Gérer les sites, les utilisateurs et les accès

Où administrer votre espace de travail

L'administration se fait à deux endroits. Les membres de l'équipe et leurs rôles se gèrent dans Paramètres de l'équipe, et la configuration de l'ensemble de l'espace de travail se trouve dans Paramètres de l'organisation, Sites et emplacements, et Notifications. Votre forfait et vos sièges sont à la page Équipe et facturation.

L'administration de l'espace de travail est réservée aux rôles Administrateur et Super administrateur. Si vous ouvrez la page Paramètres de l'organisation, Sites et emplacements ou Emplacements sans accès d'administrateur, vous êtes automatiquement renvoyé à votre profil. Les gestionnaires peuvent quand même accéder à la page Équipe pour inviter et gérer des techniciens.

• Équipe : /manager/settings/team (inviter des utilisateurs, changer des rôles, limiter l'accès par site, révoquer des accès)
• Sites : /manager/settings/sites (les installations et les emplacements qui appartiennent à chacune)
• Espace de travail : /manager/settings/workspace (nom, logo, fuseau horaire, politique d'approbation et de signature)
• Équipe et facturation : /manager/team-billing (liste des membres, forfait et abonnement)

Inviter des utilisateurs et comprendre les rôles

Ouvrez Paramètres de l'équipe et sélectionnez Inviter un utilisateur. Entrez le prénom, le nom, le courriel et le rôle de la personne. Le prénom et le nom sont obligatoires parce qu'ils figurent sur les dossiers d'audit, les saisies d'étalonnage et les signatures électroniques. Les personnes invitées s'affichent En attente jusqu'à ce qu'elles acceptent, puis passent à Actif.

Les rôles définissent ce que chaque membre peut faire (ce contrôle est appliqué sur le serveur, pas seulement masqué dans l'interface). Choisissez le rôle le moins privilégié qui permet quand même à la personne de faire son travail.

1. Allez à Paramètres de l'équipe.
2. Sélectionnez Inviter un utilisateur.
3. Entrez le prénom, le nom et l'adresse courriel.
4. Choisissez un rôle dans la liste Rôle (votre propre rôle limite les rôles que vous pouvez accorder).
5. Au besoin, limitez l'invitation à certains sites (voir la section multisite plus bas).
6. Sélectionnez Envoyer l'invitation. L'utilisateur s'affiche En attente jusqu'à ce qu'il accepte.

• Administrateur : contrôle complet de l'espace de travail. Gère tous les membres et les rôles, la facturation, les sites et les paramètres de l'espace de travail. Voit tous les sites.
• Gestionnaire : dirige le programme au quotidien. Gère le registre des actifs, enregistre des étalonnages, révise les approbations rédacteur-réviseur, et peut inviter et gérer des techniciens.
• Technicien : enregistre des étalonnages et téléverse des documents. Ne peut pas gérer le registre des actifs par défaut (un administrateur peut activer cette permission pour l'espace de travail).
• Auditeur : lecture seule. Peut consulter les enregistrements et les exportations, mais ne peut pas enregistrer d'étalonnages ni modifier de données.
• Super administrateur : un rôle de soutien masqué; vous n'aurez normalement ni à l'attribuer ni à le voir.

Changer les rôles, modifier les utilisateurs et révoquer les accès

Chaque ligne de membre a un menu d'actions. Utilisez Modifier l'utilisateur pour mettre à jour le nom, le courriel, l'emplacement d'attache et le statut d'une personne; Changer le rôle pour la faire passer d'un rôle à un autre; et Révoquer l'accès pour la retirer de l'espace de travail. Vous ne pouvez pas changer votre propre rôle ni votre propre statut, ni révoquer votre propre accès.

Révoquer l'accès archive le membre pour qu'il ne puisse plus ouvrir de session, mais n'efface pas son historique. Les étalonnages qu'il a consignés restent au registre avec son nom et leur horodatage, et c'est ce qui garde vos enregistrements traçables. Les changements de rôle prennent effet à la prochaine ouverture de session de l'utilisateur.

• Modifier l'utilisateur : mettre à jour le profil, définir un emplacement d'attache (par défaut) ou changer le statut entre Actif, En attente et Archivé.
• Changer le rôle : promouvoir ou rétrograder parmi les rôles que vous avez le droit d'attribuer.
• Révoquer l'accès : archiver le membre; ses enregistrements passés lui restent attribués.
• L'emplacement d'attache n'est qu'une valeur par défaut pratique dans les formulaires. Il ne limite pas les sites qu'une personne peut voir.

Configurer les sites et les emplacements

Si votre organisation exploite plus d'une installation, représentez chacune par un Site dans Paramètres (Sites). Un site est une installation physique (une usine, un bâtiment, un laboratoire). Dans chaque site, vous créez des Emplacements, c'est-à-dire les bâtiments, les laboratoires, les établis et les postes où se trouvent réellement les instruments. Quand vous créez un actif, vous choisissez son emplacement, et le site de l'actif découle de cet emplacement.

Un site est marqué Par défaut et il est utilisé chaque fois qu'aucun site n'est précisé. Pour créer un site, sélectionnez Ajouter un site, entrez au moins un nom (le code, l'adresse et le fuseau horaire sont facultatifs), puis enregistrez. Gérez les emplacements dans la carte Emplacements juste en dessous : ajoutez un emplacement, associez-le à un site, renommez-le ou déplacez-le d'un site à un autre.

1. Allez à Paramètres (Sites).
2. Sélectionnez Ajouter un site, entrez un nom (et au besoin un code, une adresse et un fuseau horaire), puis choisissez Créer le site.
3. Faites de l'installation que vous utilisez le plus le site par défaut avec Définir par défaut.
4. Dans la carte Emplacements, tapez le nom d'un emplacement, choisissez son site et sélectionnez Ajouter.
5. Utilisez le sélecteur de site de chaque emplacement pour le déplacer vers un autre site à mesure que votre aménagement change.

Définir qui voit quoi (accès aux sites)

Un site est une frontière d'accès. Par défaut, un nouvel utilisateur sans autorisation de site a accès à tout l'espace de travail et peut voir tous les sites. Pour restreindre la vue d'une personne, accordez-lui des sites précis : ouvrez Modifier l'utilisateur (ou faites-le dans l'invitation), puis sélectionnez sous Accès aux sites les sites qu'elle doit voir. Dès qu'un ou plusieurs sites sont sélectionnés, cet utilisateur est limité à ces seuls sites; effacer toutes les sélections rétablit l'accès complet.

Les administrateurs et les super administrateurs ne sont jamais limités par site : le contrôle Accès aux sites ne s'affiche donc pas pour eux. Les autorisations de site ne s'appliquent qu'aux gestionnaires, aux techniciens et aux auditeurs. Pour chaque site accordé, vous pouvez laisser le rôle sur Hériter (la personne y garde son rôle dans l'espace de travail) ou définir un rôle différent pour ce site, par exemple faire d'une personne une gestionnaire dans un site et une technicienne dans un autre.

Dans la version 1, l'accès aux sites régit la visibilité et la portée des actions d'un utilisateur. Comme pour les rôles, ces contrôles déterminent ce qui s'affiche dans l'interface, et le serveur applique indépendamment les mêmes limites à chaque requête.

• Aucun site sélectionné : accès à tout l'espace de travail (c'est la valeur par défaut pour les nouveaux utilisateurs).
• Un ou plusieurs sites sélectionnés : l'utilisateur ne voit et ne travaille que dans ces sites.
• Rôle par site : laissez sur Hériter pour réutiliser le rôle de l'espace de travail, ou remplacez-le pour ce site.
• Les administrateurs et les super administrateurs voient toujours tout, peu importe les autorisations.

Paramètres et politiques de l'organisation

Paramètres de l'organisation regroupe la configuration propre à toute l'organisation, qui détermine l'apparence des enregistrements et la rigueur de votre processus. Le nom et le logo de votre espace de travail figurent sur les PDF d'audit, les exportations et les certificats : réglez-les avant de partager quoi que ce soit à l'externe. Le fuseau horaire et le format de date choisis servent pour les horodatages d'audit et partout dans l'application.

Deux interrupteurs de politique règlent la rigueur. Exiger l'approbation des événements d'étalonnage active le flux rédacteur-réviseur, pour que chaque étalonnage soit révisé et approuvé avant d'être validé, et ajoute l'onglet Approbations à la barre latérale. Exiger les signatures électroniques oblige les utilisateurs à s'authentifier de nouveau quand ils approuvent des étalonnages à risque élevé. Vous pouvez aussi permettre aux techniciens de gérer le registre des actifs, et configurer le moment où les rappels d'échéance partent et les personnes qui les reçoivent.

• Profil de l'organisation : nom et logo de l'entreprise pour les rapports et les certificats.
• Approbations et signatures : exiger l'approbation (rédacteur-réviseur) et exiger les signatures électroniques.
• Permissions de l'équipe : permettre aux techniciens d'ajouter, de modifier et d'importer en lot des actifs.
• Paramètres régionaux : fuseau horaire et format de date de l'espace de travail pour les horodatages d'audit et les exportations.
• Rappels d'étalonnage : délais de préavis et courriels des destinataires pour les résumés d'échéances.

Gérer votre forfait et vos sièges

Ouvrez Équipe et facturation pour voir votre forfait actuel et gérer votre abonnement. Les utilisateurs illimités sont inclus à tous les niveaux : faire grandir votre équipe n'augmente donc jamais votre facture. Seuls les administrateurs et les super administrateurs peuvent modifier l'abonnement.

Choisissez un cycle de facturation (mensuel ou annuel), puis sélectionnez un forfait pour passer au paiement, traité de façon sécurisée par Stripe. Une fois abonné, Gérer l'abonnement et la facturation ouvre le portail client de Stripe, où vous pouvez mettre à jour vos modes de paiement, télécharger vos factures et changer de forfait. Équipe et facturation couvre seulement votre forfait et votre abonnement. Pour gérer les membres de l'équipe, les rôles, les invitations et les emplacements, utilisez le lien Aller aux paramètres de l'équipe, qui ouvre la page Paramètres de l'équipe.

1. Allez à Équipe et facturation.
2. Choisissez un cycle de facturation (Mensuel ou Annuel).
3. Sélectionnez un forfait pour passer au paiement par Stripe.
4. Une fois abonné, utilisez Gérer l'abonnement et la facturation pour mettre à jour vos renseignements de paiement ou consulter vos factures.
5. Utilisez Aller aux paramètres de l'équipe pour inviter ou modifier des membres à la page Paramètres de l'équipe.