Assumir um programa de calibração: um plano para as primeiras semanas

Comece pelo que é de sua responsabilidade

Antes de mudar qualquer coisa, descubra como o programa deveria ser. Leia o procedimento de calibração do seu sistema da qualidade. Encontre o cadastro de instrumentos, seja uma planilha, um banco de dados antigo ou uma pasta. Depois reúna o resto.

• O procedimento de calibração e as instruções de trabalho que ele cita.
• O cadastro ou a lista de equipamentos, e qualquer versão anterior.
• Onde ficam os certificados e os registros internos de calibração.
• Os laboratórios externos usados, os pedidos em aberto e o que está fora para calibração agora.
• Os requisitos de clientes que envolvem calibração, como calibração acreditada ou condições de notificação em acordos de qualidade.
• Os últimos relatórios de auditoria interna e externa, com as constatações abertas sobre calibração.
• A data da próxima auditoria.

Encontre todos os instrumentos

O cadastro é um ponto de partida, não a verdade. Percorra a fábrica e o laboratório e compare o que encontrar com a lista. Procure nas áreas de inspeção, nas máquinas, nas caixas de ferramentas e almoxarifados, no recebimento e na manutenção.

O item 7.1.5.2 da ISO 9001 se aplica a equipamentos de medição quando a rastreabilidade é um requisito ou quando a organização a considera essencial para a confiança nos resultados. Na prática isso cobre tudo o que é usado para aprovar ou reprovar produto. Instrumentos de funcionários ou de clientes contam quando são usados assim, e a IATF 16949 os cita no item sobre registros de calibração, o 7.1.5.2.1.

Espere encontrar alguns destes casos.

• Instrumentos em uso que não estão no cadastro.
• Itens do cadastro que você não encontra. Marque-os como extraviados até saber onde estão.
• Dois instrumentos com o mesmo ID, ou instrumentos sem nenhum ID.
• Instrumentos que não precisam de calibração, mas não estão marcados. Identifique-os com clareza, por exemplo como somente referência ou não usar para aprovar produto.
• Instrumentos que estão em um laboratório ou guardados no estoque.

Confira os registros e os certificados

Para cada instrumento da lista corrigida, encontre o último registro de calibração e confira.

• O certificado ou o registro interno identifica este instrumento pelo número de série ou pelo ID.
• A data de calibração e a data de vencimento seguem o intervalo do cadastro.
• As leituras antes do ajuste e após o ajuste estão registradas, não só um aprovado.
• O certificado diz como os resultados são rastreáveis e identifica os padrões de referência usados.
• No trabalho interno, o padrão de referência também estava calibrado naquela data.
• Nos laboratórios externos, o laboratório está na sua lista de fornecedores aprovados, e a acreditação dele cobre a calibração quando os seus requisitos exigem.

• Requisitos do certificado de calibração
• Como aprovar um fornecedor de calibração

Trate primeiro os instrumentos vencidos

Os instrumentos vencidos vêm primeiro porque podem estar medindo produto hoje. Tire-os de uso ou calibre-os antes do próximo uso. Não mude as datas de vencimento só para a lista parecer limpa.

Para cada um, descubra se foi usado depois de vencer. Se a calibração o encontra dentro da tolerância na leitura antes do ajuste, você tem evidência de que as medições daquele período podem ser mantidas. Se ele está fora da tolerância na leitura antes do ajuste, o item 7.1.5.2 da ISO 9001 pede que você determine se a validade dos resultados anteriores foi comprometida e tome as ações apropriadas. Anote o que decidiu e por quê.

• Leituras antes do ajuste e após o ajuste

Olhe o histórico de resultados fora da tolerância

Revise os registros dos instrumentos encontrados fora da tolerância na leitura antes do ajuste. Para cada um, procure a avaliação dos resultados anteriores e a ação tomada. Uma falha sem avaliação continua em aberto.

Procure também padrões de comportamento. Um tipo de instrumento que falha repetidamente pode precisar de um intervalo menor, de um manuseio melhor ou de outro instrumento. Se os registros antigos não têm leituras antes do ajuste, não dá para saber. Corrija isso para o futuro pedindo aos seus laboratórios as leituras antes do ajuste e após o ajuste.

Revise os intervalos

Confira se cada instrumento tem um intervalo e se alguém sabe dizer de onde ele veio. A ILAC-G24 / OIML D 10 lista os fatores de um primeiro intervalo. Entre eles estão a incerteza necessária, a recomendação do fabricante, o desgaste e a deriva, o quanto e com que intensidade o instrumento é usado, o ambiente e os resultados das verificações intermediárias. O mesmo documento descreve métodos para revisar intervalos a partir dos resultados de calibração.

Não reescreva todos os intervalos nas primeiras semanas. Mude um quando os registros derem um motivo, anote o motivo e guarde os resultados que o sustentam. A ILAC-G24 recomenda guardar os resultados de calibração como histórico para essas decisões.

• Como definir intervalos de calibração
• Calculadora de intervalo de calibração
• Calculadora de taxa de deriva e intervalo

Confira os procedimentos e os padrões de referência

A calibração interna se apoia nos seus procedimentos e nos seus padrões de referência. Confira cada um destes pontos.

• Um procedimento escrito para cada tipo de calibração interna, que indique a referência, os pontos de ensaio, o método e os critérios de aceitação.
• Registros de treinamento das pessoas que fazem o trabalho.
• Cada padrão de referência no cadastro com o próprio intervalo e um certificado válido de um laboratório competente, normalmente um acreditado.
• Padrões de referência com incerteza pequena o bastante para as tolerâncias que você verifica com eles.
• Na IATF 16949, um escopo definido para o laboratório interno, como exige o item 7.1.5.3.1.

• Calibração interna ou terceirizada
• Rastreabilidade metrológica explicada

Corrija as causas, não só o acúmulo

Depois de resolver o urgente, pergunte por que cada lacuna apareceu e corrija a causa. Um cadastro mantido por uma só pessoa, certificados arquivados sem revisão e nenhum aviso antes das datas de vencimento deixam cada um o seu tipo de lacuna. Os controles abaixo tratam disso.

• Uma etiqueta de status ou outra identificação em cada instrumento, já que o item 7.1.5.2 da ISO 9001 pede que os equipamentos sejam identificados para que o status deles possa ser determinado.
• Uma etapa que convoque os instrumentos antes do vencimento. A AS9100 pede um processo para recolher os equipamentos para calibração.
• Uma revisão de cada certificado quando ele chega.
• Um só lugar para o cadastro e os registros, com um responsável e um substituto.

• Como migrar dados de calibração
• Checklist de preparação para auditoria de calibração
• Etiquetas de calibração e adesivos

Como o Axiospec atende a um programa que você herdou

O Axiospec é um software de gestão de calibração. Envie o seu cadastro e os seus registros em qualquer formato e nós carregamos tudo para você sem custo, em todos os planos. Você também pode importar uma planilha por conta própria e importar calibrações antigas de instrumentos que já estão no cadastro.

Com os registros carregados, os filtros do registro de instrumentos mostram o que requer atenção primeiro: instrumentos vencidos, reprovados e em quarentena, e os com impacto de resultado fora da tolerância não registrado. Uma calibração reprovada no seu histórico importado conta até que o impacto dela seja escrito, mesmo que uma calibração posterior tenha sido aprovada. Os filtros também mostram os que vencem em breve, os sem data de vencimento e os seus padrões de referência. Um padrão de referência mostra os instrumentos que foram calibrados com ele, nas calibrações registradas no Axiospec com esse padrão escolhido no cadastro. Cada instrumento pode levar o seu procedimento, e um resultado fora da tolerância pode levar a sua avaliação de impacto. O Axiospec não define os seus intervalos nem decide se os resultados anteriores foram afetados. Essas decisões ficam com você.

É gratuito para até 50 instrumentos ativos. Um espaço de trabalho novo roda no plano Professional por 45 dias, com espaço para 1.500.

• Modelo de registro de calibração
• Checklist de auditoria do item 7.1.5 da ISO 9001
• Autoavaliação de preparo para auditoria de calibração
• Calendário de vencimentos de calibração