Comment suivre les échéances d'étalonnage dans un logiciel (et ne plus laisser filer les rappels)

Le problème : des instruments en retard découverts pendant un audit

Presque tous les programmes d'étalonnage commencent dans un chiffrier. Ça fonctionne, jusqu'au jour où ça ne fonctionne plus. Une seule personne s'occupe du fichier, elle le met à jour quand elle y pense, et les échéances finissent par ne plus être à jour. Puis un auditeur prend un pied à coulisse, vérifie l'autocollant, et constate qu'il est échu depuis quatre mois. Vous voilà à rédiger une non-conformité et à réexaminer chaque mesure prise avec cet instrument depuis qu'il est en retard.

Le chiffrier n'est pas vraiment le coupable. Le problème, c'est qu'un fichier statique ne peut pas vous dire ce qui a changé aujourd'hui. Il ne sait pas qu'une jauge a été étalonnée la semaine dernière, ni que trois autres arrivent à échéance vendredi. Quelqu'un doit regarder, et les gens sont occupés. Suivre les échéances dans un logiciel prend en charge la partie où les humains sont mauvais : surveiller une liste qui bouge, chaque jour sans exception.

Comment un logiciel calcule la prochaine échéance

Le calcul de base est simple. Prenez la date du dernier étalonnage, ajoutez l'intervalle d'étalonnage, et vous obtenez la prochaine échéance. Si un micromètre a été étalonné le 10 janvier avec un intervalle de 12 mois, il arrive à échéance le 10 janvier de l'année suivante. Le logiciel fait ce calcul pour tous les instruments à la fois et garde la date à jour à mesure que de nouveaux étalonnages sont enregistrés.

C'est l'intervalle qui relève du jugement, pas le calcul. Réglez-le trop long, et vous risquez d'utiliser un instrument qui a dérivé. Réglez-le trop court, et vous payez des étalonnages dont vous n'aviez pas besoin. L'intervalle dépend de l'utilisation de l'instrument, de son historique et de la norme que vous appliquez. Si vous n'avez pas encore tranché, le guide et le calculateur d'intervalles ci-dessous vous accompagnent.

• Comment fixer les intervalles d'étalonnage
• Calculateur d'intervalle d'étalonnage

Échéances proches, retards et rappels

Une échéance à elle seule n'est qu'un nombre dans une cellule. Ce qui empêche les rappels d'étalonnage de filer, c'est de transformer cette date en un état sur lequel on peut agir, avec un rappel qui joint une personne avant que la date soit dépassée.

• Échéance proche : les instruments qui arrivent à échéance dans une fenêtre que vous choisissez, pour avoir le temps de planifier le travail ou d'envoyer l'article à l'externe.
• En retard : les instruments qui ont dépassé leur échéance, comptés et séparés pour qu'on ne puisse pas les manquer.
• Rappels : des notifications envoyées avant une échéance, pour que la bonne personne agisse pendant qu'il reste de la marge.
• Compteurs d'état : un décompte continu des instruments à jour, bientôt à échéance et en retard dans tout l'atelier.

Une vue de préparation d'un coup d'œil

Les compteurs sont utiles, mais les gens pensent aussi en dates. Une vue calendrier couvre l'essentiel de ce dont un responsable qualité a besoin un lundi matin.

Un Calendrier des échéances d'étalonnage présente ce qui arrive à échéance, date par date : vous voyez une semaine chargée avant qu'elle arrive et vous planifiez en conséquence. À côté, des compteurs d'état résument tout le registre : combien d'instruments sont à jour, combien arrivent bientôt à échéance et combien sont en retard. Cliquer sur un compteur filtre directement cette liste. Ensemble, c'est la vue à avoir sous les yeux quand quelqu'un vous demande si vous êtes prêt pour un audit, au lieu de fouiller dans un chiffrier pour répondre.

Le logiciel appuie cette préparation. Il ne la certifie pas. Votre réussite dépend toujours de vos propres processus, de votre portée et de votre évaluateur. L'avantage, c'est que le dossier reste prêt pour l'audit au fil du travail, au lieu d'être reconstitué la veille.

Garder des dates fiables à l'établi

Le suivi des échéances ne fonctionne que si la date du dernier étalonnage est exacte. Tout s'écroule quand enregistrer un étalonnage veut dire retourner à un bureau pour mettre un fichier à jour plus tard, ou jamais.

Avec des applications natives iOS et Android, vous pouvez balayer une étiquette à code QR ou à code-barres sur l'instrument, afficher sa fiche et enregistrer l'étalonnage directement à l'établi ou sur le terrain. Vous pouvez imprimer vos propres étiquettes d'actifs gratuitement et dicter vos lectures. Chaque saisie est attribuée à un utilisateur et horodatée dans une piste d'audit à détection d'altération, chaînée par empreintes, et les certificats d'étalonnage sont joints à chaque actif. Quand un auditeur demande une preuve, c'est une exportation du dossier d'audit en un clic, en PDF et en CSV avec une page d'intégrité, plutôt qu'une course contre la montre.

Comment Axiospec gère les échéances

Axiospec calcule la prochaine échéance de chaque instrument, compte ce qui arrive bientôt à échéance et ce qui est en retard, et envoie des rappels pour qu'aucun rappel d'étalonnage ne vous échappe. Le Calendrier des échéances et les compteurs d'état cliquables vous donnent la vue d'un coup d'œil. Axiospec fonctionne dans le navigateur, avec des applications natives iOS et Android, prend en charge plusieurs sites avec des vues par site, et convient à des normes comme ISO 9001, ISO/IEC 17025, AS9100, ISO 13485 et IATF 16949. Il y a un forfait gratuit jusqu'à 50 instruments actifs, avec utilisateurs illimités et sans carte de crédit, et vous pouvez importer depuis un chiffrier et tout exporter en tout temps.

La façon la plus rapide de juger si les vues des échéances conviennent à votre façon de travailler, c'est de les regarder avec des données déjà en place. La démo en direct fonctionne avec des données d'exemple, sans inscription.

• Essayer la démo en direct (sans inscription)
• Voir les tarifs et le forfait gratuit