Faça a gestão de locais, utilizadores e acessos

Onde administrar o seu espaço de trabalho

A administração está em dois sítios. Os membros da equipa e as funções geram-se nas Definições da equipa, e a configuração de todo o espaço de trabalho fica nas Definições da organização, em Locais e localizações e em Notificações. O plano e os lugares estão na página Equipa e faturação.

A administração do espaço de trabalho está limitada às funções Administrador e Superadministrador. Se abrir as páginas Definições da organização, Locais e localizações ou Localizações sem acesso de administrador, é reencaminhado automaticamente para o seu perfil. Os gestores continuam a ter acesso à página Equipa para convidar e gerir técnicos.

• Equipa: /manager/settings/team (convidar utilizadores, mudar funções, limitar o acesso por local, revogar acessos)
• Locais: /manager/settings/sites (as instalações e as localizações que pertencem a cada uma)
• Espaço de trabalho: /manager/settings/workspace (nome, logótipo, fuso horário, política de aprovação e de assinatura)
• Equipa e faturação: /manager/team-billing (lista de membros, plano e subscrição)

Convide utilizadores e perceba as funções

Abra as Definições da equipa e selecione «Convidar utilizador». Introduza o nome próprio, o apelido, o e-mail e uma função. O nome próprio e o apelido são obrigatórios porque aparecem nos registos de auditoria, nas entradas de calibração e nas assinaturas eletrónicas. Os utilizadores convidados aparecem como Pendente até aceitarem e depois passam a Ativo.

As funções definem o que cada membro pode fazer (isto é imposto no servidor, não apenas escondido na interface). Escolha a função com menos privilégios que ainda permita à pessoa fazer o seu trabalho.

1. Vá às Definições da equipa.
2. Selecione «Convidar utilizador».
3. Introduza o nome próprio, o apelido e o endereço de e-mail.
4. Escolha uma função na lista Função (a sua própria função limita as funções que pode atribuir).
5. Se quiser, limite o convite a locais específicos (veja a secção sobre vários locais, mais abaixo).
6. Selecione «Enviar convite». O utilizador aparece como Pendente até aceitar.

• Administrador: controlo total do espaço de trabalho. Gere todos os membros e funções, a faturação, os locais e as definições do espaço de trabalho. Vê todos os locais.
• Gestor: gere o programa no dia a dia. Gere o inventário de ativos, regista calibrações, revê as aprovações por duas pessoas e pode convidar e gerir técnicos.
• Técnico: regista calibrações e carrega documentos. Por predefinição não gere o inventário de ativos (um administrador pode ativar isso para o espaço de trabalho).
• Auditor: só leitura. Pode rever registos e exportações, mas não pode registar calibrações nem alterar dados.
• Superadministrador: uma função de suporte oculta; normalmente não a atribui nem a vê.

Mude funções, edite utilizadores e revogue acessos

Cada linha de membro tem um menu de ações. Use «Editar utilizador» para atualizar o nome, o e-mail, a localização habitual e o estado de uma pessoa; «Mudar função» para a passar para outra função; e «Revogar acesso» para a retirar do espaço de trabalho. Não pode mudar a sua própria função nem o seu estado, nem revogar o seu próprio acesso.

Revogar o acesso arquiva o membro, que deixa de poder iniciar sessão, mas não apaga o seu histórico. As calibrações que registou ficam no registo encadeado com o seu nome e a data e hora, e é isso que mantém os seus registos rastreáveis. As mudanças de função produzem efeito no próximo início de sessão do utilizador.

• Editar utilizador: atualize os dados do perfil, defina uma localização habitual (predefinida) ou mude o estado entre Ativo, Pendente e Arquivado.
• Mudar função: promova ou despromova dentro das funções que tem permissão para atribuir.
• Revogar acesso: arquive o membro; os registos que fez continuam atribuídos a ele.
• A localização habitual é só uma predefinição prática nos formulários. Não limita os locais que uma pessoa pode ver.

Configure locais e localizações

Se a sua organização tem mais do que uma instalação, crie cada uma como um Local nas Definições (Locais). Um local é uma instalação física (uma fábrica, um edifício, um laboratório). Dentro de cada local cria Localizações, que são os edifícios, laboratórios, bancadas e postos onde os instrumentos estão de facto. Quando cria um ativo escolhe a sua localização, e o local do ativo decorre dessa localização.

Um local fica marcado como Predefinido e é usado sempre que não é indicado nenhum local. Para criar um local, selecione «Adicionar local», introduza pelo menos um nome (o código, a morada e o fuso horário são opcionais) e guarde. Gira as localizações no cartão Localizações, mais abaixo: adicione uma localização, atribua-a a um local, mude-lhe o nome ou passe-a de um local para outro.

1. Vá às Definições (Locais).
2. Selecione «Adicionar local», introduza um nome (e, se quiser, um código, uma morada e um fuso horário) e depois «Criar local».
3. Defina a instalação que mais usa como predefinida com «Definir como predefinido».
4. No cartão Localizações, escreva o nome de uma localização, escolha o seu local e selecione «Adicionar».
5. Use o seletor de local de cada localização para a passar para outro local quando a organização do espaço mudar.

Defina quem vê o quê (acesso por local)

Um local é uma fronteira de acesso. Por predefinição, um utilizador novo sem locais atribuídos tem acesso total ao espaço de trabalho e vê todos os locais. Para restringir o que alguém vê, atribua-lhe locais específicos: abra «Editar utilizador» (ou defina-o no convite) e selecione em Acesso por local os locais que a pessoa deve ver. Assim que seleciona um ou mais locais, esse utilizador fica restrito apenas a esses locais; limpar todas as seleções repõe o acesso total.

Os administradores e os superadministradores nunca ficam restritos por local, por isso o controlo Acesso por local não aparece para eles. As atribuições de locais só limitam gestores, técnicos e auditores. Para cada local atribuído pode deixar a função em Herdar (usa ali a sua função no espaço de trabalho) ou definir uma função diferente para esse local, por exemplo tornar alguém gestor num local e técnico noutro.

Na versão 1, o acesso por local rege a visibilidade e o âmbito das ações de um utilizador. Tal como nas funções, estes controlos determinam o que aparece na interface, e o servidor impõe de forma independente as mesmas fronteiras em cada pedido.

• Nenhum local selecionado: acesso total ao espaço de trabalho (é a predefinição para utilizadores novos).
• Um ou mais locais selecionados: o utilizador só vê esses locais e só trabalha dentro deles.
• Função por local: deixe em Herdar para reutilizar a função do espaço de trabalho, ou substitua-a nesse local.
• Os administradores e os superadministradores veem sempre tudo, independentemente das atribuições.

Definições da organização e políticas

As Definições da organização guardam a configuração de toda a organização, que determina o aspeto dos registos e o rigor do seu processo. O nome e o logótipo do espaço de trabalho aparecem nos PDF de auditoria, nas exportações e nos certificados, por isso defina-os antes de partilhar alguma coisa com o exterior. O fuso horário e o formato de data que escolher são usados nas datas e horas de auditoria e em toda a aplicação.

Duas opções de política controlam o rigor. «Exigir aprovação dos eventos de calibração» ativa o fluxo de aprovação por duas pessoas, para que cada calibração tenha de ser revista e aprovada antes de ser confirmada, e acrescenta o separador Aprovações à barra lateral. «Exigir assinaturas eletrónicas» obriga os utilizadores a autenticar-se de novo ao aprovar calibrações de alto risco. Também pode permitir que os técnicos giram o inventário de ativos, e configurar quando saem os lembretes de vencimento e quem os recebe.

• Perfil da organização: nome e logótipo da empresa para relatórios e certificados.
• Aprovações e assinaturas: exigir aprovação (por duas pessoas) e exigir assinaturas eletrónicas.
• Permissões da equipa: permitir que os técnicos adicionem, editem e importem ativos em massa.
• Definições regionais: fuso horário e formato de data do espaço de trabalho para as datas e horas de auditoria e as exportações.
• Lembretes de calibração: antecedência e e-mails dos destinatários dos resumos de vencimentos.

Faça a gestão do plano e dos lugares

Abra Equipa e faturação para ver o plano atual e gerir a subscrição. Todos os níveis incluem utilizadores ilimitados, por isso fazer crescer a equipa nunca aumenta a fatura. Só os administradores e os superadministradores podem alterar a subscrição.

Escolha um ciclo de faturação (mensal ou anual) e depois selecione um plano para iniciar o pagamento, que é tratado de forma segura através da Stripe. Depois de subscrever, «Gerir subscrição e faturação» abre o portal de cliente da Stripe, onde pode atualizar os métodos de pagamento, transferir faturas e mudar de plano. Equipa e faturação trata apenas do plano e da subscrição. Para gerir membros da equipa, funções, convites e localizações, use a ligação «Ir para as Definições da equipa», que abre a página Definições da equipa.

1. Vá a Equipa e faturação.
2. Escolha um ciclo de faturação (Mensal ou Anual).
3. Selecione um plano para iniciar o pagamento através da Stripe.
4. Depois de subscrever, use «Gerir subscrição e faturação» para atualizar os dados de pagamento ou as faturas.
5. Use «Ir para as Definições da equipa» para convidar ou ajustar membros na página Definições da equipa.