Configurer votre espace de travail

Ce qu'est un espace de travail

Votre espace de travail réunit tout votre programme qualité. Il contient votre registre d'instruments, vos enregistrements d'étalonnage, votre équipe et vos sites (chacune de vos installations physiques). Tout ce que vous faites dans Axiospec se passe dans un seul espace de travail, et les personnes que vous invitez le partagent toutes.

Le nom de l'espace de travail s'affiche partout dans l'application et s'imprime sur les certificats d'étalonnage et les exportations d'audit. Choisissez donc le nom que vous voulez montrer aux auditeurs. Dans l'espace de travail, un site est une installation physique, et les laboratoires, les établis et les salles qui s'y trouvent sont des emplacements. Un nouveau compte commence avec un site par défaut que vous pouvez renommer, et vous pourrez en ajouter d'autres plus tard sous Paramètres, Sites.

Suivre l'assistant de mise en route

La première fois que vous ouvrez une session comme administrateur, Axiospec ouvre l'assistant de mise en route à /manager/onboarding. Il compte trois étapes, et vous pouvez choisir Passer au tableau de bord en tout temps si vous préférez explorer d'abord.

1. Étape 1, Fondations de l'espace de travail : entrez le nom de votre entreprise ou de votre espace de travail, nommez votre site principal (votre première installation), puis définissez le format de date standard et le fuseau horaire de l'espace de travail. Ces réglages déterminent l'affichage des horodatages sur les enregistrements d'étalonnage et les certificats.
2. Réglez le niveau d'exigence en matière de conformité. Activez "Exiger l'approbation des événements d'étalonnage" si chaque étalonnage doit être révisé et approuvé (séparation rédacteur-réviseur) avant d'être validé, et laissez "Exiger les signatures électroniques" activé pour que les utilisateurs s'authentifient de nouveau quand ils approuvent des étalonnages à risque élevé.
3. Au besoin, téléversez le logo de votre entreprise. Il s'affiche dans la barre latérale de votre espace de travail et sur vos certificats. Sélectionnez Continuer.
4. Étape 2, Formez votre équipe : invitez un technicien pour effectuer les étalonnages et un gestionnaire pour les approuver, en indiquant le prénom et le nom de chaque personne invitée. Cette étape est facultative : vous pouvez choisir Passer pour l'instant et inviter des gens plus tard.
5. Étape 3, Apportez vos données : choisissez comment ajouter vos premiers instruments, puis terminez. Vous arrivez au tableau de bord Vue d'ensemble de la conformité, à /manager/dashboard.

Ajouter un premier actif ou importer en lot

Dans Axiospec, un actif est un instrument ou une jauge étalonnée dont vous faites le suivi, comme un multimètre numérique, une clé dynamométrique ou un pied à coulisse. Vous pouvez en ajouter un à la fois pour faire l'essai, ou importer tout votre registre d'un coup.

À la dernière étape de la mise en route, vous pouvez ajouter un seul actif directement (nom de l'instrument, étiquette de l'actif, date du dernier étalonnage facultative et intervalle d'étalonnage) ou ouvrir l'outil d'importation. Après la mise en route, les deux options se trouvent au tableau de bord.

• Ajouter un actif : dans la section Registre des instruments du tableau de bord, sélectionnez Ajouter un actif. Remplissez l'étiquette de l'actif, le nom de l'instrument, le fabricant, le numéro de modèle et le numéro de série, réglez l'intervalle d'étalonnage et, au besoin, choisissez un emplacement et une date du dernier étalonnage. Sélectionnez ensuite Créer l'actif.
• Importer plusieurs actifs à la fois : sélectionnez Importation en lot pour faire correspondre les colonnes et téléverser votre liste d'outils existante depuis un fichier CSV ou Excel, y compris des exportations d'anciens systèmes comme GAGEpack ou GAGEtrak. L'outil d'importation fait correspondre vos colonnes et valide les champs à même l'écran.
• Réglez l'intervalle d'étalonnage (par exemple, 12 mois) pour qu'Axiospec planifie automatiquement la prochaine échéance.
• Indiquez la date du dernier étalonnage si vous la connaissez : l'état de conformité et la prochaine échéance en découlent. Si vous la laissez vide, l'instrument s'affiche comme Pas encore étalonné jusqu'à l'enregistrement de son premier étalonnage.

Comprendre l'état et les intervalles d'étalonnage

L'intervalle d'étalonnage est la fréquence à laquelle un instrument doit être étalonné de nouveau. Axiospec combine l'intervalle et la date du dernier étalonnage pour calculer la prochaine échéance de chaque actif, et le tableau de bord regroupe ces échéances en un état que vous saisissez d'un coup d'œil.

Votre tableau de bord s'ouvre sur des compteurs d'état cliquables qui résument votre registre et servent aussi de filtres. Cliquer sur un compteur filtre le Registre des instruments juste en dessous, pour aller droit à ce qui demande votre attention.

Pour planifier, le Calendrier des échéances présente sous forme de calendrier ce qui est à échéance, ce qui arrive bientôt à échéance et ce qui est en retard dans tout le programme. Vous pouvez ainsi prévoir le travail avant qu'une échéance ne soit dépassée.

• Dans la tolérance : l'instrument respecte sa tolérance d'étalonnage et son calendrier.
• Échéance proche : la prochaine date d'étalonnage approche (dans la fenêtre de 30 jours). Planifiez le travail avant qu'elle ne soit dépassée.
• En retard : l'instrument a dépassé sa date d'échéance d'étalonnage ou est en échec, et il demande une attention immédiate.
• Hors service (en quarantaine) : l'instrument a été retiré de l'utilisation et ne doit pas servir tant qu'il n'a pas été étalonné et remis en service.
• Emprunté : l'instrument est sorti au nom d'une personne par le magasin d'outils. Vous voyez d'un coup d'œil qui a quoi, et vous le retournez en un clic.
• Quand un étalonnage est enregistré, le résultat est consigné comme Conforme, Non conforme, Limité ou Ajusté, et c'est ce résultat qui détermine l'état ci-dessus.

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1. 1 Navigation principale : passez du Tableau de bord à l'Activité récente, au Centre d'audit et aux Paramètres de l'équipe.
2. 2 Total des actifs, Conformes, Échéance proche et En retard. Chaque carte sert aussi de filtre : sélectionnez-en une pour ne voir que ces instruments.
3. 3 Filtrez tout le tableau de bord sur un seul site.
4. 4 Exportez en un clic un dossier prêt pour l'audit pour la vue en cours.

Inviter votre équipe

Si vous avez sauté l'étape de l'équipe pendant la mise en route, vous pouvez inviter des collègues en tout temps depuis Paramètres, Équipe, à /manager/settings/team. Inviter des gens permet aux techniciens d'enregistrer des étalonnages et aux gestionnaires de les réviser et de les approuver, et le nom de chaque personne est attribué aux enregistrements qu'elle touche.

Les rôles déterminent ce que chaque personne peut faire : les techniciens effectuent les étalonnages, les gestionnaires les approuvent, et les auditeurs en lecture seule peuvent consulter les enregistrements sans rien modifier. Le tarif est établi par espace de travail, avec utilisateurs illimités à tous les forfaits. Ajoutez donc toutes les personnes qui ont besoin d'un accès.

1. Allez à Paramètres, Équipe.
2. Entrez le courriel, le prénom et le nom de chaque collègue, puis attribuez-lui un rôle (technicien, gestionnaire ou auditeur).
3. Envoyez les invitations. Les personnes invitées reçoivent un courriel pour créer leur propre accès et se joindre à votre espace de travail.

Comment vos enregistrements sont protégés

Les enregistrements d'étalonnage sont inscrits dans un registre à détection d'altération, chaîné par empreintes, avec horodatage et signatures électroniques, et les modifications importantes passent par un flux d'approbation rédacteur-réviseur. L'historique de chaque instrument reste donc traçable et prêt pour l'audit.

Axiospec est un outil de documentation et de flux de travail. Il vous aide à tenir des enregistrements propres et traçables et à exporter un dossier d'audit en un clic, mais il ne certifie pas et ne garantit pas le résultat d'un audit. Votre réussite dépend de vos propres processus, de votre portée et de votre évaluateur.

Prochaines étapes

Votre espace de travail est configuré et vos premiers instruments sont au registre. Vous êtes prêt à charger le reste de vos données et à commencer à consigner des étalonnages.

• Vous apportez des données d'un autre système? Consultez "Importer votre registre d'actifs" pour faire correspondre et valider un fichier CSV, Excel ou une exportation d'un ancien système.
• Prêt à consigner du travail? Consultez "Enregistrer un étalonnage" pour saisir une lecture, joindre une photo et signer électroniquement un enregistrement.