Como escolher um software de calibração
Como controlar os vencimentos de calibração em software (e parar de perder recalibrações)
Transparência total: o Axiospec é uma das ferramentas deste guia, então considere nossa opinião com isso em mente. O problema recorrente é simples. Um instrumento passa da data de vencimento, ninguém percebe, e ele aparece vencido durante uma auditoria. Veja como o software calcula as próximas datas de vencimento, destaca os instrumentos a vencer e vencidos e avisa você antes que uma recalibração escape.
O problema: instrumentos vencidos descobertos na auditoria
Quase todo programa de calibração começa em uma planilha. Funciona até deixar de funcionar. Uma pessoa é dona do arquivo, atualiza quando lembra, e as datas de vencimento vão ficando desatualizadas. Aí um auditor pega um paquímetro, olha a etiqueta, e ela venceu há quatro meses. Agora você está abrindo uma não conformidade e revisando todas as medições feitas com aquele instrumento desde que ele venceu.
A planilha não é bem a vilã. O problema é que um arquivo estático não consegue dizer o que mudou hoje. Ele não sabe que um instrumento foi calibrado na semana passada, nem que mais três vencem na sexta-feira. Alguém precisa olhar, e as pessoas estão ocupadas. Controlar os vencimentos em software resolve a parte em que as pessoas falham: acompanhar uma lista que muda todos os dias.
Como o software calcula a próxima data de vencimento
O cálculo em si é simples. Pegue a data da última calibração, some o intervalo de calibração e você tem a próxima data de vencimento. Se um micrômetro foi calibrado em 10 de janeiro com um intervalo de 12 meses, ele vence em 10 de janeiro do ano seguinte. O software faz isso para todos os instrumentos ao mesmo tempo e mantém a data atualizada conforme novas calibrações são registradas.
O intervalo é a decisão difícil, não a conta. Longo demais, e você corre o risco de usar um instrumento que já derivou. Curto demais, e você paga por calibrações de que não precisava. O intervalo depende de como o instrumento é usado, do histórico dele e da norma que você segue. Se ainda está decidindo, o guia de intervalos e a calculadora abaixo mostram o caminho.
Vence em breve, vencidos e lembretes
Uma data de vencimento sozinha é só um número em uma célula. O que impede as recalibrações de escapar é transformar essa data em um status com o qual você pode agir, mais um lembrete que chega a uma pessoa antes de a data passar.
- Vence em breve: instrumentos que vencem dentro de uma janela que você escolhe, para dar tempo de agendar o trabalho ou de enviar o item para fora.
- Vencidos: instrumentos que passaram da data de vencimento, contados e separados para que seja impossível não vê-los.
- Lembretes: notificações antes da data de vencimento, para que a pessoa certa aja enquanto ainda há folga.
- Contagens de status: um placar contínuo de quantos instrumentos estão em dia, a vencer e vencidos em toda a fábrica.
Uma visão de prontidão de relance
As contagens são úteis, mas as pessoas também pensam em datas. Uma visão de calendário cobre a maior parte do que um responsável pela qualidade precisa numa segunda-feira de manhã.
Um Calendário de vencimentos de calibração organiza o que vence por data, para você ver uma semana pesada antes que ela chegue e se planejar. Ao lado dele, as contagens de status resumem todo o cadastro: quantos instrumentos estão em dia, quantos estão a vencer e quantos estão vencidos. Selecionar uma contagem filtra direto para essa lista. Juntos, eles formam a visão que você quer ter aberta quando alguém pergunta se você está pronto para uma auditoria, em vez de revirar uma planilha para responder.
O software apoia essa prontidão. Ele não a certifica. A aprovação continua dependendo dos seus próprios processos, do seu escopo e do seu avaliador. O valor está em manter o registro pronto para auditoria enquanto você trabalha, e não em reconstruí-lo na véspera.
Mantendo as datas corretas na bancada
O controle de vencimentos só funciona se a data da última calibração estiver correta. Isso desanda quando registrar uma calibração significa voltar a uma mesa e atualizar um arquivo mais tarde, ou nunca.
Com apps nativos para iOS e Android, você escaneia uma etiqueta QR ou de código de barras no instrumento, abre a ficha dele e registra a calibração ali mesmo, na bancada ou em campo. Você pode imprimir suas próprias etiquetas de ativos de graça e usar entrada por voz para as leituras. Cada lançamento é atribuído a um usuário e recebe data e hora em uma trilha de auditoria com detecção de adulteração e encadeada por hash, com os certificados de calibração anexados a cada ativo. Quando um auditor pede comprovação, basta uma exportação do pacote de auditoria com um clique, em PDF e CSV com uma página de integridade, em vez de uma correria.
Como o Axiospec cuida dos vencimentos
O Axiospec calcula a próxima data de vencimento de cada instrumento, conta o que está a vencer e vencido e envia lembretes para que as recalibrações não escapem. O Calendário de vencimentos e as contagens de status clicáveis dão a visão de relance. Ele roda no navegador, com apps nativos para iOS e Android, aceita várias unidades com visões por unidade e atende a normas como ISO 9001, ISO/IEC 17025, AS9100, ISO 13485 e IATF 16949. Há um plano gratuito para até 50 instrumentos ativos, com usuários ilimitados e sem cartão de crédito, e você pode importar de uma planilha e exportar tudo quando quiser.
O jeito mais rápido de avaliar se as visões de vencimento combinam com a sua forma de trabalhar é olhá-las com dados já carregados. A demonstração ao vivo roda com dados de exemplo, sem precisar criar conta.
Coloque em prática
Tem uma lista de instrumentos? Envie para nós e carregamos tudo para você, normalmente em alguns dias úteis. Grátis em todos os planos. Depois registre cada calibração em uma trilha de auditoria com detecção de adulteração e gere os registros quando pedirem.
O Axiospec é uma ferramenta de documentação e de fluxo de trabalho. Ele ajuda você a manter registros limpos, rastreáveis e prontos para auditoria. A certificação depende dos seus próprios processos, do seu escopo e do seu avaliador.
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