Générateur de liste des fournisseurs approuvés

Comment monter une liste des fournisseurs approuvés qui tient pendant un audit

Ce qu'est vraiment une liste des fournisseurs approuvés

Une liste des fournisseurs approuvés est le registre contrôlé de ceux chez qui vous avez le droit d'acheter, et pour quoi. C'est la réponse à une question qu'un acheteur pose chaque semaine et qu'un auditeur pose une fois par année. Cette entreprise est-elle autorisée à fournir cette pièce ou ce service, et sur quelle base. La plupart des équipes la tiennent dans un chiffrier, et la plupart du temps ce chiffrier est parti d'un modèle de liste de fournisseurs téléchargé il y a des années.

La liste n'est pas la maîtrise. La maîtrise, c'est le processus derrière : comment un fournisseur y entre, quelle preuve l'y place, comment son rendement est surveillé, et ce qui l'en retire. La liste est simplement l'endroit où ce processus laisse ses empreintes. Une liste avec des noms et rien d'autre est un bottin. Une liste qui inscrit la base de chaque approbation et la date de la dernière vérification est un enregistrement.

Ce qu'exige l'article 8.4 d'ISO 9001

L'article 8.4 d'ISO 9001:2015 s'intitule maîtrise des processus, produits et services fournis par des prestataires externes. Il s'applique quand ce que vous achetez est intégré à votre propre produit, quand un prestataire externe livre directement à votre client en votre nom, et quand vous externalisez une partie d'un de vos processus. Ce dernier cas en attrape plus qu'on le pense : traitement thermique, placage, anodisation, essais non destructifs, stérilisation et étalonnage sont tous des procédés dont vous possédez les résultats même si quelqu'un d'autre les exécute.

L'article 8.4.1 est la phrase qui crée la liste. Il exige que vous déterminiez et appliquiez des critères d'évaluation, de sélection, de surveillance des performances et de réévaluation des prestataires externes, d'après leur aptitude à fournir conformément à vos exigences, et que vous conserviez des informations documentées sur ces activités et sur toute action issue des évaluations. Quatre verbes, et chacun laisse une trace : comment vous les avez jugés, comment vous les avez choisis, comment vous les surveillez et comment vous les revérifiez.

L'article 8.4.2 ajoute que le type et l'étendue de la maîtrise doivent être proportionnés. Plus l'article fourni influe sur votre aptitude à satisfaire aux exigences, plus la maîtrise doit être serrée. C'est ce qui vous autorise à traiter une pièce moulée usinée à source unique autrement qu'une boîte de guenilles d'atelier. L'article 8.4.3 couvre ce que vous devez communiquer au fournisseur avant qu'il commence, dont les processus à fournir, les exigences d'approbation, les attentes de compétence, ainsi que la maîtrise et la surveillance que vous comptez appliquer. Une bonne liste des fournisseurs approuvés ISO 9001 porte un renvoi vers cette information, en général les clauses qualité ou les conditions du bon de commande applicables.

Ce qu'AS9100 ajoute

AS9100D reprend tout l'article 8.4 d'ISO 9001, puis rend la liste explicite. L'article 8.4.1.1 exige que l'organisme tienne un registre de ses prestataires externes indiquant l'état d'approbation, avec des catégories comme approuvé, conditionnel et refusé, ainsi que la portée de cette approbation, par exemple un type de produit ou une famille de procédés. En aérospatiale, une liste de fournisseurs approuvés AS9100 n'est donc pas une simple bonne pratique. Elle est nommée dans la norme.

Le même article exige un processus défini, avec une responsabilité et une autorité claires pour décider de l'état d'approbation, pour le modifier, et pour fixer les conditions dans lesquelles un fournisseur peut encore être utilisé de façon maîtrisée quand son état est inférieur à l'approbation complète. Il exige que le risque soit pris en compte au moment de choisir et d'utiliser des prestataires externes, une revue périodique de leur rendement incluant la conformité du produit et la livraison à temps, et des actions définies quand un prestataire ne satisfait pas aux exigences. Il précise aussi que vous restez responsable de la qualité de tout ce que vous achetez, y compris auprès des sources désignées par le client.

Deux autres habitudes de l'aérospatiale se voient dans la liste elle-même. La portée de l'approbation doit être assez précise pour servir, parce qu'un fournisseur approuvé pour l'usinage n'est pas automatiquement approuvé pour le soudage. Et la prévention des pièces contrefaites, traitée à l'article 8.1.4, explique pourquoi les distributeurs et les courtiers passent habituellement par une voie d'approbation distincte de celle des fabricants d'origine. C'est la raison pour laquelle bien des listes en aérospatiale portent une colonne de type de fournisseur.

Ce qu'IATF 16949 ajoute

IATF 16949:2016 est la plus prescriptive des trois quant à la sélection et à la surveillance des fournisseurs. L'article 8.4.1.2 exige un processus documenté de sélection qui comprend une évaluation du risque que le fournisseur fait porter à la conformité du produit et à l'approvisionnement ininterrompu de votre client, le rendement du fournisseur en qualité et en livraison, une évaluation de son système de management de la qualité, et une prise de décision multidisciplinaire. La sélection n'est pas l'affaire d'un acheteur seul.

L'article 8.4.2.3 établit l'attente que les fournisseurs du secteur automobile fassent évoluer leur système de management de la qualité vers la certification IATF 16949, selon une séquence définie : conformité à ISO 9001 vérifiée par un audit de seconde partie, puis certification ISO 9001 par une tierce partie, puis ISO 9001 avec des exigences additionnelles du client, puis certification complète IATF 16949. Cette progression est une vraie raison d'inscrire plus qu'un oui ou un non dans la colonne certification, parce que l'échelon où se trouve un fournisseur fait partie de votre plan de développement pour lui.

L'article 8.4.2.4 nomme ensuite les indicateurs de surveillance : conformité du produit livré, perturbations causées à votre usine de réception, y compris les retenues en cour et les arrêts d'expédition, respect du calendrier de livraison et cas de transport d'urgence. Quand le client les fournit, les avis de statut spécial et les problèmes rencontrés sur le terrain entrent aussi en ligne de compte. Les audits de seconde partie sont traités à part, à l'article 8.4.2.4.1. En pratique, une liste du secteur automobile porte une colonne de cote de rendement alimentée par des données réelles plutôt que par une opinion, ce qui est justement le rôle d'une fiche de rendement fournisseur.

ISO 13485 et l'approvisionnement réglementé

L'article 7.4.1 d'ISO 13485:2016 exige des critères d'évaluation et de sélection des fournisseurs fondés sur leur aptitude à satisfaire à vos exigences, sur leur rendement, sur l'effet du produit acheté sur la qualité du dispositif médical, et proportionnés au risque associé à ce dispositif. La surveillance et la réévaluation doivent être planifiées, et les enregistrements d'évaluation, de sélection, de surveillance et de réévaluation doivent être conservés. Quand un fournisseur ne satisfait pas aux exigences d'achat, la réponse doit être proportionnée au risque et cohérente avec les exigences réglementaires applicables.

La conséquence pratique, c'est qu'une liste du secteur des dispositifs médicaux porte habituellement une colonne de classification du risque et un renvoi à une entente écrite avec le fournisseur, parce qu'ISO 13485 attend des ententes où les fournisseurs vous avisent des modifications au produit acheté avant qu'elles soient faites. Un fournisseur qui déplace discrètement un moule vers un deuxième site est un vrai problème dans ce secteur. La liste suit donc non seulement l'approbation, mais aussi l'entente qui encadre le changement.

Les fournisseurs d'étalonnage et d'essais sont un cas à part

Si vous envoyez des instruments de mesure à l'étalonnage, ce prestataire d'étalonnage a sa place dans la liste comme tout autre procédé externalisé. L'article 6.6 d'ISO/IEC 17025 impose le même devoir aux laboratoires pour leurs propres prestataires externes : définir les exigences, examiner et approuver les prestataires, et surveiller leur rendement, avec des enregistrements conservés.

Le piège, c'est le mot accrédité. L'accréditation ISO/IEC 17025 est accordée pour une portée définie : des grandeurs mesurées, des étendues et des aptitudes en matière d'étalonnage et de mesure précises. Un laboratoire peut être réellement accrédité et se trouver quand même hors de sa portée pour la mesure exacte dont vous avez besoin. Dans ce cas, le certificat que vous recevez ne porte pas la marque d'accréditation que vous croyiez. C'est pourquoi la colonne de portée compte plus pour les fournisseurs d'étalonnage que pour presque tous les autres. Inscrivez les mesures pour lesquelles vous les avez approuvés, pas seulement la norme sur leur certificat, et consultez le document de portée plutôt que le logo.

Les colonnes d'une liste utile, et pourquoi

La plupart des modèles d'AVL ratent la cible dans un sens ou dans l'autre. Ils sont trop minces pour répondre à une question, ou si larges que personne ne les tient à jour. Voici les colonnes qui méritent leur place.

• Nom du fournisseur. L'entité juridique, pas la personne-ressource aux ventes ni le nom commercial sur la facture. Si vous achetez de deux sites du même groupe, inscrivez-les séparément, parce que l'approbation suit le site qui fait le travail.
• Catégorie ou famille d'achats. De quelle famille de dépenses il s'agit : pièces usinées, pièces moulées, composants électroniques, traitement thermique, étalonnage, logistique. C'est la colonne qui vous permet de filtrer la liste et qui donne une façon sensée d'attribuer des niveaux de risque en lot.
• État d'approbation. Approuvé, conditionnel, disqualifié ou en attente. Un seul champ avec un ensemble fixe de valeurs. Le texte libre ici, c'est ce qui pourrit une liste. Personne ne peut filtrer sur neuf façons d'écrire en suspens.
• Base de l'approbation. Certification par tierce partie, audit sur place, questionnaire et première pièce, rendement historique, ou imposition du client. C'est la colonne que l'auditeur consulte en premier, parce qu'elle explique pourquoi l'état dit ce qu'il dit.
• Certification et expiration. Quelle norme le fournisseur détient et quand le certificat prend fin. Une date d'expiration transforme une fiche figée en quelque chose qui peut vous relancer. C'est le seul champ d'une liste courante qui change d'état tout seul.
• Portée de la fourniture. Ce que le fournisseur est approuvé à fournir, assez précis pour être applicable. Pièces d'acier tournées jusqu'à 200 mm, c'est une portée. Usinage, c'est un souhait.
• Dernière évaluation et date de la prochaine revue. La date où vous avez regardé la dernière fois, et celle où vous devez regarder de nouveau. Sans la seconde date, la réévaluation se fait quand quelqu'un y pense, ce qui veut dire en pratique la semaine avant l'audit.
• Responsable de l'approbation. La personne nommée qui a donné son aval. Une approbation est une décision, et les décisions ont un responsable.
• Niveau de risque. Élevé, moyen ou faible, selon l'effet de la fourniture sur votre produit et la facilité avec laquelle vous pourriez remplacer le fournisseur. C'est le risque qui rend opérationnel, et non décoratif, le langage de maîtrise proportionnée des normes.
• Clauses qualité ou référence de l'entente. Les clauses du bon de commande, l'entente qualité ou les exigences transmises en cascade qui s'appliquent. C'est le lien avec l'article 8.4.3 et avec toute maîtrise des rangs inférieurs que vous attendez.

Le générateur ci-dessus utilise les sept colonnes de base pour que l'export reste lisible. Ajoutez les autres comme colonnes supplémentaires dans le CSV une fois qu'il est dans un chiffrier, et gardez ensuite le jeu de colonnes stable, parce qu'une liste qui change de forme chaque trimestre ne peut pas être suivie dans le temps.

Approuvé, conditionnel, disqualifié

Ces trois mots portent l'essentiel du poids de la liste. Définissez-les une fois et employez-les toujours de la même façon.

Approuvé veut dire que le fournisseur a satisfait à vos critères, que la preuve est au dossier et que les acheteurs peuvent passer des commandes dans la portée inscrite sans demander la permission à personne. C'est l'état par défaut que vous voulez voir sur la majeure partie de la liste.

Conditionnel veut dire que vous continuez d'acheter, mais avec une restriction nommée et une date de fin. Les déclencheurs courants sont un certificat échu, une action corrective ouverte, un nouveau procédé ou un nouveau site, ou un écart qualité en cours d'enquête. Conditionnel sans restriction ni date de revue, c'est approuvé avec un air inquiet, et c'est l'état que les auditeurs sondent le plus. Écrivez la condition, ce qui doit arriver pour la lever et à quelle échéance. Par exemple, inspection à la source sur chaque lot jusqu'à trois lots conformes de suite.

Disqualifié veut dire aucune nouvelle commande. Gardez ces lignes dans la liste au lieu de les supprimer. La trace des raisons du retrait vaut plus que la ligne que vous auriez économisée, et elle empêche un acheteur de réapprouver le fournisseur par accident l'an prochain. Certaines équipes ajoutent un quatrième état, en attente, pour les fournisseurs en cours d'évaluation qui ne peuvent pas encore recevoir de commandes. Le pipeline reste visible sans polluer l'ensemble approuvé.

À quelle fréquence réévaluer

Aucune des normes ne nomme de fréquence, et c'est voulu. Elles vous demandent de planifier la surveillance et la réévaluation, pas d'obéir à un calendrier fixé par quelqu'un d'autre. Une base défendable que la plupart des auditeurs reconnaissent est une réévaluation annuelle de chaque fournisseur actif, avec un cycle raccourci quand le risque est plus élevé. Les fournisseurs de procédés spéciaux, les sources uniques et quiconque a une action corrective ouverte sont couramment revus tous les six mois.

Deux choses devraient déclencher une revue, peu importe le calendrier. La première est un événement : un écart qualité, une livraison manquée qui a nui à un client, un changement de propriétaire, un déménagement vers un nouveau site, ou une modification à un procédé que vous aviez approuvé. La seconde est un certificat qui atteint sa date d'expiration, parce que ce jour-là la preuve derrière l'approbation cesse d'être valide, quel que soit le rendement du fournisseur.

Les fournisseurs chez qui vous n'avez rien acheté pendant la période de revue n'ont pas besoin d'une réévaluation complète. Marquez-les dormants, inscrivez qu'aucune commande n'a été passée, et revérifiez-les avant la prochaine commande plutôt que de faire de la paperasse pour une relation qui ne roule pas en ce moment.

Ce qu'un auditeur demande vraiment

Les audits de maîtrise des fournisseurs suivent en général les trois mêmes étapes, et ils partent de vos données plutôt que de votre liste. L'auditeur sort quelques bons de commande ou fiches de réception récents, relève les fournisseurs qui s'y trouvent, puis demande : montrez-moi comment celui-ci a été approuvé, montrez-moi la preuve derrière l'approbation, et montrez-moi quand vous l'avez revu la dernière fois. Si le fournisseur du bon de commande n'est pas du tout dans la liste, la non-conformité s'écrit toute seule.

Les deux non-conformités les plus courantes dans ce domaine ne sont pas conceptuelles, elles sont administratives. La première, un fournisseur encore inscrit comme approuvé sur la foi d'un certificat expiré depuis des mois. La seconde, une date de réévaluation passée sans aucune trace de revue. Les deux sont évitables, et les deux sont la cible des signalements d'expiration du générateur ci-dessus. Imprimez ou exportez la liste avant un audit, mais gardez la version vivante dans un endroit capable de vous dire qu'une date est passée.

Là où le chiffrier cesse de suffire

Un chiffrier fait très bien l'affaire comme modèle de liste des fournisseurs approuvés quand la liste est courte. Il cesse de suffire pour une raison simple. Un chiffrier ne dit à personne qu'une date est passée. Les certificats expirent en silence, les dates de revue défilent, et le fichier ne parle que si quelqu'un l'ouvre. Ajoutez quelques dizaines de fournisseurs, plusieurs normes avec des cycles de renouvellement différents et deux personnes qui modifient des copies distinctes. La liste s'éloigne de la réalité sans que personne ait mal fait son travail.

C'est l'écart qu'il vaut la peine de combler en premier, et il est mince. Des certificats, des états d'approbation et des dates de revue tenus au même endroit, avec quelque chose qui surveille le calendrier pour vous. Tout le reste d'une liste de souhaits en qualité fournisseurs peut attendre que ce socle soit solide.