Generator für die Liste freigegebener Lieferanten

So bauen Sie eine Liste freigegebener Lieferanten, die ein Audit übersteht

Was eine Liste freigegebener Lieferanten wirklich ist

Die Liste freigegebener Lieferanten ist der gelenkte Nachweis darüber, bei wem Sie kaufen dürfen und wofür. Sie beantwortet eine Frage, die der Einkauf jede Woche stellt und ein Auditor einmal im Jahr: Ist dieses Unternehmen für dieses Teil oder diese Dienstleistung freigegeben, und auf welcher Grundlage. Die meisten Teams führen sie als Tabelle, und meistens ist diese Tabelle aus einer Vorlage entstanden, die vor Jahren jemand heruntergeladen hat.

Die Liste ist nicht die Lenkung. Die Lenkung ist der Prozess dahinter: wie ein Lieferant daraufkommt, welcher Nachweis ihn dorthin bringt, wie seine Leistung überwacht wird und was ihn wieder entfernt. Die Liste ist nur der Ort, an dem dieser Prozess seine Spuren hinterlässt. Eine Liste mit Namen und sonst nichts ist ein Telefonbuch. Eine Liste, die die Grundlage jeder Freigabe und den Zeitpunkt der letzten Prüfung festhält, ist ein Nachweis.

Was Abschnitt 8.4 der DIN EN ISO 9001 fordert

Abschnitt 8.4 der DIN EN ISO 9001:2015 trägt den Titel Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen. Er gilt, wenn das Beschaffte in Ihr eigenes Produkt eingeht, wenn ein externer Anbieter in Ihrem Namen direkt an Ihren Kunden liefert und wenn Sie einen Teil eines eigenen Prozesses ausgliedern. Der letzte Fall trifft mehr, als die meisten erwarten: Wärmebehandlung, Galvanik, Eloxieren, zerstörungsfreie Prüfung, Sterilisation und Kalibrierung sind Prozesse, für deren Ergebnis Sie geradestehen, auch wenn ein anderer sie ausführt.

Abschnitt 8.4.1 ist der Satz, der die Liste überhaupt erst schafft. Er verlangt, dass Sie Kriterien für die Bewertung, die Auswahl, die Leistungsüberwachung und die Neubewertung externer Anbieter festlegen und anwenden, und zwar danach, ob diese entsprechend Ihren Anforderungen liefern können. Außerdem müssen Sie dokumentierte Information zu diesen Tätigkeiten und zu allen Maßnahmen aus den Bewertungen aufbewahren. Vier Tätigkeiten, und jede hinterlässt einen Nachweis: wie Sie geurteilt haben, wie Sie ausgewählt haben, wie Sie überwachen und wie Sie erneut prüfen.

Abschnitt 8.4.2 ergänzt, dass Art und Umfang der Lenkung angemessen sein müssen: je stärker das beschaffte Teil Ihre Fähigkeit beeinflusst, Anforderungen zu erfüllen, desto enger die Lenkung. Das ist Ihre Berechtigung, ein Gussteil aus einer Einzelquelle anders zu behandeln als eine Kiste Putzlappen. Abschnitt 8.4.3 regelt, was Sie dem Lieferanten vor Arbeitsbeginn mitteilen müssen, darunter die zu erbringenden Prozesse, Freigabeanforderungen, erwartete Kompetenz sowie die Lenkung und Überwachung, die Sie anwenden wollen. Eine gut aufgebaute Liste nach DIN EN ISO 9001 enthält einen Verweis auf diese Informationen, meist auf die Qualitätsvereinbarungen oder die geltenden Bestellbedingungen.

Was EN 9100 ergänzt

EN 9100 (AS9100D) übernimmt Abschnitt 8.4 der DIN EN ISO 9001 vollständig und macht die Liste dann ausdrücklich zur Pflicht. Abschnitt 8.4.1.1 verlangt, dass die Organisation ein Verzeichnis ihrer externen Anbieter führt. Darin steht der Freigabestatus in Kategorien wie freigegeben, bedingt und nicht freigegeben, zusammen mit dem Umfang dieser Freigabe, etwa einer Produktart oder einer Prozessfamilie. In der Luft- und Raumfahrt ist die Liste freigegebener Lieferanten also nicht nur gute Praxis. Sie steht in der Norm.

Derselbe Abschnitt verlangt einen festgelegten Prozess mit klarer Verantwortung und Befugnis für Entscheidungen zum Freigabestatus, für dessen Änderung und für die Bedingungen, unter denen ein Lieferant auf gelenkte Weise weiter genutzt werden darf, solange sein Status unter der vollen Freigabe liegt. Er verlangt, das Risiko bei Auswahl und Einsatz externer Anbieter zu berücksichtigen, ihre Leistung regelmäßig zu bewerten, darunter Produktkonformität und Termintreue, und festgelegte Maßnahmen, wenn ein Anbieter die Anforderungen nicht erfüllt. Er stellt außerdem klar, dass Sie für die Qualität von allem verantwortlich bleiben, was Sie beschaffen, auch von kundenbenannten Quellen.

Zwei weitere Gepflogenheiten der Luft- und Raumfahrt zeigen sich in der Liste selbst. Der Freigabeumfang muss genau genug sein, um zu nützen, denn ein für Zerspanung freigegebener Lieferant ist nicht automatisch für Schweißen freigegeben. Und die Vermeidung von Plagiatteilen, geregelt in Abschnitt 8.1.4, ist ein Grund dafür, dass Händler und Broker meist einen eigenen Freigabeweg durchlaufen und nicht den der Originalhersteller. Deshalb führen viele Listen in der Luftfahrt eine Spalte zur Lieferantenart.

Was IATF 16949 ergänzt

Die IATF 16949:2016 ist von den dreien am genauesten darin, wie Lieferanten ausgewählt und überwacht werden. Abschnitt 8.4.1.2 verlangt einen dokumentierten Prozess zur Lieferantenauswahl. Dieser umfasst eine Bewertung des Risikos, das der Lieferant für die Produktkonformität und für die unterbrechungsfreie Belieferung Ihres Kunden darstellt, seine Qualitäts- und Lieferleistung, eine Bewertung seines Qualitätsmanagementsystems und eine Entscheidung im interdisziplinären Team. Die Auswahl trifft der Einkauf nicht allein.

Abschnitt 8.4.2.3 erwartet, dass Automobilzulieferer ihr Qualitätsmanagementsystem in Richtung einer Zertifizierung nach IATF 16949 entwickeln, und zwar in einer festgelegten Reihenfolge: Konformität mit DIN EN ISO 9001, bestätigt durch ein Zweitparteien-Audit, dann Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 durch eine dritte Seite, dann DIN EN ISO 9001 mit zusätzlichen kundenspezifischen Forderungen, dann die vollständige Zertifizierung nach IATF 16949. Diese Stufenfolge ist ein echter Grund, in der Spalte Zertifizierung mehr als ein Ja oder Nein zu erfassen. Wo ein Lieferant auf dieser Leiter steht, gehört zu Ihrem Entwicklungsplan für ihn.

Abschnitt 8.4.2.4 benennt dann die Kennzahlen für die Überwachung: Konformität der gelieferten Produkte, Störungen im Wareneingang Ihres Werks einschließlich Hofsperren und Lieferstopps, Einhaltung der Liefertermine und Fälle von Sonderfracht. Wo der Kunde sie bereitstellt, fließen auch Mitteilungen über besondere Status und Feldbeanstandungen ein. Zweitparteien-Audits behandelt 8.4.2.4.1 gesondert. In der Praxis führt eine Liste in der Automobilbranche eine Spalte mit einer Leistungsbewertung, die aus echten Daten stammt und nicht aus Meinungen. Genau dafür ist eine Lieferantenbewertung da.

DIN EN ISO 13485 und regulierte Beschaffung

Die DIN EN ISO 13485 verlangt in Abschnitt 7.4.1 Kriterien für die Bewertung und Auswahl von Lieferanten. Diese stützen sich darauf, ob der Lieferant Ihre Anforderungen erfüllen kann, auf seine Leistung, auf die Wirkung des beschafften Produkts auf die Qualität des Medizinprodukts und auf das Risiko, das mit diesem Produkt verbunden ist. Überwachung und Neubewertung müssen geplant sein, und Aufzeichnungen über Bewertung, Auswahl, Überwachung und Neubewertung sind aufzubewahren. Erfüllt ein Lieferant die Beschaffungsanforderungen nicht, muss die Reaktion dem Risiko angemessen und mit den geltenden regulatorischen Anforderungen vereinbar sein.

Praktisch heißt das: Eine Liste in der Medizintechnik führt meist eine Spalte zur Risikoklasse und einen Verweis auf eine schriftliche Lieferantenvereinbarung. Die DIN EN ISO 13485 erwartet Vereinbarungen, in denen Lieferanten Sie über Änderungen am beschafften Produkt informieren, bevor diese umgesetzt werden. Ein Lieferant, der ein Spritzgusswerkzeug still an einen zweiten Standort verlagert, ist in dieser Branche ein echtes Problem. Die Liste verfolgt deshalb nicht nur die Freigabe, sondern auch die Vereinbarung, die Änderungen begrenzt.

Kalibrier- und Prüfdienstleister sind ein Sonderfall

Wenn Sie Messmittel extern kalibrieren lassen, gehört dieser Kalibrierdienstleister wie jeder andere ausgegliederte Prozess auf die Liste. Die DIN EN ISO/IEC 17025 legt Laboratorien in Abschnitt 6.6 dieselbe Pflicht für ihre eigenen externen Anbieter auf: Anforderungen festlegen, Anbieter bewerten und freigeben und ihre Leistung überwachen, mit Aufzeichnungen dazu.

Die Falle ist das Wort akkreditiert. Eine Akkreditierung nach DIN EN ISO/IEC 17025 gilt für einen festgelegten Umfang: bestimmte Messgrößen, Messbereiche und Kalibrier- und Messmöglichkeiten. Ein Laboratorium kann echt akkreditiert sein und für genau die Messung, die Sie brauchen, trotzdem außerhalb seines Umfangs liegen. Dann trägt der Kalibrierschein, den Sie zurückbekommen, nicht das Akkreditierungszeichen, das Sie erwartet hatten. Deshalb zählt die Spalte zum Umfang bei Kalibrierdienstleistern mehr als fast überall sonst: Erfassen Sie die Messungen, für die Sie den Dienstleister freigegeben haben, und nicht nur die Norm auf seinem Zertifikat, und prüfen Sie die Anlage zur Akkreditierungsurkunde statt des Logos.

Die Spalten einer brauchbaren Liste, und warum

Die meisten Vorlagen scheitern in eine von zwei Richtungen. Sie sind zu dünn, um eine Frage zu beantworten, oder so breit, dass sie niemand aktuell hält. Diese Spalten verdienen ihren Platz.

• Lieferantenname. Die juristische Person, nicht der Vertriebskontakt und nicht der Handelsname auf der Rechnung. Wenn Sie bei zwei Standorten desselben Konzerns kaufen, führen Sie sie getrennt. Die Freigabe folgt dem Standort, der die Arbeit macht.
• Kategorie oder Warengruppe. Um welche Art von Beschaffung es geht: zerspante Teile, Gussteile, elektronische Bauteile, Wärmebehandlung, Kalibrierung, Logistik. Diese Spalte macht die Liste filterbar und gibt Ihnen einen vernünftigen Weg, Risikostufen in größeren Gruppen zu vergeben.
• Freigabestatus. Freigegeben, bedingt, gesperrt oder in Prüfung. Ein Feld mit einer festen Werteliste. Freitext an dieser Stelle lässt Listen verrotten, denn niemand kann nach neun Schreibweisen von in Klärung filtern.
• Freigabegrundlage. Zertifizierung durch eine dritte Seite, Audit vor Ort, Fragebogen und Erstmusterprüfung, bisherige Leistung oder Kundenvorgabe. Zu dieser Spalte geht ein Auditor zuerst, denn sie erklärt, warum der Status so lautet, wie er lautet.
• Zertifizierung und Ablauf. Welche Norm der Lieferant hält und wann das Zertifikat ausläuft. Ein Ablaufdatum macht aus einem starren Eintrag etwas, das Sie erinnern kann. Es ist das einzige Feld einer üblichen Liste, das seinen Zustand von allein ändert.
• Lieferumfang. Wofür der Lieferant freigegeben ist, genau genug, um durchsetzbar zu sein. Gedrehte Stahlteile bis 200 mm ist ein Umfang. Zerspanung ist ein Wunsch.
• Letzte Bewertung und nächster Termin zur Überprüfung. Wann Sie zuletzt hingesehen haben und wann Sie es wieder tun müssen. Ohne das zweite Datum findet die Neubewertung statt, wenn sich jemand erinnert. In der Praxis heißt das: in der Woche vor dem Audit.
• Freigabeverantwortung. Die namentlich genannte Person, die freigegeben hat. Eine Freigabe ist eine Entscheidung, und Entscheidungen haben einen Verantwortlichen.
• Risikostufe. Hoch, mittel oder niedrig, abgeleitet davon, was die Lieferung in Ihrem Produkt bewirkt und wie leicht Sie den Lieferanten ersetzen könnten. Erst das Risiko macht die angemessene Lenkung aus den Normen zu etwas Wirksamem statt zu einer Floskel.
• Qualitätsvorgaben oder Verweis auf die Vereinbarung. Die Bestellbedingungen, die Qualitätssicherungsvereinbarung oder die weitergegebenen Forderungen, die gelten. Das ist die Verbindung zu Abschnitt 8.4.3 und zu jeder Lenkung der Unterlieferanten, die Sie erwarten.

Der Generator oben nutzt die sieben Kernspalten, damit der Export lesbar bleibt. Ergänzen Sie den Rest als zusätzliche Spalten in der CSV-Datei, sobald Sie sie in einer Tabelle haben, und halten Sie den Spaltensatz danach stabil. Eine Liste, die jedes Quartal ihre Form ändert, lässt sich nicht im Verlauf betrachten.

Freigegeben, bedingt, gesperrt

Diese drei Wörter tragen das meiste Gewicht auf der Liste. Definieren Sie sie einmal und nutzen Sie sie jedes Mal gleich.

Freigegeben heißt: Der Lieferant hat Ihre Kriterien erfüllt, der Nachweis liegt vor, und der Einkauf kann innerhalb des erfassten Umfangs bestellen, ohne jemanden zu fragen. Das ist der Zustand, in dem der größte Teil der Liste sein sollte.

Bedingt heißt: Sie kaufen weiter, aber mit einer benannten Einschränkung und einem Enddatum. Typische Auslöser sind ein abgelaufenes Zertifikat, eine offene Korrekturmaßnahme, ein neuer Prozess oder Standort oder ein Qualitätsvorfall, der noch untersucht wird. Bedingt ohne Einschränkung und ohne Termin zur Überprüfung ist nur ein freigegeben mit sorgenvollem Gesicht, und es ist der Status, den Auditoren am härtesten hinterfragen. Schreiben Sie auf, worin die Bedingung besteht, was geschehen muss, um sie aufzuheben, und bis wann. Zum Beispiel: Prüfung jedes Loses beim Lieferanten, bis drei Lose in Folge bestehen.

Gesperrt heißt: keine neuen Bestellungen. Lassen Sie diese Zeilen in der Liste stehen, statt sie zu löschen. Der Nachweis, warum ein Lieferant entfernt wurde, ist mehr wert als die eingesparte Zeile, und er verhindert, dass der Einkauf ihn im nächsten Jahr versehentlich wieder freigibt. Manche Teams führen einen vierten Status, in Prüfung, für Lieferanten in der Bewertung, die noch keine Bestellungen erhalten dürfen. So bleibt der Zulauf sichtbar, ohne den freigegebenen Bestand zu verwässern.

Wie oft neu bewertet wird

Keine der Normen nennt eine Häufigkeit, und das ist Absicht. Sie verlangen, dass Sie Überwachung und Neubewertung planen, nicht dass Sie einen fremden Kalender befolgen. Eine vertretbare Grundlinie, die die meisten Auditoren anerkennen, ist eine jährliche Neubewertung jedes aktiven Lieferanten, mit kürzerem Takt bei höherem Risiko. Lieferanten spezieller Prozesse, Einzelquellen und alle mit einer offenen Korrekturmaßnahme werden üblich halbjährlich geprüft.

Zwei Dinge sollten unabhängig vom Kalender eine Prüfung auslösen. Das erste ist ein Ereignis: ein Qualitätsvorfall, eine versäumte Lieferung, die einem Kunden geschadet hat, ein Eigentümerwechsel, ein Umzug an einen neuen Standort oder eine Änderung an einem Prozess, den Sie freigegeben haben. Das zweite ist ein Zertifikat, das sein Ablaufdatum erreicht. An diesem Tag verliert der Nachweis hinter der Freigabe seine Gültigkeit, ganz gleich, wie die Leistung des Lieferanten aussieht.

Lieferanten, bei denen Sie im Betrachtungszeitraum nichts gekauft haben, brauchen keine vollständige Neubewertung. Setzen Sie sie auf ruhend, halten Sie fest, dass keine Bestellungen liefen, und prüfen Sie sie vor der nächsten Bestellung erneut, statt Papier für eine Beziehung zu erzeugen, die gerade nicht läuft.

Was ein Auditor tatsächlich fragt

Audits zur Lieferantenlenkung folgen meist denselben drei Schritten, und sie beginnen bei Ihren Daten, nicht bei Ihrer Liste. Der Auditor zieht sich einige aktuelle Bestellungen oder Wareneingangsbelege, sucht sich daraus die Lieferanten und fragt dann: Zeigen Sie mir, wie dieser freigegeben wurde, zeigen Sie mir den Nachweis dazu, und zeigen Sie mir, wann Sie ihn zuletzt geprüft haben. Steht der Lieferant von der Bestellung gar nicht auf der Liste, schreibt sich die Abweichung von selbst.

Die beiden häufigsten Abweichungen in diesem Bereich sind nicht inhaltlich, sie sind formal. Die erste: ein Lieferant steht weiter als freigegeben in der Liste, gestützt auf ein Zertifikat, das vor Monaten abgelaufen ist. Die zweite: ein Termin zur Neubewertung ist verstrichen, ohne dass eine Prüfung dokumentiert ist. Beides ist vermeidbar, und auf beides zielen die Ablaufmarkierungen im Generator oben. Drucken oder exportieren Sie die Liste vor einem Audit, halten Sie die lebende Fassung aber dort, wo sie Ihnen sagen kann, dass ein Datum vorbei ist.

Wo die Tabelle aufhört zu funktionieren

Für eine kurze Liste ist eine Tabelle eine brauchbare Vorlage für die Liste freigegebener Lieferanten. Sie reicht aus einem einfachen Grund irgendwann nicht mehr aus: eine Tabelle sagt niemandem, dass ein Datum verstrichen ist. Zertifikate laufen unbemerkt ab, Termine für die Neubewertung gehen vorbei, und die Datei meldet sich erst, wenn jemand sie öffnet. Nehmen Sie ein paar Dutzend Lieferanten dazu, dazu mehrere Normen mit unterschiedlichen Erneuerungszyklen und zwei Personen, die getrennte Kopien bearbeiten. Dann entfernt sich die Liste von der Wirklichkeit, ohne dass jemand etwas falsch macht.

Das ist die Lücke, die sich zuerst zu schließen lohnt, und sie ist klein: Zertifikate, Freigabestatus und Termine zur Überprüfung an einem Ort, der den Kalender für Sie im Blick hat. Alles andere auf der Wunschliste zur Lieferantenqualität kann warten, bis das steht.