Gestiona sedes, usuarios y accesos

Dónde se administra tu espacio de trabajo

La administración está en dos sitios. Los miembros del equipo y sus roles se gestionan en Configuración del equipo, y la configuración de todo el espacio de trabajo está en Configuración de la organización, Sedes y ubicaciones y Notificaciones. Tu plan y tus usuarios están en la página Equipo y facturación.

La administración del espacio de trabajo está limitada a los roles Administrador y Superadministrador. Si abres las páginas Configuración de la organización, Sedes y ubicaciones o Ubicaciones sin acceso de administrador, se te devuelve automáticamente a tu perfil. Los gestores sí pueden entrar en la página Equipo para invitar y gestionar técnicos.

• Equipo: /manager/settings/team (invitar usuarios, cambiar roles, limitar el acceso por sede, revocar el acceso)
• Sedes: /manager/settings/sites (instalaciones y las ubicaciones que pertenecen a cada una)
• Espacio de trabajo: /manager/settings/workspace (nombre, logotipo, zona horaria, política de aprobación y de firma)
• Equipo y facturación: /manager/team-billing (plantilla, plan y suscripción)

Invita usuarios y entiende los roles

Abre Configuración del equipo y selecciona Invitar usuario. Escribe el nombre, el apellido y el correo electrónico de la persona, y elige un rol. El nombre y el apellido son obligatorios porque aparecen en los registros de auditoría, en las entradas de calibración y en las firmas electrónicas. Los usuarios invitados aparecen como Pendiente hasta que aceptan, y después pasan a Activo.

Los roles definen lo que puede hacer cada miembro (esto se aplica en el servidor, no se limita a ocultarse en la interfaz). Elige el rol con menos privilegios que siga permitiendo a la persona hacer su trabajo.

1. Ve a Configuración del equipo.
2. Selecciona Invitar usuario.
3. Escribe el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico.
4. Elige un rol en la lista Rol (tu propio rol limita qué roles puedes conceder).
5. Si quieres, limita la invitación a sedes concretas (consulta la sección de varias sedes más abajo).
6. Selecciona Enviar invitación. El usuario aparece como Pendiente hasta que acepta.

• Administrador: control total del espacio de trabajo. Gestiona todos los miembros y roles, la facturación, las sedes y la configuración del espacio de trabajo. Ve todas las sedes.
• Gestor: lleva el programa del día a día. Gestiona el registro de activos, registra calibraciones, revisa las aprobaciones con doble control y puede invitar y gestionar técnicos.
• Técnico: registra calibraciones y sube documentos. Por defecto no puede gestionar el registro de activos (un administrador puede activarlo para todo el espacio de trabajo).
• Auditor: solo lectura. Puede revisar registros y exportaciones, pero no puede registrar calibraciones ni cambiar datos.
• Superadministrador: un rol oculto de soporte; normalmente no lo asignarás ni lo verás.

Cambia roles, edita usuarios y revoca el acceso

Cada fila de miembro tiene un menú de acciones. Usa Editar usuario para actualizar el nombre, el correo electrónico, la ubicación habitual y el estado de una persona; Cambiar rol para moverla de un rol a otro, y Revocar acceso para sacarla del espacio de trabajo. No puedes cambiar tu propio rol ni tu estado, ni revocar tu propio acceso.

Revocar el acceso archiva al miembro para que ya no pueda iniciar sesión, pero no borra su historial. Las calibraciones que registró siguen en el libro con su nombre y su marca de tiempo, y eso es lo que mantiene tus registros trazables. Los cambios de rol se aplican la próxima vez que el usuario inicia sesión.

• Editar usuario: actualiza los datos del perfil, define una ubicación habitual (predeterminada) o cambia el estado entre Activo, Pendiente y Archivado.
• Cambiar rol: asciende o baja a alguien dentro de los roles que tienes permitido asignar.
• Revocar acceso: archiva al miembro; sus registros anteriores le siguen atribuidos.
• La ubicación habitual es solo un valor predeterminado de comodidad en los formularios. No limita qué sedes puede ver una persona.

Configura sedes y ubicaciones

Si tu organización tiene más de una instalación, crea cada una como una Sede en Configuración (Sedes). Una sede es una instalación física (una planta, un edificio, un laboratorio). Dentro de cada sede creas Ubicaciones, que son los edificios, laboratorios, bancos y puestos donde están realmente los instrumentos. Cuando creas un activo eliges su ubicación, y la sede del activo se deduce de esa ubicación.

Una sede está marcada como Predeterminada y se usa siempre que no se indica una sede. Para crear una sede, selecciona Añadir sede, escribe al menos un nombre (el código, la dirección y la zona horaria son opcionales) y guarda. Las ubicaciones se gestionan en la tarjeta Ubicaciones, más abajo: añade una ubicación, asígnala a una sede, cámbiale el nombre o muévela de una sede a otra.

1. Ve a Configuración (Sedes).
2. Selecciona Añadir sede, escribe un nombre (y, si quieres, un código, una dirección y una zona horaria) y después Crear sede.
3. Marca como predeterminada la instalación que más usas con Establecer como predeterminada.
4. En la tarjeta Ubicaciones, escribe el nombre de una ubicación, elige su sede y selecciona Añadir.
5. Usa el selector de sede de cada ubicación para moverla a otra sede cuando cambie tu distribución.

Define quién ve qué (acceso por sede)

Una sede es un límite de acceso. Por defecto, un usuario nuevo sin sedes concedidas tiene acceso completo al espacio de trabajo y puede ver todas las sedes. Para acotar lo que ve una persona, concédele sedes concretas: abre Editar usuario (o hazlo en la invitación) y selecciona en Acceso por sede las sedes que debe ver. En cuanto seleccionas una o más sedes, ese usuario queda limitado a ellas; si quitas todas las selecciones, recupera el acceso completo.

Los administradores y los superadministradores nunca están limitados por sede, así que para ellos no aparece el control Acceso por sede. Las sedes concedidas solo acotan a gestores, técnicos y auditores. Para cada sede concedida puedes dejar el rol en Heredar (usar allí su rol del espacio de trabajo) o definir un rol distinto para esa sede; por ejemplo, que alguien sea gestor en una sede y técnico en otra.

En la versión 1, el acceso por sede determina la visibilidad y el alcance de las acciones de un usuario. Igual que con los roles, estos controles limitan lo que aparece en la interfaz, y el servidor aplica de forma independiente los mismos límites en cada solicitud.

• Ninguna sede seleccionada: acceso completo al espacio de trabajo (es el valor predeterminado para los usuarios nuevos).
• Una o más sedes seleccionadas: el usuario solo ve esas sedes y solo trabaja en ellas.
• Rol por sede: déjalo en Heredar para reutilizar el rol del espacio de trabajo, o cámbialo para esa sede.
• Los administradores y los superadministradores siempre lo ven todo, tengan o no sedes concedidas.

Configuración y políticas de la organización

Configuración de la organización reúne los ajustes de toda la organización que determinan el aspecto de los registros y el grado de exigencia de tu proceso. El nombre y el logotipo de tu espacio de trabajo aparecen en los PDF de auditoría, en las exportaciones y en los certificados, así que defínelos antes de compartir nada fuera de la empresa. La zona horaria y el formato de fecha que elijas se usan en las marcas de tiempo de auditoría y en toda la aplicación.

Dos interruptores de política controlan el rigor. Exigir aprobación de los eventos de calibración activa el flujo de doble control, de modo que cada calibración debe revisarse y aprobarse antes de confirmarse, y añade la pestaña Aprobaciones a la barra lateral. Exigir firmas electrónicas obliga a los usuarios a volver a autenticarse al aprobar calibraciones de alto riesgo. También puedes permitir que los técnicos gestionen el registro de activos, y configurar cuándo salen los recordatorios de vencimiento y quién los recibe.

• Perfil de la organización: nombre y logotipo de la empresa para informes y certificados.
• Aprobaciones y firmas: exigir aprobación (doble control) y exigir firmas electrónicas.
• Permisos del equipo: permitir que los técnicos añadan, editen e importen activos en bloque.
• Configuración regional: zona horaria y formato de fecha del espacio de trabajo para las marcas de tiempo de auditoría y las exportaciones.
• Recordatorios de calibración: antelación de los avisos y correos electrónicos de los destinatarios de los resúmenes de vencimientos.

Gestiona tu plan y tus usuarios

Abre Equipo y facturación para ver tu plan actual y gestionar tu suscripción. Todos los planes incluyen usuarios ilimitados, así que ampliar tu equipo nunca sube tu factura. Solo los administradores y los superadministradores pueden cambiar la suscripción.

Elige un ciclo de facturación (mensual o anual) y después selecciona un plan para iniciar la compra, que se tramita de forma segura a través de Stripe. Una vez suscrito, Gestionar suscripción y facturación abre el portal de cliente de Stripe, donde puedes actualizar los métodos de pago, descargar facturas y cambiar de plan. Equipo y facturación cubre solo tu plan y tu suscripción. Para gestionar miembros del equipo, roles, invitaciones y ubicaciones, usa el enlace Ir a la configuración del equipo, que abre la página Configuración del equipo.

1. Ve a Equipo y facturación.
2. Elige un ciclo de facturación (Mensual o Anual).
3. Selecciona un plan para iniciar la compra a través de Stripe.
4. Una vez suscrito, usa Gestionar suscripción y facturación para actualizar los datos de pago o consultar las facturas.
5. Usa Ir a la configuración del equipo para invitar o ajustar miembros en la página Configuración del equipo.