Primeiros passos
Como migrar dados de calibração sem perder o histórico
Migrar os dados de calibração é a parte da mudança de ferramenta que as equipas mais temem, e é por isso que tantos programas da qualidade ficam presos a software ou folhas de cálculo que já não lhes servem. A boa notícia: um conjunto de dados de calibração é pequeno para os padrões atuais, tem uma forma previsível e a mudança costuma caber numa tarde, quando se sabe a ordem das operações. Este guia percorre a migração em cinco passos: exportação, inventário, histórico, certificados, verificação. Aplica-se quer venha de uma folha de cálculo, do GAGEpack, do GAGEtrak, do IndySoft ou de uma solução caseira.
As três camadas de uma migração de calibração
Uma migração completa move três camadas de dados, e ajuda tratá-las em separado. A primeira é o inventário de ativos: a lista de instrumentos com as etiquetas, as descrições, os números de série, as localizações e os intervalos de calibração. A segunda é o histórico de calibração: o registo dos eventos passados de cada instrumento, com datas, resultados e quem fez o trabalho. A terceira são os ficheiros dos certificados: os PDF dos seus fornecedores ou da sua própria bancada que sustentam esses eventos.
A maioria das migrações move apenas a primeira camada e abandona discretamente as outras duas, e é assim que uma pergunta de auditoria como «mostre-me as três últimas calibrações deste calibre» acaba respondida a partir de um arquivo em papel. O Axiospec importa as três, e este guia trata cada uma delas por ordem.
Passo 1: Exporte o que tem e guarde uma cópia intacta
Comece por tirar os dados do sistema atual. O GAGEpack e o GAGEtrak exportam ambos para CSV ou Excel, e uma folha de cálculo já é, em si, a exportação. Os outros sistemas variam, por isso verifique o seu, e se não conseguir tirar um ficheiro limpo, envie-nos o que ele conseguir produzir. Tire três coisas: a lista de instrumentos, o histórico de eventos de calibração, se o seu sistema o conseguir gerar, e a pasta com os PDF dos certificados.
Faça uma cópia da exportação em bruto e nunca a edite. Faça toda a limpeza numa cópia de trabalho. Se alguma coisa parecer errada depois da mudança, o original intacto é a sua referência para o que o sistema antigo dizia de facto.
Passo 2: Importe primeiro o inventário de ativos
O inventário vem primeiro porque tudo o resto se liga a ele. A importação em massa do Axiospec lê o seu ficheiro CSV ou Excel, sugere um mapeamento de colunas a partir dos cabeçalhos e, num CSV ou TSV, verifica todas as linhas antes de confirmar, mostrando quantas estão prontas, quantas vão ser ignoradas e porquê. Os ficheiros Excel têm uma pré-visualização de cinco linhas e são verificados no servidor à medida que são importados.
Os dados imperfeitos não o bloqueiam. Os problemas ligeiros, como um formato de data que não é reconhecido ou um campo opcional em branco, passam como avisos que pode corrigir mais tarde; só as linhas mesmo com defeito são ignoradas, e o importador diz-lhe quais e porquê. Se uma linha corresponder a uma etiqueta de ativo que já existe, escolhe o que acontece: ignorá-la, atualizar o ativo existente ou parar e rever.
Passo 3: Traga o histórico de calibração
O histórico é a camada que as equipas dão como perdida, e o motivo por que muitas nunca mudam. No Axiospec é uma importação de primeira classe: uma linha por evento de calibração passado, com a etiqueta do ativo, a data, o resultado, o número do certificado, se o tiver, e o técnico que fez o trabalho. Um pormenor que convém saber: quem fica como executante do registo é quem fez a importação, e o técnico original fica guardado como dado do registo. Cada linha passa a ser um registo real na cronologia desse instrumento, e não uma nota colada num campo de comentários.
Depois de o histórico entrar, a próxima data de vencimento de cada instrumento é calculada a partir da calibração mais recente e do seu intervalo, por isso o seu calendário continua exatamente onde o sistema antigo ficou, em vez de recomeçar a partir da data da importação.
Passo 4: Anexe os PDF dos certificados em massa
Os certificados não têm de ser anexados instrumento a instrumento. O carregamento de certificados em massa do Axiospec aceita uma pasta inteira de uma vez, faz corresponder os nomes dos ficheiros às etiquetas dos ativos e mostra-lhe as correspondências para rever antes de registar alguma coisa. Os ficheiros que não forem associados automaticamente pode associá-los à mão no mesmo ecrã de revisão, e os restantes são carregados em paralelo.
Passo 5: Verifique a mudança e anule-a se algo estiver errado
A verificação é uma lista curta, não um ato de fé. Compare o número de instrumentos por local com a sua exportação intacta. Verifique por amostragem cinco a dez instrumentos críticos, de ponta a ponta: a data de vencimento, o estado atual, o evento de calibração mais recente e se o respetivo certificado abre. Depois percorra o Calendário de vencimentos à procura de algo claramente errado, como metade da fábrica a vencer na mesma semana.
Se um mapeamento estava errado, não corrige centenas de registos à mão. Uma carga do inventário entra como um único lote que um administrador pode anular a partir do painel, por isso aí o caminho de recuperação é anular, corrigir o ficheiro e voltar a executar. Uma carga de histórico de calibração não é agrupada em lote dessa forma, por isso corrija e volte a importar só as linhas que falharam. As importações grandes também retomam onde ficaram se o carregamento for interrompido, em vez de recomeçarem do princípio.
Migrar do GAGEtrak, do GAGEpack ou do GageList
Os três exportam para CSV ou Excel, e essa exportação é tudo o que o importador precisa. Os nomes das colunas variam de ferramenta para ferramenta, mas o assistente de importação sugere um mapeamento a partir dos seus cabeçalhos e deixa-o corrigir o que tiver adivinhado mal antes de guardar uma única linha.
O padrão é o mesmo seja qual for a origem: exporte primeiro a lista de equipamentos ou de calibres e importe-a como inventário, depois exporte o histórico de eventos de calibração e importe-o como histórico. Se a sua ferramenta antiga exportar os certificados em PDF, traga-os no passo dos certificados em massa. E se a exportação parecer complexa, é normal numa base de dados com muitos anos; envie-no-la e mapeamo-la sem custos.
Se preferir não fazer nada disto
Todos os planos, incluindo o gratuito, incluem migração acompanhada sem custos. Envie-nos a sua exportação no estado em que estiver, e a equipa mapeia-a e carrega-a para a sua revisão, normalmente em dois dias úteis. Tudo decorre por e-mail, de forma assíncrona, e não há nenhuma chamada para marcar.
Se ainda está a decidir se vale a pena mudar, comece pela demonstração ao vivo. Abre um programa de calibração a funcionar, sem criar conta, para ver como fica o resultado final antes de mover uma única linha.
Ponha em prática
Envie-nos a sua lista de instrumentos e carregamo-la por si, normalmente em dois dias úteis. Sem custos em qualquer plano. Depois registe cada calibração numa pista de auditoria com deteção de adulteração e produza registos quando forem pedidos.
O Axiospec é uma ferramenta de documentação e de fluxo de trabalho. Ajuda a manter registos limpos, rastreáveis e prontos para auditoria. A certificação depende dos seus próprios processos, do seu âmbito e do seu avaliador.
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