Configura tu espacio de trabajo

Qué es un espacio de trabajo

Tu espacio de trabajo es la casa de todo tu programa de calidad. Contiene tu registro de instrumentos, tus registros de calibración, tu equipo y tus sedes (cada instalación física). Todo lo que haces en Axiospec vive dentro de un espacio de trabajo, y todas las personas que invitas lo comparten.

El nombre del espacio de trabajo aparece en toda la aplicación y se imprime en los certificados de calibración y en las exportaciones de auditoría, así que usa el nombre que quieres que vean los auditores. Dentro del espacio de trabajo, una sede es una instalación física, y los laboratorios, bancos y salas que hay en ella son ubicaciones. Una cuenta nueva empieza con una sede predeterminada a la que puedes cambiar el nombre, y más adelante puedes añadir otras en Configuración, Sedes.

Completa el asistente de configuración inicial

La primera vez que inicias sesión como administrador, Axiospec abre el asistente de configuración inicial en /manager/onboarding. Tiene tres pasos, y puedes usar Ir directamente al panel en cualquier momento si prefieres explorar primero.

1. Paso 1, Base del espacio de trabajo: escribe el nombre de tu empresa o de tu espacio de trabajo, ponle nombre a tu sede principal (tu primera instalación) y define el formato de fecha estándar y la zona horaria del espacio de trabajo. Estos ajustes controlan cómo aparecen las marcas de tiempo en los registros de calibración y en los certificados.
2. Define el nivel de exigencia de cumplimiento. Activa "Exigir aprobación de los eventos de calibración" si cada calibración debe revisarse y aprobarse (doble control: una persona registra y otra revisa) antes de confirmarse, y deja activado "Exigir firmas electrónicas" para que los usuarios vuelvan a autenticarse al aprobar calibraciones de alto riesgo.
3. Si quieres, sube el logotipo de tu empresa. Aparece en la barra lateral de tu espacio de trabajo y en tus certificados. Selecciona Continuar.
4. Paso 2, Forma tu equipo: invita a un técnico para que realice calibraciones y a un gestor para que las apruebe, con nombre y apellido para cada persona que invites. Este paso es opcional, así que puedes elegir Omitir por ahora e invitar a la gente más tarde.
5. Paso 3, Trae tus datos: elige cómo añadir tus primeros instrumentos y termina. Llegas al panel Resumen de cumplimiento, en /manager/dashboard.

Añade tu primer activo o importa en bloque

Un activo en Axiospec es un instrumento o calibre calibrado del que llevas el control, como un multímetro digital, una llave dinamométrica o un calibrador. Puedes añadirlos de uno en uno para probar, o importar todo tu registro de una vez.

En el último paso de la configuración inicial puedes añadir un solo activo en la misma pantalla (nombre del instrumento, etiqueta del activo, fecha de la última calibración opcional y un intervalo de calibración) o abrir la herramienta de importación. Después de la configuración inicial, las dos opciones están en el panel.

• Añadir un activo: en la sección Registro de instrumentos del panel, selecciona Añadir activo. Rellena la etiqueta del activo, el nombre del instrumento, el fabricante, el número de modelo y el número de serie, define el intervalo de calibración y, si quieres, elige una ubicación y una fecha de última calibración. Después selecciona Crear activo.
• Importar muchos a la vez: selecciona Importación masiva para asignar las columnas y subir tu lista actual de herramientas desde CSV o Excel, incluidas exportaciones de sistemas heredados como GAGEpack o GAGEtrak. La herramienta de importación asigna tus columnas y valida los campos en la misma pantalla.
• Define el intervalo de calibración (por ejemplo, 12 meses) para que Axiospec programe automáticamente la próxima fecha de vencimiento.
• Indica la fecha de la última calibración si la conoces: el estado de cumplimiento y la próxima fecha de vencimiento se calculan a partir de ella. Si la dejas en blanco, el instrumento aparece como aún no calibrado hasta que se registre su primera calibración.

Entiende el estado y los intervalos de calibración

El intervalo de calibración indica cada cuánto hay que recalibrar un instrumento. Axiospec usa el intervalo más la fecha de la última calibración para calcular la próxima fecha de vencimiento de cada activo, y el panel las resume en un estado que puedes revisar de un vistazo.

Tu panel empieza con contadores de estado en los que puedes hacer clic: resumen tu registro y además funcionan como filtros. Al seleccionar un contador se filtra el Registro de instrumentos que hay debajo, así que vas directo a lo que necesita atención.

Cuando quieras planificar con antelación, el Calendario de vencimientos te da una vista de calendario de lo que vence, lo que está por vencer y lo vencido en todo el programa, para que programes el trabajo antes de que nada caduque.

• Dentro de tolerancia: el instrumento está dentro de su tolerancia de calibración y al día.
• Por vencer: se acerca la próxima fecha de calibración (dentro del margen de 30 días). Planifica el trabajo antes de que venza.
• Vencido: el instrumento ha superado su fecha de vencimiento de calibración o está en estado de fallo, y necesita atención ya.
• Fuera de servicio (en cuarentena): el instrumento se ha retirado del uso y no se debe confiar en él hasta que se calibre y vuelva al servicio.
• Retirado: el instrumento está prestado a una persona a través del almacén de herramientas, así que ves de un vistazo quién tiene qué y lo devuelves con un clic.
• Cuando se registra una calibración, el resultado se guarda como Cumple, No cumple, Calibración limitada o Cumple con ajuste, y eso es lo que determina el estado anterior.

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1. 1 Navegación principal: muévete entre el Panel, Actividad reciente, Centro de auditoría y Configuración del equipo.
2. 2 Total de activos, Conformes, Por vencer y Vencidos. Cada tarjeta es también un filtro: selecciona una para ver solo esos instrumentos.
3. 3 Filtra todo el panel por una sola sede.
4. 4 Exporta con un clic un paquete listo para auditoría de la vista actual.

Invita a tu equipo

Si te saltaste el paso del equipo durante la configuración inicial, puedes invitar a tus compañeros cuando quieras desde Configuración, Equipo, en /manager/settings/team. Al invitar a la gente, los técnicos pueden registrar calibraciones y los gestores revisarlas y aprobarlas, y el nombre de cada persona queda asociado a los registros en los que interviene.

Los roles definen lo que puede hacer cada persona: los técnicos realizan calibraciones, los gestores las aprueban y los auditores de solo lectura pueden revisar los registros sin cambiar nada. El precio es por espacio de trabajo, con usuarios ilimitados en todos los planes, así que añade a todos los que necesiten acceso.

1. Ve a Configuración, Equipo.
2. Añade el correo electrónico, el nombre y el apellido de cada compañero, y asígnale un rol (técnico, gestor o auditor).
3. Envía las invitaciones. Los usuarios invitados reciben un correo para crear su propio acceso y unirse a tu espacio de trabajo.

Cómo se protegen tus registros

Los registros de calibración se escriben en un libro encadenado por hash y con detección de manipulaciones, con marcas de tiempo y firmas electrónicas, y los cambios importantes pasan por un flujo de aprobación con doble control. Así, el historial de cualquier instrumento sigue siendo trazable y está listo para auditoría.

Axiospec es una herramienta de documentación y de flujo de trabajo. Te ayuda a mantener registros limpios y trazables y a exportar un paquete de auditoría con un clic, pero no certifica ni garantiza el resultado de una auditoría. Que la superes depende de tus propios procesos, de tu alcance y de tu evaluador.

Siguientes pasos

Con tu espacio de trabajo configurado y tus primeros instrumentos en el registro, ya puedes cargar el resto de tus datos y empezar a registrar calibraciones.

• ¿Traes datos de otro sistema? Consulta "Importa tu registro de activos" para asignar las columnas y validar un CSV, un Excel o una exportación de un sistema heredado.
• ¿Listo para registrar trabajo? Consulta "Registra una calibración" para anotar una lectura, adjuntar una foto y firmar electrónicamente un registro.