o que diz.
• Certificação e validade. Que norma detêm e quando o certificado termina. Uma data de validade transforma um registo estático em algo que o pode avisar. É o único campo de uma lista típica que muda de estado sozinho.
• Âmbito de fornecimento. O que estão aprovados para fornecer, com precisão suficiente para ser exigível. Peças de aço torneadas até 200 mm é um âmbito. Maquinação é um desejo.
• Última avaliação e data da próxima revisão. A data em que olhou pela última vez e a data em que tem de voltar a olhar. Sem a segunda data, a reavaliação acontece quando alguém se lembra, o que na prática significa a semana antes da auditoria.
• Responsável pela aprovação. A pessoa identificada que deu o aval. A aprovação é uma decisão, e as decisões têm responsáveis.
• Nível de risco. Alto, médio ou baixo, determinado pelo que o fornecimento faz ao seu produto e pela facilidade com que poderia substituir o fornecedor. O risco é o que torna a linguagem de controlo proporcional das normas operacional em vez de decorativa.
• Cláusulas de qualidade ou referência do acordo. As cláusulas da encomenda, o acordo de qualidade ou os requisitos transmitidos em cascata que se aplicam. É a ligação à cláusula 8.4.3 e a qualquer controlo de subfornecedores que espera.

O construtor acima usa as sete colunas essenciais para que a exportação continue legível. Acrescente as restantes como colunas extra no CSV depois de o ter numa folha de cálculo, e mantenha depois o conjunto de colunas estável, porque uma lista que muda de forma todos os trimestres não pode ser analisada ao longo do tempo.

Aprovado, condicional, desqualificado

Estas três palavras carregam a maior parte do peso da lista, por isso defina-as uma vez e use-as sempre da mesma forma.

Aprovado significa que o fornecedor cumpriu os seus critérios, a evidência está arquivada e os compradores podem emitir encomendas dentro do âmbito registado sem perguntar a ninguém. É o estado por defeito em que quer ter a maior parte da lista.

Condicional significa que vai continuar a comprar, mas com uma restrição identificada e uma data de fim. Os gatilhos típicos são um certificado caducado, uma ação corretiva em aberto, um processo ou uma instalação nova, ou uma fuga de qualidade em investigação. Condicional sem uma restrição e uma data de revisão é apenas aprovado com cara de preocupado, e é o estado que os auditores mais escrutinam. Escreva qual é a condição, o que tem de acontecer para a levantar e até quando: inspeção na origem em todos os lotes até três lotes consecutivos passarem, por exemplo.

Desqualificado significa sem novas encomendas. Mantenha estas linhas na lista em vez de as apagar, porque o registo do motivo pelo qual um fornecedor foi retirado vale mais do que a linha que poupou ao escondê-la, e porque impede que um comprador o volte a aprovar por acidente no ano seguinte. Algumas equipas acrescentam um quarto estado, pendente, para fornecedores em avaliação que ainda não podem receber encomendas. Isso mantém a fila visível sem poluir o conjunto dos aprovados.

Com que frequência reavaliar

Nenhuma das normas indica uma frequência, e isso é deliberado: pedem-lhe que planeie a monitorização e a reavaliação, não que obedeça a um calendário definido por outros. Uma base defensável que a maioria dos auditores reconhece é uma reavaliação anual de todos os fornecedores ativos, com o ciclo encurtado para os de maior risco. Os fornecedores de processos especiais, as fontes únicas e qualquer fornecedor com uma ação corretiva em aberto são habitualmente revistos de seis em seis meses.

Duas coisas devem desencadear uma revisão independentemente do calendário. A primeira é um acontecimento: uma fuga de qualidade, uma entrega falhada que prejudicou um cliente, uma mudança de proprietário, uma mudança para novas instalações ou uma alteração a um processo que aprovou. A segunda é um certificado a chegar à data de validade, porque nesse dia a evidência por trás da aprovação deixa de ser válida, seja qual for o desempenho do fornecedor.

Os fornecedores a quem não comprou no período de revisão não precisam de uma reavaliação completa. Marque-os como inativos, registe que não foram feitas encomendas e volte a verificá-los antes da próxima encomenda, em vez de fazer papelada para uma relação que de momento não está a decorrer.

O que um auditor pergunta de facto

As auditorias ao controlo de fornecedores tendem a seguir os mesmos três passos, e começam pelos seus dados e não pela sua lista. O auditor pega numa mão-cheia de encomendas ou registos de receção recentes, retira deles os fornecedores e depois pergunta: mostre-me como este foi aprovado, mostre-me a evidência por trás disso e mostre-me quando o reviu pela última vez. Se o fornecedor da encomenda nem sequer está na lista, a constatação escreve-se sozinha.

As duas constatações mais comuns nesta área não são conceptuais, são administrativas. A primeira é um fornecedor ainda listado como aprovado com base num certificado que caducou há meses. A segunda é uma data de reavaliação já passada sem registo de qualquer revisão. Ambas são evitáveis, e ambas são o alvo dos avisos de validade do construtor acima. Imprima ou exporte a lista antes de uma auditoria, mas mantenha a versão viva num sítio que lhe consiga dizer quando uma data passou.

Onde a folha de cálculo deixa de funcionar

Uma folha de cálculo é um modelo de lista de fornecedores aprovados perfeitamente bom para uma lista pequena. Deixa de chegar por uma razão simples: uma folha de cálculo não avisa ninguém de que uma data passou. Os certificados caducam em silêncio, as datas de revisão passam e o ficheiro só fala quando alguém o abre. Junte algumas dezenas de fornecedores, várias normas com ciclos de renovação diferentes e duas pessoas a editar cópias separadas, e a lista afasta-se da realidade sem que ninguém tenha feito nada de errado.

É essa a lacuna que vale a pena fechar primeiro, e é pequena: certificados, estado de aprovação e datas de revisão guardados num único lugar que vigia o calendário por si. Tudo o resto numa lista de desejos de qualidade de fornecedores pode esperar até isso estar sólido.