Richten Sie Ihren Arbeitsbereich ein

Was ein Arbeitsbereich ist

Ihr Arbeitsbereich ist das Zuhause Ihres gesamten Qualitätsprogramms. Er enthält Ihren Messmittelbestand, Ihre Kalibrierdatensätze, Ihr Team und Ihre Standorte (jede physische Betriebsstätte). Alles, was Sie in Axiospec tun, spielt sich in einem Arbeitsbereich ab, und alle Personen, die Sie einladen, arbeiten gemeinsam darin.

Der Name des Arbeitsbereichs erscheint überall in der App und wird auf Kalibrierscheine und Auditexporte gedruckt. Wählen Sie also den Namen, den Auditoren sehen sollen. Innerhalb des Arbeitsbereichs ist ein Standort eine physische Betriebsstätte, und die Labore, Messplätze und Räume darin sind Orte. Ein neues Konto startet mit einem Standardstandort, den Sie umbenennen können. Weitere Standorte fügen Sie später unter Einstellungen, Standorte hinzu.

Den Einrichtungsassistenten beim ersten Start durchlaufen

Wenn Sie sich zum ersten Mal als Administrator anmelden, öffnet Axiospec den Einrichtungsassistenten unter /manager/onboarding. Er hat drei Schritte. Mit „Zum Dashboard springen“ können Sie ihn jederzeit verlassen, wenn Sie sich lieber zuerst umsehen möchten.

1. Schritt 1, Grundlagen des Arbeitsbereichs: Geben Sie den Namen Ihres Unternehmens oder Arbeitsbereichs ein, benennen Sie Ihren Hauptstandort (Ihre erste Betriebsstätte) und legen Sie das Standard-Datumsformat und die Zeitzone des Arbeitsbereichs fest. Diese Einstellungen bestimmen, wie Zeitstempel auf Kalibrierdatensätzen und Kalibrierscheinen erscheinen.
2. Legen Sie fest, wie streng Ihre Konformitätsregeln sind. Aktivieren Sie „Genehmigung für Kalibrierereignisse verlangen“, wenn jede Kalibrierung vor dem Festschreiben geprüft und freigegeben werden soll (Vier-Augen-Prinzip), und lassen Sie „Elektronische Signaturen verlangen“ eingeschaltet, damit sich Benutzer bei der Freigabe risikoreicher Kalibrierungen erneut authentifizieren.
3. Laden Sie optional ein Firmenlogo hoch. Es erscheint in der Seitenleiste Ihres Arbeitsbereichs und auf Ihren Kalibrierscheinen. Wählen Sie Weiter.
4. Schritt 2, Team aufbauen: Laden Sie einen Techniker ein, der Kalibrierungen durchführt, und einen Manager, der sie freigibt, jeweils mit Vor- und Nachnamen. Dieser Schritt ist optional. Sie können also „Vorerst überspringen“ wählen und Personen später einladen.
5. Schritt 3, Daten übernehmen: Wählen Sie, wie Sie Ihre ersten Messmittel hinzufügen, und schließen Sie die Einrichtung ab. Sie landen auf dem Dashboard Konformitätsübersicht unter /manager/dashboard.

Das erste Messmittel anlegen oder in großer Zahl importieren

Ein Messmittel ist in Axiospec jedes kalibrierte Instrument und jede Lehre, die Sie überwachen, etwa ein Digitalmultimeter, ein Drehmomentschlüssel oder ein Messschieber. Sie können zum Ausprobieren einzelne Messmittel anlegen oder Ihren gesamten Bestand auf einmal importieren.

Im letzten Schritt der Einrichtung können Sie direkt ein einzelnes Messmittel anlegen (Messmittelbezeichnung, Inventarnummer, optional das letzte Kalibrierdatum und ein Kalibrierintervall) oder das Importwerkzeug öffnen. Nach der Einrichtung finden Sie beide Wege auf dem Dashboard.

• Ein Messmittel anlegen: Wählen Sie im Bereich Messmittelbestand des Dashboards „Messmittel hinzufügen“. Tragen Sie Inventarnummer, Messmittelbezeichnung, Hersteller, Modellnummer und Seriennummer ein, legen Sie das Kalibrierintervall fest, wählen Sie optional einen Ort und ein letztes Kalibrierdatum und klicken Sie dann auf „Messmittel anlegen“.
• Viele auf einmal importieren: Wählen Sie „Massenimport“, um Ihre bestehende Messmittelliste aus CSV oder Excel zuzuordnen und hochzuladen, auch Exporte aus Altsystemen wie GAGEpack oder GAGEtrak. Das Importwerkzeug ordnet Ihre Spalten zu und prüft die Felder direkt.
• Legen Sie das Kalibrierintervall fest (zum Beispiel 12 Monate), damit Axiospec den nächsten Fälligkeitstermin automatisch planen kann.
• Geben Sie das letzte Kalibrierdatum an, wenn Sie es kennen. Daraus ergeben sich Konformitätsstatus und nächster Fälligkeitstermin. Bleibt das Feld leer, erscheint das Messmittel als noch nicht kalibriert, bis seine erste Kalibrierung erfasst ist.

Kalibrierstatus und Intervalle verstehen

Das Kalibrierintervall legt fest, wie oft ein Messmittel neu kalibriert werden muss. Axiospec berechnet aus dem Intervall und dem letzten Kalibrierdatum den nächsten Fälligkeitstermin jedes Messmittels, und das Dashboard fasst diese Termine zu einem Status zusammen, den Sie auf einen Blick erfassen.

Ganz oben auf Ihrem Dashboard stehen anklickbare Statuszähler, die Ihren Bestand zusammenfassen und zugleich als Filter dienen. Ein Klick auf einen Zähler filtert den Messmittelbestand darunter. So springen Sie direkt zu dem, was Aufmerksamkeit braucht.

Wenn Sie vorausplanen möchten, zeigt der Fälligkeitskalender in einer Kalenderansicht, was im gesamten Programm fällig, bald fällig und überfällig ist. So planen Sie Arbeiten ein, bevor etwas abläuft.

• Innerhalb der Toleranz: Das Messmittel liegt innerhalb seiner Kalibriertoleranz und im Zeitplan.
• Bald fällig: Der nächste Kalibriertermin rückt näher (innerhalb des 30-Tage-Fensters). Planen Sie die Arbeit ein, bevor er verstreicht.
• Überfällig: Das Messmittel hat seinen Kalibriertermin überschritten oder ist in einem fehlgeschlagenen Zustand und braucht sofort Aufmerksamkeit.
• Außer Betrieb (gesperrt): Das Messmittel wurde aus der Nutzung genommen. Verlassen Sie sich nicht darauf, bis es kalibriert und wieder in Betrieb genommen ist.
• Ausgegeben: Das Messmittel ist über die Werkzeugausgabe an eine Person ausgegeben. So sehen Sie auf einen Blick, wer was hat, und buchen es mit einem Klick wieder ein.
• Wenn eine Kalibrierung erfasst wird, wird das Ergebnis als Bestanden, Nicht bestanden, Eingeschränkt oder Justiert gespeichert. Dieses Ergebnis bestimmt den oben beschriebenen Status.

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1. 1 Hauptnavigation: Wechseln Sie zwischen Dashboard, Letzte Aktivitäten, Audit-Center und Team-Einstellungen.
2. 2 Messmittel gesamt, Konform, Bald fällig und Überfällig. Jede Karte ist zugleich ein Filter. Wählen Sie eine aus, um nur diese Messmittel zu sehen.
3. 3 Das gesamte Dashboard auf einen einzelnen Standort filtern.
4. 4 Mit einem Klick ein auditfähiges Paket für die aktuelle Ansicht exportieren.

Laden Sie Ihr Team ein

Wenn Sie den Teamschritt bei der Einrichtung übersprungen haben, laden Sie Kolleginnen und Kollegen jederzeit unter Einstellungen, Team (/manager/settings/team) ein. Mit Einladungen können Techniker Kalibrierungen erfassen und Manager sie prüfen und freigeben. Der Name jeder Person wird dabei den Datensätzen zugeordnet, die sie bearbeitet.

Rollen bestimmen, was jede Person tun kann: Techniker führen Kalibrierungen durch, Manager geben sie frei, und Auditoren mit Lesezugriff können Datensätze prüfen, ohne etwas zu ändern. Der Preis gilt pro Arbeitsbereich, mit unbegrenzt vielen Benutzern in jedem Tarif. Fügen Sie also alle hinzu, die Zugriff brauchen.

1. Öffnen Sie Einstellungen, Team.
2. Tragen Sie für jede Person E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname ein und weisen Sie eine Rolle zu (Techniker, Manager oder Auditor).
3. Versenden Sie die Einladungen. Eingeladene Benutzer erhalten eine E-Mail, mit der sie ihre eigene Anmeldung einrichten und Ihrem Arbeitsbereich beitreten.

Wie Ihre Datensätze geschützt sind

Kalibrierdatensätze werden mit Zeitstempeln und elektronischen Signaturen in ein manipulationserkennbares, hashverkettetes Journal geschrieben, und wichtige Änderungen durchlaufen eine Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip. So bleibt die Historie jedes Messmittels rückführbar und auditfähig.

Axiospec ist ein Werkzeug für Dokumentation und Arbeitsabläufe. Es hilft Ihnen, saubere, rückführbare Datensätze zu führen und mit einem Klick ein Auditpaket zu exportieren. Es zertifiziert oder garantiert aber kein Auditergebnis. Ob Sie bestehen, hängt von Ihren eigenen Prozessen, Ihrem Geltungsbereich und Ihrem Begutachter ab.

Nächste Schritte

Ihr Arbeitsbereich ist eingerichtet, und die ersten Messmittel stehen im Bestand. Jetzt können Sie den Rest Ihrer Daten laden und mit dem Erfassen von Kalibrierungen beginnen.

• Sie übernehmen Daten aus einem anderen System? Lesen Sie „Ihren Messmittelbestand importieren“, um eine CSV-, Excel- oder Altsystem-Datei zuzuordnen und zu prüfen.
• Bereit, Arbeit zu erfassen? Lesen Sie „Eine Kalibrierung erfassen“, um einen Messwert aufzunehmen, ein Foto anzuhängen und einen Datensatz elektronisch zu signieren.