Gerencie unidades, usuários e acessos

Onde administrar seu espaço de trabalho

A administração fica em dois lugares. Os membros da equipe e suas funções são gerenciados em Configurações da equipe, e a configuração geral do espaço de trabalho fica em Configurações da organização, Unidades e locais e Notificações. Seu plano e seus usuários ficam na página Equipe e cobrança.

A administração do espaço de trabalho é restrita às funções Administrador e Superadministrador. Se você abrir a página Configurações da organização, Unidades e locais ou Locais sem acesso de administrador, será levado de volta ao seu perfil automaticamente. Gerentes ainda podem acessar a página Equipe para convidar e gerenciar técnicos.

• Equipe: /manager/settings/team (convidar usuários, alterar funções, definir o acesso por unidade, revogar acessos)
• Unidades: /manager/settings/sites (as instalações e os locais que pertencem a cada uma)
• Espaço de trabalho: /manager/settings/workspace (nome, logotipo, fuso horário, política de aprovação e de assinatura)
• Equipe e cobrança: /manager/team-billing (lista de membros, plano e assinatura)

Convide usuários e entenda as funções

Abra Configurações da equipe e selecione Convidar usuário. Informe o nome, o sobrenome, o e-mail e a função da pessoa. Nome e sobrenome são obrigatórios porque aparecem nos registros de auditoria, nos lançamentos de calibração e nas assinaturas eletrônicas. Usuários convidados aparecem como Pendente até aceitarem e depois passam para Ativo.

As funções definem o que cada membro pode fazer (isso é imposto no servidor, não apenas escondido na interface). Escolha a função de menor privilégio que ainda permita à pessoa fazer o trabalho dela.

1. Acesse Configurações da equipe.
2. Selecione Convidar usuário.
3. Informe nome, sobrenome e endereço de e-mail.
4. Escolha uma função na lista Função (sua própria função limita quais funções você pode conceder).
5. Se quiser, restrinja o convite a unidades específicas (veja a seção sobre várias unidades mais abaixo).
6. Selecione Enviar convite. O usuário aparece como Pendente até aceitar.

• Administrador: controle total do espaço de trabalho. Gerencia todos os membros e funções, a cobrança, as unidades e as configurações do espaço de trabalho. Vê todas as unidades.
• Gerente: conduz o programa no dia a dia. Gerencia o cadastro de ativos, registra calibrações, revisa as aprovações em duas etapas e pode convidar e gerenciar Técnicos.
• Técnico: registra calibrações e envia documentos. Por padrão, não gerencia o cadastro de ativos (um administrador pode ativar isso no espaço de trabalho).
• Auditor: somente leitura. Pode revisar registros e exportações, mas não pode registrar calibrações nem alterar dados.
• Superadministrador: uma função oculta de suporte; normalmente você não vai atribuí-la nem vê-la.

Altere funções, edite usuários e revogue acessos

Cada linha de membro tem um menu de ações. Use Editar usuário para atualizar o nome, o e-mail, o local de origem e o status de uma pessoa; Alterar função para mudá-la de função; e Revogar acesso para removê-la do espaço de trabalho. Você não pode alterar sua própria função nem seu status, e não pode revogar seu próprio acesso.

Revogar o acesso arquiva o membro, que deixa de conseguir entrar, mas não apaga o histórico dele. As calibrações que ele registrou continuam no livro de registros com o nome e a data e hora, e é isso que mantém seus registros rastreáveis. Mudanças de função valem a partir do próximo login do usuário.

• Editar usuário: atualize os dados do perfil, defina um local de origem (padrão) ou mude o status entre Ativo, Pendente e Arquivado.
• Alterar função: promova ou rebaixe dentro das funções que você tem permissão para atribuir.
• Revogar acesso: arquive o membro; os registros anteriores continuam atribuídos a ele.
• O local de origem é só um padrão de conveniência nos formulários. Ele não limita quais unidades a pessoa pode ver.

Configure unidades e locais

Se sua organização tem mais de uma instalação, modele cada uma como uma Unidade em Configurações (Unidades). Uma unidade é uma instalação física (uma fábrica, um prédio, um laboratório). Dentro de cada unidade você cria Locais, que são os prédios, laboratórios, bancadas e postos onde os instrumentos de fato ficam. Ao criar um ativo, você escolhe o local dele, e a unidade do ativo decorre desse local.

Uma unidade é marcada como Padrão e é usada sempre que nenhuma unidade é informada. Para criar uma unidade, selecione Adicionar unidade, informe pelo menos um nome (código, endereço e fuso horário são opcionais) e salve. Gerencie os locais no cartão Locais, logo abaixo: adicione um local, atribua-o a uma unidade, renomeie-o ou mova-o entre unidades.

1. Acesse Configurações (Unidades).
2. Selecione Adicionar unidade, informe um nome (e, se quiser, um código, um endereço e um fuso horário) e depois Criar unidade.
3. Defina a instalação mais usada como padrão com Definir como padrão.
4. No cartão Locais, digite o nome de um local, escolha a unidade e selecione Adicionar.
5. Use o seletor de unidade de cada local para mover um local para outra unidade conforme o seu layout mudar.

Defina quem vê o quê (acesso por unidade)

Uma unidade é uma fronteira de acesso. Por padrão, um usuário novo sem unidades concedidas tem acesso total ao espaço de trabalho e vê todas as unidades. Para restringir a visão de alguém, conceda unidades específicas: abra Editar usuário (ou defina isso no convite) e selecione em Acesso por unidade as unidades que a pessoa deve ver. Assim que você seleciona uma ou mais unidades, o usuário fica restrito a elas; limpar todas as seleções devolve o acesso total.

Administradores e Superadministradores nunca são restringidos por unidade, então o controle Acesso por unidade não aparece para eles. As concessões por unidade só se aplicam a Gerentes, Técnicos e Auditores. Para cada unidade concedida, você pode deixar a função em Herdar (usa a função do espaço de trabalho) ou definir uma função diferente naquela unidade, por exemplo tornando alguém Gerente em uma unidade e Técnico em outra.

Na versão 1, o acesso por unidade controla a visibilidade e o escopo das ações de cada usuário. Assim como nas funções, esses controles definem o que aparece na interface, e o servidor impõe as mesmas fronteiras de forma independente em cada requisição.

• Nenhuma unidade selecionada: acesso total ao espaço de trabalho (é o padrão para usuários novos).
• Uma ou mais unidades selecionadas: o usuário só vê e trabalha dentro dessas unidades.
• Função por unidade: deixe em Herdar para reaproveitar a função do espaço de trabalho ou substitua-a naquela unidade.
• Administradores e Superadministradores sempre veem tudo, independentemente das concessões.

Configurações e políticas da organização

Configurações da organização reúne a configuração geral da organização, que define como os registros aparecem e quão rigoroso é o seu processo. O nome e o logotipo do espaço de trabalho aparecem nos PDFs de auditoria, nas exportações e nos certificados, então defina-os antes de compartilhar qualquer coisa com terceiros. O fuso horário e o formato de data escolhidos são usados nos horários de auditoria e em todo o app.

Duas opções de política controlam o rigor. Exigir aprovação para eventos de calibração ativa o fluxo de aprovação em duas etapas, de modo que toda calibração precisa ser revisada e aprovada antes de ser confirmada, e adiciona a aba Aprovações à barra lateral. Exigir assinaturas eletrônicas obriga os usuários a se autenticarem de novo ao aprovar calibrações de alto risco. Você também pode permitir que técnicos gerenciem o cadastro de ativos e configurar quando os lembretes de vencimento são enviados e quem os recebe.

• Perfil da organização: nome e logotipo da empresa para relatórios e certificados.
• Aprovações e assinaturas: exigir aprovação (em duas etapas) e exigir assinaturas eletrônicas.
• Permissões da equipe: permitir que técnicos adicionem, editem e importem ativos em massa.
• Localização: fuso horário e formato de data do espaço de trabalho para os horários de auditoria e as exportações.
• Lembretes de calibração: antecedência e e-mails dos destinatários dos resumos de vencimento.

Gerencie seu plano e seus usuários

Abra Equipe e cobrança para ver seu plano atual e gerenciar a assinatura. Usuários ilimitados estão incluídos em todos os planos, então aumentar a equipe nunca aumenta sua fatura. Só Administradores e Superadministradores podem mudar a assinatura.

Escolha um ciclo de cobrança (mensal ou anual) e selecione um plano para iniciar a compra, que é processada com segurança pela Stripe. Depois de assinar, Gerenciar assinatura e cobrança abre o portal do cliente da Stripe, onde você pode atualizar as formas de pagamento, baixar faturas e mudar de plano. Equipe e cobrança trata apenas do plano e da assinatura. Para gerenciar membros da equipe, funções, convites e locais, use o link Ir para Configurações da equipe, que abre a página Configurações da equipe.

1. Acesse Equipe e cobrança.
2. Escolha um ciclo de cobrança (Mensal ou Anual).
3. Selecione um plano para iniciar a compra pela Stripe.
4. Depois de assinar, use Gerenciar assinatura e cobrança para atualizar os dados de pagamento ou as faturas.
5. Use Ir para Configurações da equipe para convidar ou ajustar membros na página Configurações da equipe.