Exporter un dossier prêt pour l'audit

Commencer au Centre d'audit

Le Centre d'audit (Centre d'audit dans la navigation de gauche, route /manager/audit-center) est l'endroit où vous rassemblez les preuves pour un organisme de réglementation ou un auditeur et où vous consultez l'activité d'exportation récente. Vous y utiliserez surtout deux cartes : Intégrité du registre et Générer l'archive d'audit.

Ouvrez-le avant un audit pour vérifier que vos enregistrements sont intacts et produire le dossier au même endroit. Tout est généré sur demande : le dossier reflète donc toujours vos données actuelles au moment de l'exportation.

Vérifier d'abord la chaîne du registre

Les enregistrements d'étalonnage sont inscrits dans un registre à détection d'altération, chaîné par empreintes. La carte Intégrité du registre parcourt cette chaîne pour chaque enregistrement d'étalonnage validé de votre espace de travail et signale toute entrée modifiée après son approbation.

Faire cette vérification avant d'exporter vous donne un résultat d'intégrité propre à montrer, et confirme qu'aucune surprise ne se cache dans les enregistrements que vous vous apprêtez à remettre.

1. Au Centre d'audit, repérez la carte Intégrité du registre.
2. Cliquez sur Vérifier la chaîne du registre.
3. Lisez le résultat. Une chaîne valide indique le nombre d'entrées d'étalonnage validées vérifiées de bout en bout, avec l'heure de la vérification.
4. Si une non-concordance est signalée, notez l'entrée du registre en cause et écrivez à support@axiospec.com, puisqu'un enregistrement validé qui a été modifié est un événement sensible sur le plan de la sécurité.

Produire et télécharger le dossier d'audit

Le dossier d'audit est une seule archive ZIP générée sur demande. Elle contient deux fichiers : un Rapport d'audit d'étalonnage (audit_summary.pdf) et un manifeste (audit_manifest.csv) qui énumère vos actifs et les entrées du registre.

1. Au Centre d'audit, allez à la carte Générer l'archive d'audit.
2. Cliquez sur Générer l'archive de conformité. Le bouton affiche la progression pendant la compilation des documents.
3. Quand le téléchargement commence, enregistrez le fichier ZIP. Il apparaît aussi dans Exportations récentes avec une action Télécharger pour le récupérer plus tard.
4. Ouvrez le ZIP et confirmez que les deux fichiers s'y trouvent avant de le transmettre à votre évaluateur.

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1. 1 Sélectionnez Exporter la piste d'audit pour produire le dossier (aussi offert au Centre d'audit).
2. 2 Définissez d'abord la portée : tous les sites ou un seul site.
3. 3 Le dossier résume ces compteurs : conformes, échéance proche et en retard.

Ce que contient le dossier

Le Rapport d'audit d'étalonnage en PDF donne à l'évaluateur un portrait lisible de votre programme, et le manifeste CSV lui fournit les données sous-jacentes pour filtrer et contre-vérifier.

• Sommaire des états : un décompte de tableau de bord du total des actifs, réparti entre Dans la tolérance, Échéance proche, En retard et éléments en échec.
• Intégrité et vérification : le résultat du parcours du registre à détection d'altération, y compris le nombre d'entrées vérifiées et les empreintes de tête et d'origine de la chaîne.
• Piste d'étalonnage : chaque entrée du registre avec l'actif, l'événement, l'état, la personne qui l'a effectué, la date de l'intervention et le résultat Conforme / Non conforme / Limité / Ajusté.
• Éléments hors tolérance : une section consacrée aux actifs et aux événements ayant un résultat Non conforme, Limité ou Endommagé, avec les lectures avant et après ajustage.
• Approbations : une liste des actifs avec leurs responsables, procédures, intervalles et prochaines échéances, ainsi que l'attribution de l'exécution et de l'approbation portée par les enregistrements.
• Manifeste CSV : une ligne par actif et une ligne par entrée du registre, avec les étiquettes, les numéros de série, le site et l'emplacement, les champs personnalisés de l'espace de travail, les résultats, les lectures, les colonnes d'incertitude et de règle de décision, les étalons de référence, les numéros de certificat, ainsi que les valeurs d'empreinte de l'enregistrement et de l'enregistrement précédent pour chaque entrée.

Télécharger le certificat d'un seul actif

Quand un auditeur veut la documentation d'un instrument précis, vous n'avez pas besoin de tout le dossier. Chaque actif a son propre Certificat d'étalonnage, produit à partir de son dernier étalonnage approuvé.

Le certificat comporte trois sections : Instrument (étiquette, fabricant, modèle, numéro de série, emplacement, intervalle), Étalonnage (date d'exécution, résultat, valeur nominale, tolérance, lectures avant et après ajustage, étalon de référence, conditions ambiantes, numéro de certificat) et Attestation (exécuté par, approbation et heure de l'approbation). Il porte aussi l'empreinte de l'enregistrement, à détection d'altération.

1. Ouvrez le Registre des actifs (route /manager/asset-ledger) et sélectionnez l'instrument pour ouvrir sa page de détails (/manager/asset-ledger/:id).
2. Dans l'en-tête de la page, cliquez sur Télécharger le certificat.
3. Enregistrez le PDF quand il est prêt.
4. Si un message indique qu'il n'y a pas encore d'étalonnage approuvé à certifier, enregistrez et approuvez d'abord un étalonnage pour cet actif, puis réessayez.

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1. 1 Téléchargez en PDF le Certificat d'étalonnage d'un seul instrument.
2. 2 La piste d'étalonnage complète de l'instrument, avec un certificat lié à chaque ligne.
3. 3 État actuel, dernier étalonnage, date d'échéance et tolérance spécifiée.

Définir la portée du dossier par date ou par site

Les auditeurs s'intéressent habituellement à une période définie ou à une seule installation. Vous pouvez restreindre ce que contiennent vos preuves pour que le dossier corresponde à la portée évaluée plutôt qu'à tout votre historique.

Pour la portée par date, alignez les enregistrements présentés sur la période d'audit, et utilisez la piste d'étalonnage et le manifeste CSV (qui portent les horodatages d'exécution et d'exportation) pour filtrer sur les dates visées. Pour la portée par site, travaillez à partir des actifs d'une seule installation : chaque actif, chaque certificat et chaque ligne du manifeste porte son site et son emplacement, ce qui permet à un espace de travail multisite de présenter un site à la fois.

• Par date : fiez-vous aux horodatages d'exécution de la piste d'étalonnage et du manifeste CSV pour limiter les enregistrements à la période d'audit.
• Par site : chaque ligne et chaque certificat porte son site et son emplacement, ce qui vous permet de présenter les enregistrements de l'installation évaluée.

Ce que le dossier fait et ne fait pas

Axiospec produit la documentation : des dossiers traçables et prêts pour l'audit, tirés d'un registre à détection d'altération avec horodatage et signatures électroniques, les modifications importantes passant par un flux d'approbation rédacteur-réviseur. Vous avez ainsi des preuves cohérentes et défendables à remettre.

Axiospec ne certifie pas, ne garantit pas et n'assure pas que vous réussirez un audit. Le résultat dépend de vos propres processus, de l'exhaustivité des données que vous avez saisies, de votre portée et de votre évaluateur. Considérez le dossier comme les preuves que vous apportez à l'audit, pas comme le verdict.