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Konformität und Audits

Kunde fordert Kalibriernachweise an: was Sie senden und was geprüft wird

9 Min. Lesezeit Veröffentlicht

Wenn ein Kunde Kalibriernachweise anfordert, senden Sie die Kalibrierscheine oder internen Kalibrieraufzeichnungen der Messmittel, die an seinem Produkt eingesetzt wurden, mit den Messwerten vor und nach der Justierung, den Fälligkeitsterminen und dem Nachweis der Rückführbarkeit. Verlangen seine Anforderungen ein akkreditiertes Labor, legen Sie den Nachweis bei, dass die Akkreditierung des Labors jede Kalibrierung abdeckt.

Auf dieser Seite

Warum ein Kunde Kalibriernachweise anfordert

Ein Kunde fragt vielleicht bei einem Lieferantenaudit, bei der Freigabe eines neuen Teils oder nach einer Reklamation oder einem Teil, das bei ihm anders gemessen wurde. Jedes Mal sucht er denselben Nachweis. Die Messmittel, mit denen sein Produkt angenommen wurde, waren beim Einsatz kalibriert, rückführbar und innerhalb der Toleranz.

Sein Recht auf Einsicht steht meist in seiner Bestellung, in einer Qualitätssicherungsvereinbarung oder in seinem Lieferantenhandbuch. Lesen Sie es, bevor Sie antworten. Dort kann stehen, welche Nachweise er sehen darf, in welcher Form und wie schnell. AS9100 verpflichtet Organisationen, ein Zugangsrecht zu Aufzeichnungen an ihre Lieferkette weiterzugeben, deshalb kann eine Bestellung aus der Luftfahrt eines enthalten.

Was Sie senden

Senden Sie die Nachweise für die Messmittel und den Zeitraum, nach denen gefragt wird. Eine vollständige Antwort hat meist diese Teile.

  • Eine Liste der Messmittel, die an seinen Teilen eingesetzt wurden, jeweils mit ID, Beschreibung, letztem Kalibrierdatum, Fälligkeitstermin und Status. Ein Auszug aus Ihrer Messmittelliste genügt dafür.
  • Den neuesten Kalibrierschein für jedes Messmittel, das ein externes Labor kalibriert hat, und Ihre eigene Kalibrieraufzeichnung für jedes intern kalibrierte.
  • Auch frühere Kalibrierscheine, wenn nach einem Zeitraum gefragt wird, etwa nach den Monaten, in denen seine Teile gefertigt wurden.
  • Die Messwerte vor und nach der Justierung. Wenn ein Kalibrierschein nur die Endwerte angibt, sagen Sie das.
  • Bei externen Labors die Akkreditierungsurkunde des Labors und den Teil seines Akkreditierungsumfangs, der die Kalibrierung abdeckt, wenn die Anforderungen des Kunden eine akkreditierte Kalibrierung verlangen.
  • Bei internen Kalibrierungen den Kalibrierschein des verwendeten Bezugsnormals und, auf Nachfrage, die Arbeitsanweisung.
  • Für jedes Messmittel, bei dem in diesem Zeitraum eine Toleranzüberschreitung festgestellt wurde, Ihre Bewertung des damit gemessenen Produkts und die ergriffene Maßnahme.
Tipp: Senden Sie, was angefordert wurde, und nicht mehr. Ihre vollständige Messmittelliste und die Nachweise anderer Kunden gehören nicht zur Antwort.

Was auf jedem Kalibrierschein geprüft wird

Ein Kalibrierschein eines Labors, das nach ISO/IEC 17025 arbeitet, enthält mehr als ein gewöhnlicher Bericht. Abschnitt 7.8.4 ergänzt die Messunsicherheit, die Bedingungen, die die Ergebnisse beeinflusst haben, eine Aussage darüber, wie die Ergebnisse metrologisch rückführbar sind, die Ergebnisse vor und nach einer Justierung oder Reparatur, soweit vorhanden, und gegebenenfalls eine Konformitätsaussage.

Ein Lieferantenqualitätsingenieur liest jeden Kalibrierschein auf einige wenige Punkte hin. Prüfen Sie diese selbst, bevor Sie ihn senden.

  • Identität. Die Seriennummer oder ID auf dem Kalibrierschein passt zum Messmittel und zu Ihrer Liste.
  • Termine. Das Messmittel wurde kalibriert, bevor die Teile des Kunden gemessen wurden, und war nicht überfällig, als es sie gemessen hat.
  • Werte vor der Justierung. Sie lagen innerhalb der Toleranz, oder es gibt eine Bewertung des Produkts, das gemessen wurde, während das Messmittel außerhalb der Toleranz lag.
  • Unsicherheit. Sie ist mit ihrem Erweiterungsfaktor angegeben und klein genug für die Toleranz, die das Messmittel prüft.
  • Rückführbarkeit. Der Kalibrierschein gibt an, wie die Ergebnisse rückführbar sind, und nennt die verwendeten Bezugsnormale.
  • Konformität. Eine Aussage zu bestanden oder nicht bestanden nennt die zugrunde liegende Entscheidungsregel, sofern die Spezifikation oder Norm die Regel nicht bereits festlegt.
  • Freigabe. Eine namentlich genannte Person hat den Kalibrierschein freigegeben.
Tipp: Abschnitt 7.8.4.3 der ISO/IEC 17025 erlaubt keine Empfehlung eines Kalibrierintervalls auf einem Kalibrierschein oder Kalibrierzeichen, es sei denn, sie wurde mit dem Kunden vereinbart. Ihr Fälligkeitstermin ergibt sich aus Ihrem eigenen Intervall, nicht aus einer Empfehlung des Labors.

Wann das externe Labor akkreditiert sein muss

ISO 9001 verlangt kein akkreditiertes Labor. Wenn die messtechnische Rückführbarkeit eine Anforderung ist oder für das Vertrauen in die Ergebnisse wesentlich ist, verlangt ISO 9001, Abschnitt 7.1.5.2, eine Kalibrierung oder Verifizierung gegen Messnormale, die auf internationale oder nationale Messnormale rückführbar sind. Die eigenen Anforderungen Ihres Kunden können weiter gehen, und die der Automobilindustrie tun es.

Nach IATF 16949 Abschnitt 7.1.5.3.2, geändert durch die Sanktionierte Interpretation (SI) 10, braucht ein externes Labor einen festgelegten Laborgeltungsbereich, der die eingekaufte Kalibrierung abdeckt, und eines von zwei Dingen. Entweder ist es nach ISO/IEC 17025 oder einem nationalen Äquivalent von einem Unterzeichner des ILAC-MRA akkreditiert, mit der Kalibrierung im Akkreditierungsumfang und dem Zeichen der Akkreditierungsstelle auf dem Kalibrierschein. Oder es wird ein Labor ohne diese Akkreditierung eingesetzt, etwa für Spezialausrüstung oder beim Hersteller des Geräts, und es gibt einen Nachweis, dass es bewertet wurde und die Anforderungen an interne Labore aus Abschnitt 7.1.5.3.1 erfüllt. Die IATF-FAQ 14 bestätigt, dass der Kalibrierschein eines akkreditierten Labors das Zeichen tragen muss.

Ein Kunde, der die Akkreditierung prüft, achtet auf diese Punkte.

  • Die Akkreditierungsstelle ist Unterzeichner des ILAC-MRA oder eines regionalen Abkommens, das ILAC anerkennt.
  • Der Akkreditierungsumfang des Labors deckt die Messgröße und den Messbereich der Kalibrierung ab.
  • Der Kalibrierschein trägt das Akkreditierungszeichen oder einen Hinweis auf die Akkreditierung des Labors. Nach ILAC-P10 profitieren nur solche Kalibrierscheine voll von der Anerkennung, die das Abkommen bringt.
  • Die angegebene Unsicherheit ist nicht kleiner als die Kalibrier- und Messmöglichkeit (CMC) im Akkreditierungsumfang des Labors. ILAC-P14 erlaubt einem akkreditierten Labor nicht, weniger anzugeben.
Tipp: Ein Kalibrierschein mit dem Vermerk NIST-rückführbar enthält eine Aussage des Labors, keine Bestätigung durch NIST. Nach den Grundsätzen des NIST zur Rückführbarkeit muss der Anbieter eines Ergebnisses seine eigene Aussage belegen, und das NIST zertifiziert die Aussagen anderer Organisationen nicht.

Schließen Sie die Lücken vor der Antwort

Beim Zusammenstellen der Nachweise können Probleme auftauchen. Klären Sie sie, bevor Sie etwas senden, damit der Kunde davon von Ihnen erfährt.

  • Ein überfälliges Messmittel. Nehmen Sie es außer Gebrauch, kalibrieren Sie es und prüfen Sie, ob es die Teile des Kunden gemessen hat, während es überfällig war.
  • Ein fehlender Kalibrierschein. Bitten Sie das Labor, das die Arbeit gemacht hat, um eine Kopie.
  • Eine Seriennummer auf dem Kalibrierschein, die nicht zum Messmittel passt. Fragen Sie das Labor, ob es sich um einen Tippfehler handelt oder ob ein anderes Messmittel kalibriert wurde. Ein Tippfehler erfordert einen geänderten oder neu ausgestellten Kalibrierschein. War es ein anderes Messmittel, behandeln Sie Ihres als nicht kalibriert.
  • Ein Ergebnis mit Toleranzüberschreitung ohne Bewertung. ISO 9001 Abschnitt 7.1.5.2 verlangt, dass Sie bestimmen, ob frühere Ergebnisse beeinträchtigt wurden, und geeignete Maßnahmen ergreifen. Holen Sie das jetzt nach und legen Sie es bei.
  • Ein externes Labor, das nicht auf Ihrer Liste freigegebener Lieferanten steht oder dessen Akkreditierung die Kalibrierung nicht abdeckt.
Tipp: Wenn verdächtiges Produkt den Kunden erreicht haben könnte, sagen Sie es ihm direkt und folgen Sie den Meldepflichten Ihrer Qualitätssicherungsvereinbarung. Lassen Sie ihn das nicht erst in den Nachweisen entdecken.

Eine Anfrage beantworten, Schritt für Schritt

  1. Klären Sie, was gewünscht ist: welche Teile oder Messmittel, welcher Zeitraum, welches Format und bis wann.
  2. Listen Sie die Messmittel auf, die an diesen Teilen eingesetzt wurden, anhand des Produktionslenkungsplans, des Prüfplans oder der Prüfaufzeichnungen.
  3. Ziehen Sie die Einträge dieser Messmittel aus der Messmittelliste: ID, Kalibrierdatum, Fälligkeitstermin und Status.
  4. Stellen Sie für jedes Messmittel den Kalibrierschein oder die interne Aufzeichnung zusammen, dazu frühere, wenn nach einem Zeitraum gefragt wurde.
  5. Prüfen Sie jede Aufzeichnung auf Identität, Termine, Werte vor der Justierung, Unsicherheit, Rückführbarkeit und Freigabe.
  6. Legen Sie den Akkreditierungsnachweis für externe Labore bei, wo er verlangt ist, und die Kalibrierscheine der Bezugsnormale für interne Arbeiten.
  7. Schließen Sie die Lücken. Fordern Sie fehlende Kalibrierscheine beim Labor an und legen Sie die Bewertung jeder Toleranzüberschreitung bei.
  8. Senden Sie eine einzige Datei mit Inhaltsverzeichnis und notieren Sie, was Sie wem und wann gesendet haben.

Halten Sie die Nachweise für die nächste Anfrage bereit

Am schnellsten ist die Antwort, die schon vorbereitet ist. Prüfen Sie jeden Kalibrierschein, wenn er eintrifft, nicht erst, wenn ein Kunde fragt. Legen Sie ihn beim Datensatz des Messmittels ab, erfassen Sie die Messwerte vor und nach der Justierung als Daten und bewahren Sie den Akkreditierungsumfang jedes externen Labors bei seinem Eintrag in Ihrer Liste freigegebener Lieferanten auf.

Bewahren Sie neben dem neuesten Kalibrierschein auch die Historie auf. ILAC-G24 / OIML D 10 empfiehlt, Kalibrierergebnisse als Historie für spätere Entscheidungen über Intervalle aufzubewahren, und dieselbe Historie beantwortet eine Frage zu einem vergangenen Zeitraum.

Wie Axiospec eine Nachweisanfrage eines Kunden abdeckt

Axiospec ist Software für das Kalibriermanagement. Jedes Messmittel führt seine Kalibrierhistorie mit den Messwerten vor und nach der Justierung, dem verwendeten Bezugsnormal, dem Dienstleister und den an jede Kalibrierung angehängten Dateien, etwa dem Kalibrierschein des Labors.

Um eine Anfrage zu beantworten, exportieren Sie ein Auditpaket, eingegrenzt auf ein Messmittel, einen Standort oder einen Ort und auf einen Datumsbereich. Das ZIP enthält eine Zusammenfassung als PDF, CSV-Dateien mit den Kalibrieraufzeichnungen und Messpunkten, den neuesten von Axiospec erzeugten Kalibrierschein für jedes Messmittel und zu jeder Kalibrierung die angehängte Hauptdatei. Sie können auch einen Auditor als Benutzer mit Lesezugriff und Enddatum einladen. Durch Axiospec wird kein Labor akkreditiert, und Axiospec entscheidet nicht, ob Ihre Nachweise die Bedingungen eines Kunden erfüllen. Diese Beurteilungen bleiben bei Ihnen und Ihrem Kunden.

Für bis zu 50 aktive Messmittel ist es kostenlos. Ein neuer Arbeitsbereich läuft 45 Tage lang mit dem Tarif Professional und Platz für 1.500, und wir übernehmen Ihre vorhandenen Aufzeichnungen in jedem Tarif kostenlos für Sie.

Häufige Fragen

Welche Kalibriernachweise sollte ich einem Kunden geben?
Die Nachweise der Messmittel, die an seinem Produkt eingesetzt wurden. Das ist eine Liste mit ID, Kalibrierdatum, Fälligkeitstermin und Status jedes Messmittels, dazu der neueste Kalibrierschein oder die interne Kalibrieraufzeichnung jedes Messmittels mit den Messwerten vor und nach der Justierung. Legen Sie auf Nachfrage den Akkreditierungsnachweis externer Labore und die Kalibrierscheine der Bezugsnormale für interne Arbeiten bei, außerdem jede Bewertung einer Toleranzüberschreitung aus dem Zeitraum.
Muss ein Kalibrierschein von einem nach ISO/IEC 17025 akkreditierten Labor stammen?
Nach ISO 9001 nicht, sie verlangt eine rückführbare Kalibrierung, aber keine Akkreditierung. IATF 16949 Abschnitt 7.1.5.3.2, geändert durch die Sanktionierte Interpretation (SI) 10, erwartet ein externes Labor, das nach ISO/IEC 17025 oder einem nationalen Äquivalent von einem Unterzeichner des ILAC-MRA akkreditiert ist, mit der Kalibrierung im Akkreditierungsumfang und dem Akkreditierungszeichen auf dem Kalibrierschein. Wird ein Labor ohne diese Akkreditierung eingesetzt, brauchen Sie einen Nachweis, dass es bewertet wurde und die Anforderungen an interne Labore aus Abschnitt 7.1.5.3.1 erfüllt. Jeder Kunde kann zudem in seinen eigenen Bedingungen eine akkreditierte Kalibrierung verlangen.
Was prüft ein Lieferantenqualitätsingenieur auf einem Kalibrierschein?
Dass er das richtige Messmittel nennt, dass die Kalibrierung vor der Messung seiner Teile lag und nicht überfällig war und dass die Werte vor der Justierung innerhalb der Toleranz lagen oder eine Bewertung haben. Er sucht außerdem die Unsicherheit mit ihrem Erweiterungsfaktor, eine Aussage zur Rückführbarkeit mit den Bezugsnormalen, die Entscheidungsregel hinter jedem Bestanden oder Nicht bestanden und eine namentlich genannte Freigabe. Wo eine Akkreditierung verlangt ist, prüft er das Zeichen und den Akkreditierungsumfang des Labors.
Was tun, wenn ein an den Teilen des Kunden eingesetztes Prüfmittel eine Toleranzüberschreitung hatte?
Senden Sie die Aufzeichnung trotzdem, mit Ihrer Bewertung des damit gemessenen Produkts und der ergriffenen Maßnahme. ISO 9001 Abschnitt 7.1.5.2 verlangt, dass Sie bestimmen, ob frühere Ergebnisse beeinträchtigt wurden, und handeln. Wenn verdächtiges Produkt den Kunden erreicht haben könnte, sagen Sie es ihm direkt, bevor er es in den Nachweisen findet, und folgen Sie den Meldepflichten Ihrer Qualitätssicherungsvereinbarung.
Reicht meinem Kunden ein NIST-rückführbarer Kalibrierschein?
Nur wenn seine Anforderungen bei der Rückführbarkeit enden. Nach den Grundsätzen des NIST muss der Anbieter eines Ergebnisses seine eigene Aussage zur Rückführbarkeit belegen, und das NIST zertifiziert die Aussagen anderer Organisationen nicht. Ein Kunde, der eine akkreditierte Kalibrierung verlangt, sucht das Akkreditierungszeichen und einen Akkreditierungsumfang, der die Kalibrierung abdeckt, nicht nur die Worte NIST-rückführbar.
Muss ich meine ganze Messmittelliste senden?
Nur wenn Ihre Vereinbarung das vorsieht. Senden Sie die Nachweise für die Messmittel und den Zeitraum, nach denen gefragt wird. Ein Auszug aus der Messmittelliste mit Kalibrierscheinnummer, Kalibrierdatum und Fälligkeitstermin jedes Messmittels lässt ihn auswählen, welche Kalibrierscheine er prüfen will.

In die Praxis umsetzen

Sie haben eine Messmittelliste? Schicken Sie sie uns, wir laden sie für Sie ein, meist in ein paar Werktagen. In jedem Tarif kostenlos. Protokollieren Sie danach jede Kalibrierung in einem manipulationserkennbaren Audit-Trail und erzeugen Sie Nachweise auf Abruf.

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Axiospec ist ein Dokumentations- und Workflow-Werkzeug. Es hilft Ihnen, saubere, rückführbare und auditsichere Datensätze zu führen. Die Zertifizierung hängt von Ihren eigenen Prozessen, Ihrem Geltungsbereich und Ihrem Auditor ab.