Gérer les sites, les utilisateurs et les accès

Où administrer votre espace de travail

L'administration se fait à deux endroits. Les membres de l'équipe et leurs rôles se gèrent dans Paramètres de l'équipe, et la configuration de tout l'espace de travail se trouve dans Paramètres de l'organisation, Sites et emplacements, et Notifications. Votre offre et vos utilisateurs figurent sur la page Équipe et facturation.

L'administration de l'espace de travail est réservée aux rôles Administrateur et Super administrateur. Si vous ouvrez la page Paramètres de l'organisation, Sites et emplacements ou Emplacements sans droits d'administration, vous êtes renvoyé automatiquement vers votre profil. Les responsables peuvent tout de même accéder à la page Équipe pour inviter et gérer des techniciens.

• Équipe : /manager/settings/team (inviter des utilisateurs, changer les rôles, restreindre l'accès par site, révoquer l'accès)
• Sites : /manager/settings/sites (les établissements et les emplacements qui appartiennent à chacun)
• Espace de travail : /manager/settings/workspace (nom, logo, fuseau horaire, politique d'approbation et de signature)
• Équipe et facturation : /manager/team-billing (liste des membres, offre et abonnement)

Inviter des utilisateurs et comprendre les rôles

Ouvrez Paramètres de l'équipe et sélectionnez « Inviter un utilisateur ». Saisissez le prénom, le nom, l'adresse e-mail et le rôle de la personne. Le prénom et le nom sont obligatoires, car ils figurent sur les enregistrements d'audit, les saisies d'étalonnage et les signatures électroniques. Les utilisateurs invités apparaissent En attente jusqu'à ce qu'ils acceptent, puis passent à Actif.

Les rôles définissent ce que chaque membre peut faire (c'est appliqué côté serveur, pas seulement masqué dans l'interface). Choisissez le rôle le moins privilégié qui permet encore à la personne de faire son travail.

1. Allez dans Paramètres de l'équipe.
2. Sélectionnez « Inviter un utilisateur ».
3. Saisissez le prénom, le nom et l'adresse e-mail.
4. Choisissez un rôle dans la liste Rôle (votre propre rôle limite les rôles que vous pouvez attribuer).
5. Si besoin, limitez l'invitation à certains sites (voir la section multisite ci-dessous).
6. Sélectionnez « Envoyer l'invitation ». L'utilisateur apparaît En attente jusqu'à ce qu'il accepte.

• Administrateur : contrôle total de l'espace de travail. Gère tous les membres et les rôles, la facturation, les sites et les paramètres de l'espace de travail. Voit tous les sites.
• Responsable : pilote le programme au quotidien. Gère le registre des équipements, enregistre des étalonnages, examine les approbations en double validation, et peut inviter et gérer des techniciens.
• Technicien : enregistre des étalonnages et téléverse des documents. Ne peut pas gérer le registre des équipements par défaut (un administrateur peut l'autoriser pour l'espace de travail).
• Auditeur : lecture seule. Peut consulter les enregistrements et les exports, mais ne peut ni enregistrer d'étalonnages ni modifier les données.
• Super administrateur : un rôle d'assistance masqué, que vous n'aurez normalement ni à attribuer ni à voir.

Changer les rôles, modifier les utilisateurs et révoquer l'accès

Chaque ligne de membre dispose d'un menu d'actions. Utilisez « Modifier l'utilisateur » pour mettre à jour le nom, l'adresse e-mail, l'emplacement de rattachement et le statut d'une personne, « Changer de rôle » pour la faire passer d'un rôle à un autre, et « Révoquer l'accès » pour la retirer de l'espace de travail. Vous ne pouvez pas changer votre propre rôle ou votre propre statut, ni révoquer votre propre accès.

Révoquer l'accès archive le membre, qui ne peut plus se connecter, mais n'efface pas son historique. Les étalonnages qu'il a enregistrés restent dans le registre avec son nom et leur horodatage, et c'est ce qui garde vos enregistrements traçables. Les changements de rôle prennent effet à la prochaine connexion de l'utilisateur.

• Modifier l'utilisateur : mettez à jour les informations du profil, définissez un emplacement de rattachement (par défaut) ou faites passer le statut entre Actif, En attente et Archivé.
• Changer de rôle : promouvez ou rétrogradez parmi les rôles que vous êtes autorisé à attribuer.
• Révoquer l'accès : archivez le membre. Ses enregistrements passés lui restent attribués.
• L'emplacement de rattachement n'est qu'une valeur par défaut pratique dans les formulaires. Il ne limite pas les sites qu'une personne peut voir.

Créer les sites et les emplacements

Si votre organisation exploite plusieurs établissements, représentez chacun d'eux par un Site dans Paramètres (Sites). Un site est un établissement physique (une usine, un bâtiment, un laboratoire). Dans chaque site, vous créez des Emplacements : les bâtiments, laboratoires, bancs et postes où se trouvent réellement les instruments. Quand vous créez un équipement, vous choisissez son emplacement, et le site de l'équipement découle de cet emplacement.

Un site est marqué Par défaut et sert chaque fois qu'aucun site n'est précisé. Pour créer un site, sélectionnez « Ajouter un site », saisissez au moins un nom (le code, l'adresse et le fuseau horaire sont facultatifs), puis enregistrez. Gérez les emplacements dans la carte Emplacements juste en dessous : ajoutez un emplacement, rattachez-le à un site, renommez-le ou déplacez-le d'un site à l'autre.

1. Allez dans Paramètres (Sites).
2. Sélectionnez « Ajouter un site », saisissez un nom (et éventuellement un code, une adresse et un fuseau horaire), puis « Créer le site ».
3. Définissez votre établissement le plus utilisé comme site par défaut avec « Définir par défaut ».
4. Dans la carte Emplacements, tapez le nom d'un emplacement, choisissez son site et sélectionnez « Ajouter ».
5. Utilisez le sélecteur de site de chaque emplacement pour le déplacer vers un autre site quand votre organisation évolue.

Définir qui voit quoi (accès aux sites)

Un site est une frontière d'accès. Par défaut, un nouvel utilisateur sans site attribué a accès à tout l'espace de travail et voit tous les sites. Pour restreindre ce que voit une personne, attribuez-lui des sites précis : ouvrez « Modifier l'utilisateur » (ou faites-le dès l'invitation), puis sélectionnez sous Accès aux sites les sites qu'elle doit voir. Dès qu'un ou plusieurs sites sont sélectionnés, cet utilisateur est limité à ces seuls sites. Tout désélectionner rétablit l'accès complet.

Les administrateurs et les super administrateurs ne sont jamais restreints par site : le réglage Accès aux sites n'apparaît donc pas pour eux. Les attributions de sites ne concernent que les responsables, les techniciens et les auditeurs. Pour chaque site attribué, vous pouvez laisser le rôle sur Hériter (la personne y garde son rôle dans l'espace de travail) ou définir un rôle propre au site, par exemple faire de quelqu'un un responsable sur un site et un technicien sur un autre.

Dans la version 1, l'accès aux sites régit la visibilité et le périmètre des actions d'un utilisateur. Comme pour les rôles, ces réglages déterminent ce qui s'affiche dans l'interface, et le serveur applique de son côté les mêmes limites à chaque requête.

• Aucun site sélectionné : accès à tout l'espace de travail (c'est le réglage par défaut des nouveaux utilisateurs).
• Un ou plusieurs sites sélectionnés : l'utilisateur ne voit que ces sites et ne travaille que dans leur périmètre.
• Rôle par site : laissez sur Hériter pour reprendre le rôle de l'espace de travail, ou remplacez-le pour ce site.
• Les administrateurs et les super administrateurs voient toujours tout, quelles que soient les attributions.

Paramètres et politique de l'organisation

Paramètres de l'organisation regroupe la configuration de toute l'organisation, qui détermine l'aspect des enregistrements et le niveau d'exigence de votre processus. Le nom et le logo de votre espace de travail apparaissent sur les PDF d'audit, les exports et les certificats : définissez-les avant de partager quoi que ce soit à l'extérieur. Le fuseau horaire et le format de date choisis servent pour les horodatages d'audit et dans toute l'application.

Deux options de politique règlent la rigueur. « Exiger l'approbation des événements d'étalonnage » active le circuit de double validation : chaque étalonnage doit alors être revu et approuvé avant d'être validé, et l'onglet Approbations s'ajoute à la barre latérale. « Exiger les signatures électroniques » oblige les utilisateurs à se réauthentifier lorsqu'ils approuvent des étalonnages à risque élevé. Vous pouvez aussi autoriser les techniciens à gérer le registre des équipements, et configurer quand partent les rappels d'échéance et qui les reçoit.

• Profil de l'organisation : nom et logo de l'entreprise pour les rapports et les certificats.
• Approbations et signatures : exiger l'approbation (double validation) et exiger les signatures électroniques.
• Autorisations de l'équipe : autoriser les techniciens à ajouter, modifier et importer en masse des équipements.
• Localisation : fuseau horaire et format de date de l'espace de travail pour les horodatages d'audit et les exports.
• Rappels d'étalonnage : délais d'anticipation et adresses e-mail des destinataires des récapitulatifs d'échéances.

Gérer votre offre et vos utilisateurs

Ouvrez Équipe et facturation pour consulter votre offre actuelle et gérer votre abonnement. Les utilisateurs illimités sont inclus à tous les niveaux d'offre : agrandir votre équipe n'augmente jamais votre facture. Seuls les administrateurs et les super administrateurs peuvent modifier l'abonnement.

Choisissez un cycle de facturation (mensuel ou annuel), puis sélectionnez une offre pour lancer le paiement, traité de façon sécurisée par Stripe. Une fois abonné, « Gérer l'abonnement et la facturation » ouvre le portail client Stripe, où vous mettez à jour vos moyens de paiement, téléchargez vos factures et changez d'offre. Équipe et facturation ne couvre que votre offre et votre abonnement. Pour gérer les membres de l'équipe, les rôles, les invitations et les emplacements, utilisez le lien « Aller aux paramètres de l'équipe », qui ouvre la page Paramètres de l'équipe.

1. Allez dans Équipe et facturation.
2. Choisissez un cycle de facturation (Mensuel ou Annuel).
3. Sélectionnez une offre pour lancer le paiement via Stripe.
4. Après la souscription, utilisez « Gérer l'abonnement et la facturation » pour mettre à jour vos informations de paiement ou consulter vos factures.
5. Utilisez « Aller aux paramètres de l'équipe » pour inviter des membres ou modifier leurs réglages sur la page Paramètres de l'équipe.