Standorte, Benutzer und Zugriffe verwalten

Wo Sie Ihren Arbeitsbereich verwalten

Die Verwaltung findet an zwei Stellen statt. Teammitglieder und Rollen verwalten Sie unter Team-Einstellungen. Die Konfiguration für den gesamten Arbeitsbereich liegt unter Organisationseinstellungen, Standorte & Orte und Benachrichtigungen. Tarif und Plätze finden Sie auf der Seite Team & Abrechnung.

Die Verwaltung des Arbeitsbereichs ist den Rollen Administrator und Super-Admin vorbehalten. Wenn Sie die Seite Organisationseinstellungen, Standorte & Orte oder Orte ohne Administratorrechte öffnen, werden Sie automatisch zu Ihrem Profil zurückgeleitet. Manager erreichen weiterhin die Seite Team, um Techniker einzuladen und zu verwalten.

• Team: /manager/settings/team (Benutzer einladen, Rollen ändern, Standortzugriff eingrenzen, Zugriff entziehen)
• Standorte: /manager/settings/sites (Betriebsstätten und die zugehörigen Orte)
• Arbeitsbereich: /manager/settings/workspace (Name, Logo, Zeitzone, Richtlinie für Freigaben und Signaturen)
• Team & Abrechnung: /manager/team-billing (Mitgliederliste, Tarif und Abonnement)

Benutzer einladen und die Rollen verstehen

Öffnen Sie die Team-Einstellungen und wählen Sie „Benutzer einladen“. Geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse der Person ein und wählen Sie eine Rolle. Vor- und Nachname sind Pflicht, weil sie in Auditdatensätzen, Kalibriereinträgen und elektronischen Signaturen erscheinen. Eingeladene Benutzer erscheinen als Ausstehend, bis sie annehmen, und wechseln dann zu Aktiv.

Rollen legen fest, was jedes Mitglied tun kann (das wird auf dem Server durchgesetzt und nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet). Wählen Sie die Rolle mit den geringsten Rechten, mit der die Person ihre Arbeit noch erledigen kann.

1. Öffnen Sie die Team-Einstellungen.
2. Wählen Sie „Benutzer einladen“.
3. Geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein.
4. Wählen Sie eine Rolle aus der Liste Rolle (Ihre eigene Rolle begrenzt, welche Rollen Sie vergeben können).
5. Grenzen Sie die Einladung optional auf bestimmte Standorte ein (siehe den Abschnitt zu mehreren Standorten weiter unten).
6. Wählen Sie „Einladung senden“. Der Benutzer erscheint als Ausstehend, bis er die Einladung annimmt.

• Administrator: volle Kontrolle über den Arbeitsbereich. Verwaltet alle Mitglieder und Rollen, die Abrechnung, die Standorte und die Einstellungen des Arbeitsbereichs. Sieht alle Standorte.
• Manager: führt das Programm im Alltag. Verwaltet den Messmittelbestand, erfasst Kalibrierungen, prüft Freigaben nach dem Vier-Augen-Prinzip und kann Techniker einladen und verwalten.
• Techniker: erfasst Kalibrierungen und lädt Dokumente hoch. Kann den Messmittelbestand standardmäßig nicht verwalten (ein Administrator kann das je Arbeitsbereich freischalten).
• Auditor: nur Lesezugriff. Kann Datensätze und Exporte prüfen, aber keine Kalibrierungen erfassen oder Daten ändern.
• Super-Admin: eine verborgene Support-Rolle. Sie werden sie normalerweise weder vergeben noch sehen.

Rollen ändern, Benutzer bearbeiten und Zugriff entziehen

Jede Mitgliederzeile hat ein Aktionsmenü. Mit „Benutzer bearbeiten“ ändern Sie Name, E-Mail-Adresse, Heimatort und Status einer Person, mit „Rolle ändern“ geben Sie ihr eine andere Rolle, und mit „Zugriff entziehen“ entfernen Sie sie aus dem Arbeitsbereich. Ihre eigene Rolle und Ihren eigenen Status können Sie nicht ändern, und Ihren eigenen Zugriff können Sie nicht entziehen.

Wenn Sie den Zugriff entziehen, wird das Mitglied archiviert und kann sich nicht mehr anmelden. Seine Historie wird aber nicht gelöscht. Kalibrierungen, die es erfasst hat, bleiben mit Name und Zeitstempel im Journal, und genau das hält Ihre Datensätze rückführbar. Rollenänderungen gelten ab der nächsten Anmeldung des Benutzers.

• Benutzer bearbeiten: Profilangaben ändern, einen Heimatort (Standardort) festlegen oder den Status zwischen Aktiv, Ausstehend und Archiviert wechseln.
• Rolle ändern: innerhalb der Rollen, die Sie vergeben dürfen, hoch- oder herabstufen.
• Zugriff entziehen: das Mitglied archivieren. Seine früheren Datensätze bleiben ihm zugeordnet.
• Der Heimatort ist nur eine praktische Voreinstellung in Formularen. Er schränkt nicht ein, welche Standorte eine Person sehen kann.

Standorte und Orte einrichten

Wenn Ihre Organisation mehr als eine Betriebsstätte betreibt, bilden Sie jede als Standort unter Einstellungen (Standorte) ab. Ein Standort ist eine physische Betriebsstätte (ein Werk, ein Gebäude, ein Labor). Innerhalb jedes Standorts legen Sie Orte an, also die Gebäude, Labore, Messplätze und Arbeitsplätze, an denen die Messmittel tatsächlich stehen. Wenn Sie ein Messmittel anlegen, wählen Sie seinen Ort, und der Standort des Messmittels ergibt sich aus diesem Ort.

Ein Standort ist als Standard markiert und wird immer dann verwendet, wenn kein Standort angegeben ist. Um einen Standort anzulegen, wählen Sie „Standort hinzufügen“, geben mindestens einen Namen ein (Kürzel, Adresse und Zeitzone sind optional) und speichern. Orte verwalten Sie in der Karte Orte darunter: Ort hinzufügen, einem Standort zuordnen, umbenennen oder an einen anderen Standort verschieben.

1. Öffnen Sie Einstellungen (Standorte).
2. Wählen Sie „Standort hinzufügen“, geben Sie einen Namen ein (optional ein Kürzel, eine Adresse und eine Zeitzone) und klicken Sie auf „Standort erstellen“.
3. Machen Sie Ihre meistgenutzte Betriebsstätte mit „Als Standard festlegen“ zum Standard.
4. Tippen Sie in der Karte Orte einen Ortsnamen ein, wählen Sie seinen Standort und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
5. Verschieben Sie einen Ort mit der Standortauswahl in seiner Zeile an einen anderen Standort, wenn sich Ihre Aufteilung ändert.

Festlegen, wer was sieht (Standortzugriff)

Ein Standort ist eine Zugriffsgrenze. Standardmäßig hat ein neuer Benutzer ohne Standortfreigaben vollen Zugriff auf den Arbeitsbereich und sieht alle Standorte. Um die Sicht einer Person einzuschränken, geben Sie ihr bestimmte Standorte frei. Öffnen Sie dazu „Benutzer bearbeiten“ (oder legen Sie es in der Einladung fest) und wählen Sie unter Standortzugriff die Standorte aus, die sie sehen soll. Sobald Sie einen oder mehrere Standorte auswählen, ist der Benutzer auf genau diese Standorte beschränkt. Heben Sie alle Auswahlen auf, hat er wieder vollen Zugriff.

Administratoren und Super-Admins werden nie nach Standort eingeschränkt, daher erscheint das Steuerelement Standortzugriff für sie nicht. Standortfreigaben grenzen nur Manager, Techniker und Auditoren ein. Für jeden freigegebenen Standort können Sie die Rolle auf Übernehmen lassen (dann gilt dort die Rolle im Arbeitsbereich) oder eine eigene Rolle je Standort festlegen. So kann jemand an einem Standort Manager und an einem anderen Techniker sein.

In Version 1 regelt der Standortzugriff die Sichtbarkeit und den Umfang der Aktionen eines Benutzers. Wie bei den Rollen steuern diese Einstellungen, was in der Oberfläche erscheint, und der Server setzt dieselben Grenzen bei jeder Anfrage unabhängig davon durch.

• Keine Standorte ausgewählt: voller Zugriff auf den Arbeitsbereich (das ist die Voreinstellung für neue Benutzer).
• Ein oder mehrere Standorte ausgewählt: Der Benutzer sieht und arbeitet nur innerhalb dieser Standorte.
• Rolle je Standort: auf Übernehmen lassen, um die Rolle im Arbeitsbereich zu verwenden, oder für diesen Standort überschreiben.
• Administratoren und Super-Admins sehen immer alles, unabhängig von Freigaben.

Organisationseinstellungen und Richtlinien

Die Organisationseinstellungen enthalten die organisationsweite Konfiguration. Sie bestimmt, wie Datensätze aussehen und wie streng Ihr Prozess ist. Name und Logo Ihres Arbeitsbereichs erscheinen auf Audit-PDFs, Exporten und Kalibrierscheinen. Legen Sie sie also fest, bevor Sie etwas nach außen weitergeben. Die gewählte Zeitzone und das Datumsformat gelten für Audit-Zeitstempel und in der gesamten App.

Zwei Richtlinienschalter bestimmen die Strenge. „Genehmigung für Kalibrierereignisse verlangen“ aktiviert das Vier-Augen-Prinzip, sodass jede Kalibrierung vor dem Festschreiben geprüft und freigegeben werden muss, und fügt der Seitenleiste den Reiter Genehmigungen hinzu. „Elektronische Signaturen verlangen“ zwingt Benutzer, sich bei der Freigabe risikoreicher Kalibrierungen erneut zu authentifizieren. Sie können außerdem Technikern erlauben, den Messmittelbestand zu verwalten, und festlegen, wann Erinnerungen an Fälligkeitstermine verschickt werden und wer sie erhält.

• Organisationsprofil: Name und Firmenlogo für Berichte und Kalibrierscheine.
• Genehmigungen & Signaturen: Freigabe (Vier-Augen-Prinzip) und elektronische Signaturen verlangen.
• Teamberechtigungen: Technikern erlauben, Messmittel hinzuzufügen, zu bearbeiten und per Massenimport einzuspielen.
• Lokalisierung: Zeitzone und Datumsformat des Arbeitsbereichs für Audit-Zeitstempel und Exporte.
• Kalibriererinnerungen: Vorlaufzeiten und Empfängeradressen für Übersichten zu Fälligkeitsterminen.

Tarif und Plätze verwalten

Öffnen Sie Team & Abrechnung, um Ihren aktuellen Tarif zu sehen und Ihr Abonnement zu verwalten. In jeder Stufe sind unbegrenzt viele Benutzer enthalten, ein wachsendes Team erhöht Ihre Rechnung also nie. Nur Administratoren und Super-Admins können das Abonnement ändern.

Wählen Sie einen Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich) und dann einen Tarif, um den Bezahlvorgang zu starten. Er wird sicher über Stripe abgewickelt. Sobald Sie abonniert haben, öffnet „Abonnement & Abrechnung verwalten“ das Stripe-Kundenportal, in dem Sie Zahlungsmethoden aktualisieren, Rechnungen herunterladen und Ihren Tarif ändern. Team & Abrechnung umfasst nur Ihren Tarif und Ihr Abonnement. Um Teammitglieder, Rollen, Einladungen und Orte zu verwalten, nutzen Sie den Link „Zu den Team-Einstellungen“, der die Seite Team-Einstellungen öffnet.

1. Öffnen Sie Team & Abrechnung.
2. Wählen Sie einen Abrechnungszeitraum (Monatlich oder Jährlich).
3. Wählen Sie einen Tarif, um den Bezahlvorgang über Stripe zu beginnen.
4. Nutzen Sie nach dem Abschluss „Abonnement & Abrechnung verwalten“, um Zahlungsdaten zu aktualisieren oder Rechnungen abzurufen.
5. Nutzen Sie „Zu den Team-Einstellungen“, um auf der Seite Team-Einstellungen Mitglieder einzuladen oder anzupassen.