Construtor de lista de fornecedores aprovados

Como montar uma lista de fornecedores aprovados que resiste a uma auditoria

O que é, de fato, uma lista de fornecedores aprovados

Uma lista de fornecedores aprovados é o registro controlado de quem você pode comprar, e para quê. É a resposta a uma pergunta que o comprador faz toda semana e o auditor faz uma vez por ano: esta empresa está liberada para fornecer esta peça ou este serviço, e com base em quê. A maioria das equipes mantém isso em uma planilha, e quase sempre essa planilha começou como um modelo de lista de fornecedores que alguém baixou anos atrás.

A lista não é o controle. O controle é o processo por trás dela: como um fornecedor entra, que evidência o coloca ali, como o desempenho dele é acompanhado, e o que o tira da lista. A lista é apenas onde esse processo deixa suas impressões digitais. Uma lista com nomes e nada mais é uma lista telefônica. Uma lista que registra a base de cada aprovação e quando ela foi verificada pela última vez é um registro.

O que o requisito 8.4 da ISO 9001 exige

O requisito 8.4 da ISO 9001:2015 se chama controle de processos, produtos e serviços providos externamente. Ele se aplica quando o que você compra entra no seu próprio produto, quando um provedor externo entrega direto ao seu cliente em seu nome, e quando você terceiriza parte de um processo seu. Esse último caso pega mais coisa do que as pessoas esperam: tratamento térmico, eletrodeposição, anodização, ensaios não destrutivos, esterilização e calibração são processos cujo resultado é seu, mesmo que outra empresa os execute.

O requisito 8.4.1 é a frase que cria a lista. Ele exige que você determine e aplique critérios para a avaliação, a seleção, o monitoramento do desempenho e a reavaliação de provedores externos, com base na capacidade deles de fornecer de acordo com os seus requisitos, e que retenha informação documentada dessas atividades e de qualquer ação decorrente das avaliações. Quatro verbos, e cada um deixa um registro: como você julgou o fornecedor, como o escolheu, como acompanha o desempenho dele e como faz a verificação de novo.

O requisito 8.4.2 acrescenta que o tipo e a extensão do controle precisam ser proporcionais. Quanto mais o item fornecido afeta a sua capacidade de atender requisitos, mais rígido o controle. Essa é a sua licença para tratar um fundido usinado de fonte única de um jeito e uma caixa de estopas de outro. O requisito 8.4.3 trata do que você precisa comunicar ao fornecedor antes de ele começar o trabalho, incluindo processos a serem providos, requisitos de aprovação, expectativas de competência e o controle e o monitoramento que você pretende aplicar. Uma boa lista de fornecedores aprovados ISO 9001 traz um ponteiro para essa informação, normalmente as cláusulas de qualidade ou as condições do pedido de compra que se aplicam.

O que a AS9100 acrescenta

A AS9100D mantém tudo o que está no requisito 8.4 da ISO 9001 e ainda torna a lista explícita. O requisito 8.4.1.1 exige que a organização mantenha um cadastro de seus provedores externos com o status de aprovação, usando categorias como aprovado, condicional e reprovado, junto com o escopo dessa aprovação, por exemplo um tipo de produto ou uma família de processos. No setor aeroespacial, portanto, uma lista de fornecedores aprovados AS9100 não é apenas boa prática. Ela está nomeada na norma.

O mesmo requisito exige um processo definido, com responsabilidade e autoridade claras para decidir o status de aprovação, para alterar esse status, e para as condições em que um fornecedor ainda pode ser usado de forma controlada enquanto o status dele não é de aprovação plena. Ele exige que o risco seja considerado ao selecionar e usar provedores externos, análise periódica do desempenho do provedor, incluindo conformidade do produto e entrega no prazo, e ações definidas quando um provedor deixa de atender aos requisitos. Deixa claro também que a responsabilidade pela qualidade de tudo o que você compra continua sendo sua, inclusive de fontes designadas pelo cliente.

Mais dois hábitos do setor aeroespacial aparecem na própria lista. O escopo de aprovação precisa ser específico o bastante para ser útil, porque um fornecedor aprovado para usinagem não está automaticamente aprovado para solda. E a prevenção de peças falsificadas, tratada no requisito 8.1.4, é uma das razões pelas quais distribuidores e intermediários costumam passar por uma rota de aprovação separada da dos fabricantes originais. Por isso muitas listas aeroespaciais trazem uma coluna de tipo de fornecedor.

O que a IATF 16949 acrescenta

A IATF 16949:2016 é a mais prescritiva das três sobre como os fornecedores são escolhidos e acompanhados. O requisito 8.4.1.2 exige um processo documentado de seleção de fornecedores que inclua a avaliação do risco que o fornecedor representa para a conformidade do produto e para o fornecimento ininterrupto ao seu cliente, o desempenho de qualidade e de entrega do fornecedor, a avaliação do sistema de gestão da qualidade dele e a tomada de decisão multidisciplinar. Selecionar não é tarefa de um comprador sozinho.

O requisito 8.4.2.3 estabelece a expectativa de que fornecedores automotivos desenvolvam seu sistema de gestão da qualidade rumo à certificação IATF 16949, avançando por uma sequência definida: conformidade com a ISO 9001 verificada por auditoria de segunda parte, depois certificação ISO 9001 por terceira parte, depois ISO 9001 com requisitos adicionais definidos pelo cliente, e por fim a certificação IATF 16949 completa. Essa progressão é um motivo real para registrar mais do que um sim ou não na coluna de certificação. O degrau em que o fornecedor está faz parte do seu plano de desenvolvimento para ele.

O requisito 8.4.2.4 nomeia os indicadores de monitoramento: conformidade do produto entregue, interrupções causadas na sua planta de recebimento, incluindo retenções no pátio e paradas de embarque, cumprimento do programa de entregas e ocorrências de frete extraordinário. Quando o cliente as fornece, notificações de status especial e problemas de campo também entram. Auditorias de segunda parte são tratadas à parte, em 8.4.2.4.1. Na prática, uma lista automotiva tem uma coluna de classificação de desempenho alimentada por dados reais, e não por opinião. É exatamente para isso que serve uma ficha de avaliação de fornecedores.

ISO 13485 e fornecimento regulado

O requisito 7.4.1 da ISO 13485:2016 exige critérios para a avaliação e a seleção de fornecedores baseados na capacidade do fornecedor de atender aos seus requisitos, no desempenho dele, no efeito que o produto comprado tem sobre a qualidade do dispositivo médico, e proporcionais ao risco associado a esse dispositivo. O monitoramento e a reavaliação precisam ser planejados, e os registros de avaliação, seleção, monitoramento e reavaliação precisam ser mantidos. Quando um fornecedor deixa de atender aos requisitos de compra, a resposta precisa ser proporcional ao risco e coerente com os requisitos regulatórios aplicáveis.

A consequência prática é que a lista de um fabricante de dispositivos médicos normalmente carrega uma coluna de classificação de risco e a referência a um acordo escrito com o fornecedor, porque a ISO 13485 espera acordos em que o fornecedor avise você sobre mudanças no produto comprado antes de fazer essas mudanças. Um fornecedor que transfere um molde em silêncio para uma segunda unidade é um problema real neste setor, então a lista acompanha não só a aprovação, mas o acordo que limita a mudança.

Fornecedores de calibração e ensaio são um caso à parte

Se você manda instrumentos para calibração externa, esse provedor de calibração entra na lista como qualquer outro processo externo. O requisito 6.6 da ISO/IEC 17025 impõe o mesmo dever aos laboratórios em relação aos próprios provedores externos: definir requisitos, analisar e aprovar os provedores, e monitorar o desempenho deles, com registros guardados.

A armadilha é a palavra acreditado. A acreditação ISO/IEC 17025 é concedida contra um escopo definido: grandezas de medição específicas, faixas, e capacidades de calibração e medição. Um laboratório pode ser genuinamente acreditado e ainda assim estar fora do escopo para a medição exata de que você precisa, e nesse caso o certificado que volta não traz o selo de acreditação que você supunha. É por isso que a coluna de escopo importa mais para fornecedores de calibração do que para quase qualquer outro: registre as medições para as quais você os aprovou, e não apenas a norma que aparece no certificado, e confira o documento de escopo em vez do logotipo.

As colunas que uma lista útil tem, e por quê

A maioria dos modelos de AVL falha em uma de duas direções. Ou são finos demais para responder a uma pergunta, ou tão largos que ninguém mantém em dia. Estas são as colunas que se pagam.

• Nome do fornecedor. A pessoa jurídica, não o contato comercial e não o nome fantasia da nota. Se você compra de duas unidades do mesmo grupo, liste as duas separadamente, porque a aprovação segue a unidade que faz o trabalho.
• Categoria ou família. Que família de compras é esta: peças usinadas, fundidos, componentes eletrônicos, tratamento térmico, calibração, logística. É a coluna que permite filtrar a lista e dá um jeito sensato de atribuir níveis de risco em bloco.
• Status de aprovação. Aprovado, condicional, desqualificado ou pendente. Um campo com um conjunto fixo de valores. Texto livre aqui é o que apodrece uma lista, porque ninguém consegue filtrar nove grafias diferentes de em espera.
• Base da aprovação. Certificação por terceira parte, auditoria no local, questionário e primeiro artigo, desempenho histórico, ou indicação do cliente. Esta é a coluna que o auditor procura primeiro, porque ela explica por que o status diz o que diz.
• Certificação e validade. Qual norma o fornecedor tem e quando o certificado expira. Uma data de validade transforma um registro parado em algo que pode avisar você. É o único campo de uma lista comum que muda de estado sozinho.
• Escopo de fornecimento. O que o fornecedor está aprovado a prover, específico o bastante para ser exigível. Peças de aço torneadas até 200 mm é um escopo. Usinagem é um desejo.
• Última avaliação e data da próxima revisão. A data em que você olhou pela última vez, e a data em que precisa olhar de novo. Sem a segunda data, a reavaliação acontece quando alguém lembra, o que na prática quer dizer na semana anterior à auditoria.
• Responsável pela aprovação. A pessoa nomeada que aprovou. Aprovação é uma decisão, e decisão tem dono.
• Nível de risco. Alto, médio ou baixo, definido pelo que o fornecimento faz ao seu produto e pela facilidade de substituir o fornecedor. O risco é o que torna operacional, e não decorativa, a linguagem de controle proporcional das normas.
• Cláusulas de qualidade ou referência do acordo. As cláusulas do pedido de compra, o acordo de qualidade ou os requisitos repassados que se aplicam. É o elo com o requisito 8.4.3 e com qualquer controle de subfornecedor que você espera.

O construtor acima usa as sete colunas centrais para que a exportação continue legível. Acrescente as demais como colunas extras no CSV depois de abri-lo em uma planilha, e mantenha o conjunto de colunas estável dali em diante, porque uma lista que muda de forma a cada trimestre não gera tendência.

Aprovado, condicional, desqualificado

Estas três palavras carregam quase todo o peso da lista, então defina cada uma delas uma vez e use sempre do mesmo jeito.

Aprovado significa que o fornecedor atendeu aos seus critérios, a evidência está arquivada e os compradores podem emitir pedidos dentro do escopo registrado sem pedir autorização a ninguém. É o estado padrão em que você quer a maior parte da lista.

Condicional significa que você vai continuar comprando, mas com uma restrição nomeada e uma data final. Gatilhos típicos são um certificado vencido, uma ação corretiva em aberto, um processo ou local novo, ou uma falha de qualidade sob investigação. Condicional sem restrição e sem data de revisão é só aprovado com cara de preocupado, e é o status que os auditores mais cutucam. Escreva qual é a condição, o que precisa acontecer para encerrá-la e até quando. Por exemplo: inspeção na origem em todo lote até três lotes seguidos passarem.

Desqualificado significa nenhum pedido novo. Mantenha essas linhas na lista em vez de apagá-las. O registro do motivo da remoção vale mais do que a linha que você economizaria escondendo, e impede que um comprador reaprove o fornecedor por engano no ano seguinte. Algumas equipes acrescentam um quarto estado, pendente, para fornecedores em avaliação que ainda não podem receber pedidos. Isso mantém o funil visível sem contaminar o conjunto de aprovados.

Com que frequência reavaliar

Nenhuma das normas nomeia uma frequência, e isso é proposital. Elas pedem que você planeje o monitoramento e a reavaliação, não que obedeça a um calendário definido por outra pessoa. Uma base defensável e reconhecida pela maioria dos auditores é reavaliar anualmente todo fornecedor ativo, com o ciclo encurtado conforme o risco. Fornecedores de processo especial, fontes únicas e qualquer um com ação corretiva em aberto costumam ser revisados a cada seis meses.

Duas coisas devem disparar uma revisão, independentemente do calendário. A primeira é um evento: uma falha de qualidade, um atraso de entrega que prejudicou um cliente, uma troca de controle societário, a mudança para uma nova unidade, ou uma alteração em um processo que você aprovou. A segunda é um certificado chegando à data de validade, porque nesse dia a evidência por trás da aprovação deixa de valer, seja qual for o desempenho do fornecedor.

Fornecedores de quem você não comprou no período de revisão não precisam de uma reavaliação completa. Marque como inativos, registre que nenhum pedido foi feito, e reveja antes do próximo pedido, em vez de gerar papelada para uma relação que não está em curso.

O que o auditor realmente pergunta

Auditorias de controle de fornecedores costumam seguir os mesmos três passos, e começam pelos seus dados, não pela sua lista. O auditor pega alguns pedidos de compra ou registros de recebimento recentes, escolhe os fornecedores que aparecem neles e então pede: mostre como este aqui foi aprovado, mostre a evidência por trás disso, e mostre quando você o revisou pela última vez. Se o fornecedor do pedido de compra não estiver na lista, a não conformidade se escreve sozinha.

As duas não conformidades mais comuns nesta área não são conceituais. São de escritório. A primeira é um fornecedor ainda listado como aprovado com base em um certificado que venceu meses atrás. A segunda é uma data de reavaliação que passou sem registro de revisão. As duas são evitáveis, e as duas são o alvo dos avisos de vencimento do construtor acima. Imprima ou exporte a lista antes de uma auditoria, mas mantenha a versão viva em algum lugar que saiba avisar quando uma data passou.

Onde a planilha deixa de funcionar

Uma planilha é um modelo de lista de fornecedores aprovados perfeitamente adequado para uma lista pequena. Ela deixa de bastar por um motivo simples: a planilha não avisa ninguém de que uma data passou. Certificados vencem em silêncio, datas de revisão passam, e o arquivo só fala quando alguém o abre. Acrescente algumas dezenas de fornecedores, várias normas com ciclos de renovação diferentes e duas pessoas editando cópias separadas. A lista se afasta da realidade sem que ninguém faça nada de errado.

Essa é a lacuna que vale fechar primeiro, e ela é pequena: certificados, status de aprovação e datas de revisão guardados em um lugar que olha o calendário por você. Todo o resto da lista de desejos de qualidade de fornecedores pode esperar até isso estar firme.