Kalibrierdienstleister freigeben und eine Liste freigegebener Lieferanten führen

Warum ein Kalibrierlabor kein gewöhnlicher Lieferant ist

Die meisten externen Anbieter müssen nur eine Einkaufsanforderung erfüllen. Ein Kalibrierlabor erledigt zwei Aufgaben zugleich, und beide liegen innerhalb Ihres Qualitätsmanagementsystems.

Erstens ist es ein externer Anbieter. DIN EN ISO 9001:2015 Abschnitt 8.4.1 verlangt, dass Sie Kriterien für die Beurteilung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter bestimmen und anwenden. Die Norm verlangt außerdem Aufzeichnungen über diese Tätigkeiten und über alle daraus folgenden notwendigen Maßnahmen. Das sind vier getrennte Tätigkeiten, nicht eine. Wer ein Labor 2021 freigegeben hat, hat die ersten beiden erledigt. Überwachung und Neubeurteilung bleiben offen. Genau für diese beiden wird ein Auditor Nachweise sehen wollen.

Zweitens ist es ein Glied Ihrer Rückführbarkeitskette. Wenn Ihr Messgerät mit einem Kalibrierschein zurückkommt, hängt die Gültigkeit jeder Messung, die Sie damit durchführen, an der Arbeit dieses Labors. Das Messmittel außer Haus zu geben, nimmt diese Pflicht nicht aus Ihrem System. Es legt eine Pflicht zur Lieferantensteuerung obendrauf.

Diese Doppelrolle hat eine praktische Folge. Die gewöhnliche Lieferantensteuerung fragt, ob die Ware pünktlich und konform ankam. Bei einem Kalibrierdienstleister fragt sie zusätzlich, ob das Labor technisch in der Lage war, genau die Messung durchzuführen, die Sie eingekauft haben. Und zwar in dem Bereich, den Sie nutzen, und mit einer Unsicherheit, die klein genug für Ihre Toleranz ist. Ein Labor kann kaufmännisch zuverlässig sein und trotzdem das falsche Labor für Ihren Drehmomentschlüssel.

• Was metrologische Rückführbarkeit tatsächlich belegt
• Was jede Norm für die Kalibrierung verlangt

Was die Normen tatsächlich verlangen und was nicht

Hier übertreiben die meisten veröffentlichten Ratschläge. Es lohnt sich, genau zu sein.

DIN EN ISO 9001 verlangt keine Liste freigegebener Lieferanten. Der Begriff kommt in der Norm nicht vor. Abschnitt 8.4.1 verlangt, dass Sie Kriterien für die Beurteilung, Auswahl, Überwachung und Neubeurteilung externer Anbieter festlegen. Dann verlangt er, dass Sie diese Kriterien anwenden und die Aufzeichnungen aufbewahren. Nach den Kriterien fragen Auditoren zuerst. Eine Liste ist schlicht der übliche Weg, die Aufzeichnungen zu führen.

ISO 9001 verlangt auch nicht, dass Ihr Kalibrierlabor akkreditiert ist. Ihre Regel zur Rückführbarkeit greift dort, wo Rückführbarkeit eine Anforderung ist oder wo Sie sie als wesentlich für das Vertrauen in Ihre Ergebnisse beurteilen. Wo sie greift, muss die Ausrüstung gegen Messnormale kalibriert oder verifiziert werden, die auf internationale oder nationale Messnormale rückführbar sind. Die Norm verlangt außerdem, dass Sie die Wirksamkeit der eigenen Steuerungsmaßnahmen des Anbieters berücksichtigen, wenn Sie entscheiden, wie viel Steuerung Sie anwenden. Eine Akkreditierung ist der stärkste verfügbare Nachweis. Dieses Gewicht hat sie aber nur für Arbeiten, die im veröffentlichten Umfang des Labors stehen. Als Anforderung wird sie nicht genannt.

Die Luft- und Raumfahrt ist strenger. AS9100D (in Europa EN 9100) verlangt in Abschnitt 8.4.1.1 ein Register der externen Anbieter, das den Freigabestatus und den Umfang dieser Freigabe festhält. Außerdem müssen Sie den Prozess, die Verantwortung und die Befugnis festlegen, mit denen über den Freigabestatus entschieden und er geändert wird. Als Beispiele für den Status nennt die Norm freigegeben, bedingt freigegeben und nicht freigegeben. Als Beispiele für den Umfang nennt sie Produktart und Prozessfamilie. Wer ein Labor einfach als freigegeben führt, ohne Umfang, lässt ein gefordertes Element des Registers weg.

Die Automobilindustrie ist am strengsten. IATF 16949 nennt Kalibrierdienstleistungen ausdrücklich im Geltungsbereich der Lieferantensteuerung. Ihr Abschnitt zu externen Laboratorien verlangt, dass das Labor einen festgelegten Umfang hat, der die eingekaufte Leistung abdeckt. Das Labor muss dann entweder nach ISO/IEC 17025 oder einem nationalen Äquivalent akkreditiert sein, mit dieser Leistung im Akkreditierungsumfang, oder als vom Kunden akzeptiert dokumentiert sein. Wenn die Akkreditierung der gewählte Weg ist, muss der Kalibrierschein oder Bericht das Zeichen einer nationalen Akkreditierungsstelle tragen. Ein enger Sonderweg erlaubt außerdem dem Hersteller der Ausrüstung, seine eigene Ausrüstung zu kalibrieren, wenn kein qualifiziertes Labor verfügbar ist.

Medizinprodukte liegen dazwischen. DIN EN ISO 13485 regelt das in ihrem eigenen Abschnitt zur Beschaffung statt nach der Nummerierung von ISO 9001. Sie verlangt Kriterien für Auswahl und Steuerung, die dem mit dem Medizinprodukt verbundenen Risiko angemessen sind. Auch sie verlangt keine Akkreditierung. Sie verlangt, dass Sie Ihre Überlegungen begründen und dokumentieren. Seit dem 2. Februar 2026 bindet die Quality Management System Regulation der FDA die ISO 13485:2016 durch Verweis ein. Hersteller von Medizinprodukten in den USA erfüllen die Pflicht zur Beschaffungssteuerung nun über diesen Abschnitt und nicht mehr über den alten Wortlaut von 21 CFR 820.50.

Kalibrierlaboratorien selbst durchlaufen denselben Kreislauf. ISO/IEC 17025 verlangt von einem Labor ein Verfahren und Aufzeichnungen dazu, wie es Anforderungen an das festlegt, was es einkauft. Dasselbe Verfahren muss abdecken, wie das Labor seine eigenen externen Anbieter beurteilt, auswählt, überwacht und neu beurteilt, wie es die Konformität vor der Verwendung prüft und welche Maßnahmen es aus diesen Beurteilungen ableitet. Wenn Sie akkreditierte Kalibrierung einkaufen, kaufen Sie zum Teil eine Lieferkette ein, die diesen Steuerungskreislauf für ihre eigenen Bezugsnormale bereits durchlaufen hat.

• Keine Norm dieser Gruppe legt eine Häufigkeit für die Neubeurteilung fest. Jährlich ist Konvention, keine Anforderung.
• Keine Norm legt eine Aufbewahrungsfrist für Lieferantenakten fest. Die ergibt sich aus Ihren Verträgen, Ihrer Aufsichtsbehörde und Ihren eigenen Aufbewahrungsregeln.
• Keine Norm verlangt ein Vor-Ort-Audit bei einem Kalibrierlabor. Die Luft- und Raumfahrt verlangt, dass Sie jede solche Tätigkeit, die Sie durchführen wollen, vorher mitteilen.
• Keine dieser Normen definiert den Ausdruck NIST-rückführbar. Er stammt aus Bestellungen und Kalibrierscheinen und ist kein definierter Begriff. Für sich allein beweist er nichts. Nachweisen können müssen Sie die metrologische Rückführbarkeit, und das NIST veröffentlicht eine eigene Richtlinie dazu, was eine Aussage über Rückführbarkeit auf das NIST belegen können sollte.

• Anforderungen nach Norm
• Akkreditiert oder zertifiziert

Schreiben Sie die Anforderung auf, bevor Sie Angebote einholen

Der meiste Ärger beim Einkauf von Kalibrierungen entsteht, weil eine nicht definierte Leistung eingekauft wird. Der Kalibrierschein kommt an, ihm fehlt etwas, das Sie gebraucht hätten, und bis dahin ist das Messgerät längst wieder im Einsatz.

Jede Norm in diesem Bereich verlangt, dass Sie dem Anbieter Ihre Anforderungen mitteilen, bevor die Arbeit beginnt. Für die Kalibrierung ist das eine kurze Liste. Sie gehört in die Bestellung oder in eine Rahmenvereinbarung und nicht in einen E-Mail-Verlauf.

• Die Parameter, Bereiche und Punkte, die Sie tatsächlich nutzen, nicht die Standardpunkte des Herstellers.
• Ihre Toleranzen, falls sie von der Herstellerspezifikation abweichen.
• Ob eine akkreditierte Kalibrierung erforderlich ist, benannt je Parameter. Viele Labore verkaufen unter derselben Marke eine akkreditierte Leistung und eine günstigere nicht akkreditierte.
• Daten vor der Justierung erforderlich, bevor irgendetwas justiert wird. Daten nach der Justierung erforderlich, sobald justiert oder repariert wurde.
• Angegebene Messunsicherheit, mit Angabe des Erweiterungsfaktors.
• Ob Sie eine Konformitätsaussage wünschen und nach welcher Entscheidungsregel. Wenn Sie keine festlegen, übernehmen Sie die des Labors.
• Meldung von Toleranzüberschreitungen. Verlangen Sie, dass das Labor eine vor der Justierung festgestellte Toleranzüberschreitung schriftlich meldet, an eine benannte Person und innerhalb einer festgelegten Zahl von Tagen.
• Ob Unteraufträge zulässig sind. Wenn ja, legen Sie fest, ob sie Ihre vorherige Zustimmung brauchen und auf dem Kalibrierschein kenntlich gemacht werden müssen.
• Justierung nur mit Zustimmung, falls eine stillschweigende Justierung Sie Ihre Nachweise vor der Justierung kosten würde.
• Eine Zusage zur Durchlaufzeit und die Inventarkennungen, die aufgedruckt werden sollen, damit der Kalibrierschein Ihre Seriennummern nennt.
• Ob ein Fälligkeitsdatum auf dem Kalibrierschein oder dem Etikett stehen darf. ISO/IEC 17025 legt fest, dass ein Kalibrierschein oder ein Kalibrieretikett kein empfohlenes Kalibrierintervall enthalten darf, außer Sie haben dem zugestimmt. Derselbe Abschnitt räumt gesetzlichen Vorschriften den Vorrang ein. In den meisten Fällen legen Sie das Intervall selbst fest. Sagen Sie dem Labor, welches Datum es aufdrucken soll, oder sagen Sie ihm, dass es keines aufdrucken soll.

• Was ein Kalibrierschein enthalten muss
• Entscheidungsregeln und Sicherheitsbänder

Der Akkreditierungsumfang ist das Dokument, auf das es ankommt

Eine Akkreditierung erzeugt zwei Dokumente. Die Akkreditierungsurkunde ist eine Seite, auf der steht, dass das Labor akkreditiert ist. Der Akkreditierungsumfang ist die Tabelle dessen, wofür das Labor tatsächlich akkreditiert ist. Bei der DAkkS ist das die Anlage zur Akkreditierungsurkunde. Ein Lieferant, der Ihnen nur die Urkunde schickt, hat Ihre Frage nicht beantwortet.

Der Umfang führt für jede Fähigkeit die Messgröße oder die Art des Messgeräts auf, das Verfahren, den Messbereich mit allen weiteren relevanten Parametern und die Messunsicherheit. Diese Elemente bilden zusammen eine Kalibrier- und Messmöglichkeit, meist als CMC abgekürzt. Der Unsicherheitswert ist Teil der CMC und nicht die ganze CMC. Er gilt nur innerhalb des Bereichs, des Verfahrens und der Bedingungen derselben Zeile. Die Spaltenüberschriften unterscheiden sich je nach Akkreditierungsstelle. Manche überschreiben die Unsicherheitsspalte mit CMC. Andere nennen sie erweiterte Messunsicherheit. Wer nur nach diesen drei Buchstaben sucht, übersieht sie leicht.

Ein tatsächlich akkreditiertes Labor kann für Ihren Auftrag auf mehr Arten außerhalb seines Umfangs liegen, als die meisten Einkäufer erwarten.

• Der Parameter steht gar nicht darin. Die Akkreditierung wird je Messung erteilt, nicht je Unternehmen.
• Ihr Bereich liegt außerhalb des angegebenen Bandes. Eine Zeile für 0 bis 55 Ohm deckt 400 Ohm nicht ab.
• Die Richtung stimmt nicht. Für das Messen einer Größe akkreditiert zu sein ist nicht dasselbe, wie für das Bereitstellen oder Simulieren dieser Größe akkreditiert zu sein.
• Der Standort stimmt nicht. Eine Akkreditierung wird für eine Einrichtung erteilt. Die Nummern der Urkunden tragen oft einen Standortzusatz. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten kann einen akkreditierten Standort haben und drei, die es nicht sind.
• Arbeiten vor Ort sind etwas anderes als Arbeiten im Labor. Die Unsicherheiten vor Ort sind normalerweise schlechter als der Laborwert, und manche Umfänge decken nur eine der beiden Betriebsarten ab.
• Die Leistung steht im Umfang, aber das Labor bietet sie nicht kommerziell an. Manche Verzeichnisse kennzeichnen die kommerzielle Verfügbarkeit.
• Sie haben unbemerkt die günstigere, nicht akkreditierte Stufe bestellt.

• Wie Akkreditierungsumfänge funktionieren
• Akkreditierte Kalibrierlabore in den USA im Überblick

Eine CMC lesen, und warum die Unsicherheit Ihres Auftrags größer ist

Eine CMC ist die kleinste Unsicherheit, die das Labor bei der Kalibrierung eines nahezu idealen Geräts unter normalen Bedingungen erreichen kann. Sie ist eine Untergrenze, kein Versprechen für Ihr Messgerät.

Die meisten zur Kalibrierung eingesandten Messgeräte sind nicht nahezu ideal. Die auf Ihrem Kalibrierschein angegebene Unsicherheit muss die Beiträge Ihres Geräts abdecken. Sie ist deshalb gleich der CMC im Umfang oder größer, und meistens ist sie größer. Daraus folgt eine feste Regel. Ein akkreditiertes Labor darf für diese Arbeit keine kleinere Unsicherheit angeben als seine veröffentlichte CMC. Ein angegebener Wert, der genau auf der CMC liegt, ist für sich genommen kein Mangel. Das kommt vor, wenn Ihr Gerät wenig beiträgt und die Werte auf dieselbe Zahl gerundet werden. Genauer hinsehen sollten Sie, wenn bei deutlich unterschiedlichen Gegenständen immer dieselbe Unsicherheit steht. Fragen Sie das Labor, wie es den Beitrag Ihres Messgeräts ermittelt hat.

Vergleichen Sie die CMC mit der Toleranz, die Sie tatsächlich anwenden werden. Tun Sie das in der Zeile des Umfangs, die zu Ihrem Parameter und Ihrem Bereich passt. Ein Umfang führt viele CMCs auf und enthält nicht die eine Zahl für das Labor. Bringen Sie beide Werte auf dieselbe Basis, bevor Sie sie beurteilen. Prozent vom Messwert und Prozent vom Messbereich sind nicht dasselbe. Führen Sie den Vergleich an einem echten Prüfpunkt durch. Wenn Ihre Annahmegrenze an diesem Punkt 0,1 Prozent vom Messwert beträgt und die passende CMC 0,25 Prozent vom Messwert, schließt kein guter Ruf diese Lücke. Erwartet wird üblicherweise ein Prüfunsicherheitsverhältnis (TUR) von mindestens 4:1 oder stattdessen eine dokumentierte Analyse des Risikos einer falschen Annahme. Die Unsicherheit auf Ihrem Kalibrierschein ist mindestens so groß wie die CMC und meist größer. Ein Verhältnis, das im Umfang knapp aussieht, ist im Auftrag schlechter.

CMC-Werte haben zu Recht verschiedene Formen. Ein einzelner Wert über einen Bereich. Eine Spanne von niedrig bis hoch. Ein Prozentsatz vom Messwert. Ein Prozentsatz plus ein fester Mindestwert. Eine Formel, die mit der Länge wächst. Eine Tabelle einzelner Punkte. Ein einzelner begrenzender Wert, der über einen Bereich als kleiner oder gleich einem bestimmten Wert angegeben ist, ist normal, und die Akkreditierungsstelle hat dieses Format begutachtet, bevor es in den Umfang kam. Beanstanden Sie das nicht als Mangel. Beanstanden Sie es, wenn die Zahl ein bester Fall statt einer Grenze ist, etwa bei einer Angabe wie Unsicherheit ab nur so und so viel. Beanstanden Sie es, wenn weder ein Erweiterungsfaktor noch ein Vertrauensniveau angegeben ist. Und beanstanden Sie es, wenn der Wert nicht an einen benannten Parameter, einen Bereich und ein Verfahren gebunden ist.

• Prüfunsicherheitsverhältnis (TUR) und Entscheidungsregeln

Prüfen Sie bei der Akkreditierungsstelle, nicht anhand des gemailten PDFs

Der ganze Ablauf dauert einige Minuten je Lieferant. Eine einzige Abfrage reicht nicht, weil es in den USA kein einheitliches Register gibt. Zwei Stellen können sich außerdem über dasselbe Labor an derselben Adresse widersprechen.

Achten Sie darauf, welche Änderungen veröffentlicht werden. Aussetzungen und Entzüge werden in der Regel öffentlich gemacht. Eine stille Einschränkung des Umfangs trifft Sie am ehesten und wird am seltensten angekündigt. Umfänge tragen eigene Revisionsdaten und können mitten im Zyklus gekürzt werden, nicht nur bei der Erneuerung. Das ist ein Grund, den aktuellen Umfang regelmäßig neu zu prüfen, statt sich darauf zu verlassen, benachrichtigt zu werden.

1. Entnehmen Sie den Namen der juristischen Person und die Standortadresse dem Angebot, nicht der Broschüre. Handelsnamen und Dachmarken tragen keine Akkreditierung.
2. Öffnen Sie das öffentliche Verzeichnis der Akkreditierungsstelle und suchen Sie nach dieser juristischen Person an dieser Adresse. Arbeiten Sie nicht mit dem PDF, das der Lieferant geschickt hat. Eine Datei sagt Ihnen, was an dem Tag galt, an dem sie gespeichert wurde. Seitdem kann die Akkreditierung ausgesetzt, zurückgezogen oder eingeschränkt worden sein.
3. Prüfen Sie den Akkreditierungsstatus und das Datum, bis zu dem sie gilt. Lesen Sie das Statuswort genau. Manche Stellen verwenden Begriffe wie „Extended“ für eine aktive Akkreditierung mit einer Verlängerung, und das ist kein eigener Status.
4. Gleichen Sie die Nummer der Urkunde einschließlich eines etwaigen Standortzusatzes ab.
5. Vergleichen Sie das Revisionsdatum des Umfangs im Verzeichnis mit der Fassung, die man Ihnen geschickt hat. Ein Umfang kann überarbeitet werden und dabei eine Zeile verlieren, auf die Sie sich verlassen haben.
6. Suchen Sie Ihren Parameter als tatsächliche Zeile. Prüfen Sie, ob Ihr Bereich innerhalb des angegebenen Bandes liegt und die Richtung passt.
7. Lesen Sie die Unsicherheit in dieser Zeile gegen Ihre Toleranz.
8. Prüfen Sie die Betriebsart. Wenn Sie Arbeiten vor Ort brauchen, muss die Zeile oder ihre Fußnote Leistungen vor Ort zulassen.
9. Sichern Sie den Nachweis. Drucken oder speichern Sie die Verzeichnisseite und den Umfang mit dem Abrufdatum und halten Sie fest, wer geprüft hat.

• Fallstricke beim Lesen der Verzeichnisse, je Akkreditierungsstelle

Den Kalibrierschein prüfen, wenn er zurückkommt

Einen Lieferanten freizugeben ist eine Steuerungsmaßnahme. Das Ergebnis zu prüfen ist eine andere, und die Normen behandeln sie auch so. In der Eingangsprüfung eines zurückgesandten Kalibrierscheins treffen Lieferantensteuerung und Rückführbarkeit aufeinander.

Die vollständige Liste der Elemente eines Kalibrierscheins finden Sie im Leitfaden zu den Anforderungen an Kalibrierscheine und nicht hier. Die Prüfungen, die speziell für eine Lieferantenentscheidung zählen, sind diese.

• Die Identifikation des Gegenstands stimmt anhand der Seriennummer mit dem Inventardatensatz überein.
• Die Messunsicherheit ist angegeben, in brauchbaren Einheiten und mit dem Erweiterungsfaktor.
• Es gibt eine echte Aussage zur Rückführbarkeit, nicht nur den Ausdruck NIST-rückführbar.
• Daten vor der Justierung liegen vor, wenn das Gerät justiert oder repariert wurde, sofern Sie sie verlangt haben.
• Das Akkreditierungssymbol oder ein Texthinweis auf die Akkreditierung ist vorhanden, wenn Sie akkreditierte Arbeit bestellt haben.
• Gemischte Berichte kennzeichnen die nicht akkreditierten Zeilen. Ein Bericht ohne akkreditierte Ergebnisse darf nirgends einen Hinweis auf die Akkreditierung tragen, auch nicht auf Begleitschreiben.
• Ergebnisse, die von einem externen Anbieter stammen, sind eindeutig gekennzeichnet. So erfahren Sie, dass Ihre Arbeit an einen Unterauftragnehmer vergeben wurde.
• Jede Aussage über Bestehen oder Nichtbestehen nennt die angewandte Entscheidungsregel.
• Die angegebene Unsicherheit ist mindestens so groß wie die CMC in der Zeile des Umfangs, die zum tatsächlich kalibrierten Parameter und Bereich passt. Vergleichen Sie Gleiches mit Gleichem, beim selben Erweiterungsfaktor. Ein Wert unter der veröffentlichten CMC braucht eine Erklärung des Labors. Ein Wert genau auf der CMC braucht keine.

• Alle Elemente eines Kalibrierscheins

Was eine Kalibrierzeile in der Liste freigegebener Lieferanten enthalten muss

Eine allgemeine Lieferantenzeile scheitert an einem Kalibrierlabor, und zwar aus vier Gründen. Zertifizierung und Akkreditierung sind verschiedene Dinge. Die Akkreditierung ist auf einen Umfang beschränkt, der in einem eigenen Dokument mit eigenem Datum steht. Die Akkreditierung gilt je Standort. Und Arbeiten vor Ort sind eine andere Tätigkeit als Arbeiten im Labor.

Bewährt hat sich deshalb eine übergeordnete Zeile je Lieferantenstandort, mit untergeordneten Zeilen für jedes freigegebene Messgebiet. Eine einzige flache Zeile je Unternehmen erzwingt den zu weit gefassten Eintrag, der den meisten Schaden anrichtet.

Über die üblichen Spalten für Identität und Status hinaus braucht die Zeile eines Kalibrierdienstleisters Folgendes.

• Der Name der juristischen Person des Lieferanten und der konkrete Standort, der die Arbeit ausführt, mit Adresse.
• Fachgebiet und Parameter, mit dem Bereich. Drehmoment 5 bis 500 Newtonmeter ist eine Zeile im Umfang, die Sie prüfen können. Drehmoment allein ist ein Wunsch.
• Die engste Messgerätetoleranz, die Sie diesem Labor schicken dürfen, festgehalten je Zeile des Umfangs, die Sie tatsächlich nutzen. Ermitteln Sie den Planungswert aus der CMC für diesen Parameter und Bereich und aus Ihrem geforderten Verhältnis. Behandeln Sie ihn als besten Fall. Ihr Verhältnis erfüllen muss die auf dem Kalibrierschein angegebene Unsicherheit, und die ist meist größer als die CMC.
• Akkreditierte oder nicht akkreditierte Leistung, je Parameter.
• Freigabe für Leistungen vor Ort, getrennt von Arbeiten im Labor festgehalten.
• Ein ausdrückliches Feld „Nicht freigegeben für“. Es ist das billigste Feld der Liste und das Feld, das die falsche Bestellung verhindert.
• Akkreditierungsstelle, Nummer der Urkunde mit Standortzusatz und die Referenz des Dokuments zum Umfang mit dessen eigenem Revisionsdatum.
• Das Datum, an dem Sie die Akkreditierung im Verzeichnis der Stelle geprüft haben, und wer geprüft hat. Das ist das wertvollste Feld, das den meisten Listen fehlt.
• Freigabestatus aus einer festen Wertemenge, die Grundlage der Freigabe, das Freigabedatum und eine namentlich benannte Person, die freigegeben hat.
• Ihr Fälligkeitsdatum für die Neubewertung, als eigene Spalte getrennt vom Ablaufdatum des Lieferantenzertifikats geführt. Viele legen diese beiden zusammen und behandeln dann ein noch gültiges Zertifikat als aktuelle Bewertung.
• Ein Verweis darauf, wo die weitergegebenen Anforderungen stehen. Das ist der Bestelltext, die Qualitätsklauseln oder die Servicevereinbarung.

• Kostenloser Generator für die Liste freigegebener Lieferanten mit CSV-Export

Die kostenlose ASL-Vorlage nutzen

Unser Generator für die Liste freigegebener Lieferanten läuft vollständig in Ihrem Browser. Es wird nichts hochgeladen. Er bietet sieben bearbeitbare Spalten je Zeile: Lieferant, Kategorie, Freigabestatus, Zertifizierung, Ablauf des Zertifikats, Lieferumfang und letztes Audit. Der Status ist eine feste Auswahl aus Freigegeben, Bedingt, Gesperrt und In Prüfung. Auch die Spalte Zertifizierung ist eine feste Auswahl. Sie bietet ISO 9001, AS9100, IATF 16949, ISO 13485, ISO/IEC 17025 und Keine und nimmt einen Wert je Zeile auf.

Lesen Sie den Eintrag ISO/IEC 17025 als Akkreditierung, nicht als Zertifizierung. Ein Kalibrierlabor wird von einer Akkreditierungsstelle nach 17025 akkreditiert. Es wird nicht danach zertifiziert. Dieser Unterschied entscheidet, was die Zeile tatsächlich wert ist.

Der Generator markiert Zertifikate, die abgelaufen sind oder innerhalb von 90 Tagen ablaufen. Er zählt Ihre Lieferanten nach Status. Er listet die Lieferanten, die Aufmerksamkeit brauchen, mit den am längsten überfälligen zuerst, und er zählt gesondert jeden Lieferanten, für den eine Zertifizierung, aber kein Ablaufdatum erfasst ist. Der Export als CSV und TSV enthält acht Spalten statt der sieben auf dem Bildschirm. Die zusätzliche Spalte steht zwischen Ablauf des Zertifikats und Lieferumfang. Sie enthält einen Zertifikatsstatus, der aus dem von Ihnen eingegebenen Ablaufdatum berechnet wird. Behandeln Sie das als Liste zum Nachfassen. Ein Umfang kann gekürzt oder eine Akkreditierung ausgesetzt werden, lange bevor das aufgedruckte Datum abläuft.

Die oben genannten Spalten, die der Generator nicht hat, etwa Grundlage der Freigabe, Verantwortlicher für die Freigabe, Risikostufe und nächster Prüftermin, ergänzen Sie nach dem Export in Ihrer eigenen Tabelle. Das ist Absicht. Der Export bleibt lesbar, und Ihre Spalten gehören Ihnen.

Für die Leistungsseite veröffentlicht der Rechner für die Lieferantenbewertung seine Formeln und Standardwerte, damit Sie sehen, wie eine Bewertung entsteht. Er wurde für Waren entwickelt, übertragen Sie die Eingaben also auf ein Labor. Erhaltene Kalibrierscheine stehen für erhaltene Lose. Kalibrierscheine, die fehlerhaft zurückkamen oder neu ausgestellt werden mussten, stehen für Rückweisungen. Messgeräte, die später als zur zugesagten Durchlaufzeit zurückkamen, sind Ihre Kennzahl für die Termintreue. Toleranzüberschreitungen, die das Labor meldet, im Vergleich zu denen, die Sie später selbst finden, verdienen eine eigene Auswertung.

Falls Sie eine automatische Verfolgung der Akkreditierungsurkunden und Umfänge Ihrer Lieferanten nützlich fänden: Es gibt eine Seite, die beschreibt, was wir zu entwickeln überlegen. Heute ist das nicht verfügbar. Lesen Sie jede Zeile dort als Absicht, nicht als Produkt.

• Vorlage für die Liste freigegebener Lieferanten
• Rechner für die Lieferantenbewertung

Bedingte Freigabe, und wie der Status Gewicht bekommt

Die bedingte Freigabe ist ein echter, dokumentierbarer Zustand, und hier macht sich die Liste bezahlt. Sie ist kein Statuswort für sich. Sie besteht aus vier Dingen, und ohne alle vier ist es keine bedingte Freigabe.

Die Einschränkung, die festhält, wofür das Labor eingesetzt werden darf und wofür nicht. Das Enddatum. Eine namentlich benannte verantwortliche Person, die sie abschließt. Und der Nachweis für den Ausstieg, also was vorgelegt werden muss, damit die Zeile auf freigegeben wechselt, sonst fällt sie auf ausgesetzt zurück.

Typische Formen bei einem Kalibrierlabor. Nur für dimensionelle Messungen freigegeben, solange eine Erweiterung des Umfangs für Drehmoment begutachtet wird. Bis zu einem festen Datum freigegeben, solange eine Erneuerung der Akkreditierung abgeschlossen wird. Für eine einzige Bestellung freigegeben, danach Überprüfung. Freigegeben mit 100 Prozent Eingangsprüfung der Kalibrierscheine. Nur für Arbeiten freigegeben, bei denen Ihr Endkunde dieses Labor akzeptiert hat.

Eine weitere Form braucht einen eigenen Hinweis. Nicht akkreditiert, aber von Ihnen auditiert, mit der Kette zum SI und der angegebenen Unsicherheit in den Unterlagen. Halten Sie deutlich fest, dass dies keine akkreditierte Kalibrierung ist. Das fehlende Akkreditierungszeichen ist dabei das Geringste. Außerhalb Ihres eigenen Audits hat niemand das Verfahren oder die Unsicherheit begutachtet. Ihr Kunde oder Ihre Zertifizierungsstelle kann das Ergebnis trotzdem zurückweisen. Die weitergegebenen Anforderungen in der Automobilindustrie sowie in der Luft- und Raumfahrt verlangen meist stattdessen eine Akkreditierung oder eine schriftliche Zustimmung des Kunden.

Die Regel, mit der das Ganze funktioniert: Der Status muss über eine Bestellung entscheiden, statt nur neben ihr zu stehen. Wenn die einzige Folge von bedingt eine Farbe in einer Tabelle ist, ist es eine Freigabe mit Notiz.

Zwei Diagnosen. Wenn eine bedingte Zeile älter ist als ihre eigene Bedingung, ist das Ihre Feststellung. Und wenn in Ihrer Liste jede Zeile freigegeben lautet, wurde die Statusspalte nie benutzt.

Neubewertung, und die Auslöser, die wichtiger sind als der Kalender

Keine Norm nennt ein Intervall. Üblich ist ein jährlicher Rhythmus. Nach Risiko gestaffelte Varianten sind weit verbreitet, mit kürzeren Zyklen für Alleinlieferanten oder für Lieferanten, deren Fehler schwere Folgen hätten, und längeren bei geringem Risiko. Dazu kommen Stufen der Prüftiefe, von einer Prüfung der Unterlagen am Schreibtisch über einen Fragebogen und eine Fernprüfung bis zu einem Audit vor Ort.

Führen Sie die regelmäßige Neubewertung nach Ihrem eigenen Takt durch. Koppeln Sie sie nicht an den Akkreditierungszyklus des Lieferanten, denn diese Zyklen dauern meist länger als ein Jahr. Halten Sie zusätzlich eine eigene Ablaufüberwachung, die 60 bis 90 Tage vor dem Ablauf der Akkreditierung anschlägt und nicht erst am Stichtag. So bleibt Zeit, neu zu qualifizieren oder eine Alternative bereitzustellen, bevor Messgeräte fällig werden. Ein Ablauf, der erst am Stichtag bemerkt wird, ist für alles, was gerade unterwegs ist, schon ein Problem.

Staffeln Sie danach, was das Messgerät absichert, nicht danach, was die Kalibrierung kostet. Eine billige Kalibrierung des Messmittels, mit dem Produkt freigegeben wird, wiegt schwerer als eine teure an einem Thermometer der Haustechnik.

Die planmäßige Überprüfung ist die Untergrenze. Die folgenden Ereignisse erzwingen sofort eine Überprüfung.

• Die Akkreditierung ist abgelaufen, ausgesetzt, entzogen oder zurückgegeben.
• Der Umfang wurde eingeschränkt, oder die Unsicherheitswerte für Ihren Parameter haben sich verschlechtert. Eine Stelle kann einen Umfang jederzeit im Zyklus kürzen oder teilweise aussetzen, nicht nur bei der Erneuerung. Vergleichen Sie den neuen Umfang mit der vorherigen Fassung. Einschränkungen kündigen sich nicht an.
• Wechsel der Akkreditierungsstelle.
• Das Labor ist umgezogen, wurde übernommen oder hat den Unterzeichner oder die Schlüsselperson für Ihr Fachgebiet gewechselt.
• Das Labor hat begonnen, Arbeiten an Unterauftragnehmer zu vergeben, die es früher selbst ausgeführt hat, oder Sie haben entdeckt, dass es das bereits tat.
• Ein Kalibrierschein kam ohne ein gefordertes Element an, oder er nannte das falsche Messgerät.
• Eine Toleranzüberschreitung wurde verspätet gemeldet oder von Ihnen gefunden, statt vom Labor gemeldet zu werden.
• Ein Messgerät kam zurück und fiel bei Ihrer eigenen Verifizierung durch.
• Sie haben begonnen, etwas Neues bei dem Labor einzukaufen. Ein neuer Parameter, ein größerer Bereich, eine engere Toleranz. Die bestehende Freigabe deckt das nicht ab, und in einem normalen Einkaufsprozess fällt das niemandem auf.
• Eine lange Zeit ohne Bestellungen. Qualifizieren Sie einen ruhenden Lieferanten neu, bevor Sie ihn wieder einsetzen.

Wenn es keine akkreditierte Quelle gibt

Manchmal steht der benötigte Parameter in keinem Umfang. Manchmal ist der Hersteller der Ausrüstung die einzige kompetente Quelle. Das ist eine legitime Situation, und es gibt einen vertretbaren Weg hindurch.

Die Optionen, grob nach Stärke geordnet. Durchsuchen Sie die Verzeichnisse anderer Akkreditierungsstellen mit einem Stichwort zum Parameter statt nach dem Namen des Labors, denn vielleicht deckt ein anderes Labor ihn schon ab. Teilen Sie den Auftrag auf: die abgedeckten Parameter an das akkreditierte Labor, den nicht abgedeckten anderswohin, mit der Aufteilung ausdrücklich in der Bestellung, damit die Kennzeichnung auf dem Kalibrierschein passt. Bitten Sie das Labor, seinen Umfang zu erweitern, was möglich, aber langsam ist. Wenden Sie sich bei exotischen Parametern an den Hersteller oder an ein nationales Metrologieinstitut, und prüfen Sie, welche Akkreditierung das Servicezentrum hat und für welchen Standort. Kalibrieren Sie intern gegen rückführbare Referenzen mit Ihrem eigenen dokumentierten Messunsicherheitsbudget, wo Ihre Norm das zulässt. Oder akzeptieren Sie eine nicht akkreditierte, aber rückführbare Kalibrierung und dokumentieren Sie den Grund.

Der letzte Weg macht echte Arbeit. Wo keine Akkreditierung vorliegt, ähneln die Nachweise, die Sie vorhalten sollen, stark dem, was ein Begutachter prüfen würde. Das sind Aufzeichnungen zur Validierung der Verfahren, die Ermittlung der Messunsicherheit, Unterlagen zur Rückführbarkeit, Nachweise für die fortlaufende Gültigkeit der Ergebnisse, die Kompetenz des Personals, Aufzeichnungen zur Ausrüstung sowie die Beherrschung von Räumlichkeiten und Umgebungsbedingungen. Das ist eine umfangreiche Akte, weshalb dieser Weg meist ein letzter Ausweg ist und keine Ersparnis.

Welchen Weg Sie auch wählen, prüfen Sie zuerst Ihre eigenen Pflichten. ISO 9001 überlässt Ihnen die Entscheidung, solange Sie Ihre eigenen Kriterien anwenden und die Aufzeichnungen führen. IATF ist strenger. Das externe Labor muss die konkrete Leistung in seinem festgelegten Umfang haben. Es muss dann entweder nach ISO/IEC 17025 oder einem nationalen Äquivalent akkreditiert sein, mit dieser Leistung im Akkreditierungsumfang, oder als vom Kunden akzeptiert dokumentiert sein. Derselbe Abschnitt enthält eine Anmerkung für genau diesen Fall. Wenn für ein bestimmtes Gerät kein qualifiziertes Labor verfügbar ist, darf der Hersteller der Ausrüstung die Kalibrierung durchführen. Sie müssen dann die Anforderungen erfüllen, die IATF an ein internes Labor stellt. Sichern Sie die Nachweise in jedem Fall. Halten Sie fest, was Sie geprüft und was Sie festgestellt haben, das Datum, den Grund, warum die Lücke akzeptabel war, und wer das freigegeben hat.

• Prüfen Sie, was Ihre Norm tatsächlich zulässt

Diagnosen, die Sie heute an Ihrer aktuellen Liste durchführen können

Das typische Versagen ist kein dramatisches. Die Liste wird für ein Audit erstellt. Im Einkaufsprozess liest sie danach niemand mehr. Lieferant für Lieferant hört sie auf zu stimmen und sieht dabei weiterhin fertig aus. Diese Prüfungen dauern etwa zwanzig Minuten.

1. Sortieren Sie nach Freigabedatum. Wenn die meisten Zeilen dasselbe Datum tragen, wurde die Liste in einer Sitzung erstellt und hat sich seitdem nicht bewegt.
2. Sortieren Sie nach dem Fälligkeitsdatum der Neubewertung. Zählen Sie die Zeilen, deren Datum in der Vergangenheit liegt. Zählen Sie die leeren. Leer ist schlimmer als überfällig.
3. Zählen Sie die Zeilen mit einem anderen Status als freigegeben. Null heißt, die Statusspalte ist Dekoration.
4. Ziehen Sie die Kalibrierbestellungen der letzten zwölf Monate heran und ordnen Sie jeden Lieferanten einer Zeile zu. Lieferanten ohne Zeile sind Ihre Schattenliste.
5. Nehmen Sie Ihre drei Kalibrierdienstleister mit den höchsten Ausgaben. Öffnen Sie für jeden das Verzeichnis der Akkreditierungsstelle und prüfen Sie, ob die Akkreditierung aktiv ist, der Standort zur Lieferadresse passt und der Umfang die Messgeräte abdeckt, die Sie tatsächlich geschickt haben.
6. Prüfen Sie, ob die Spalte für den Zertifikatsablauf und die Spalte für die Neubewertung jemals unterschiedliche Daten enthalten. Wenn sie immer gleich sind, wird die eine in die andere kopiert, und eine unabhängige Bewertung findet nicht statt.
7. Fragen Sie, wem die Liste gehört. Wenn die Antwort eine Abteilung ist, gehört sie niemandem.

• Die Liste in der kostenlosen Vorlage neu aufbauen

Wo Axiospec ins Spiel kommt

Axiospec ist eine Cloud-Software für das Kalibriermanagement von CaliTech LLC. Sie ist ein Werkzeug für Dokumentation und Arbeitsabläufe. Sie zertifiziert oder akkreditiert niemanden, und sie kann keinen Lieferanten freigeben. Die Freigabeentscheidung und die Liste freigegebener Lieferanten bleiben bei Ihnen.

Axiospec verwaltet die andere Hälfte, nämlich die Kalibrieraufzeichnungen, für die die Lieferantenentscheidung gilt. Die Aufzeichnungen landen in einem manipulationserkennbaren, hashverketteten Journal, auf Wunsch mit Freigabe im Vier-Augen-Prinzip mit Erfasser und Prüfer, bei der der Server verhindert, dass die Person, die eine Kalibrierung erfasst hat, sie auch freigibt. Wenn Sie eine Norm auswählen, werden die Felder, die diese Norm verlangt, im Kalibrierformular markiert, und das Speichern ist gesperrt, bis sie ausgefüllt sind. Diese Durchsetzung ist standardmäßig aktiv. Ein Administrator kann sie je Arbeitsbereich lockern, und ein brandneuer Arbeitsbereich ist nur bis zu seiner ersten Kalibrierung ausgenommen. Die einzige Ausnahme ist der Kalibrierschein selbst: Weil er als Datei hochgeladen wird, bleibt er im Formular ein bloßer Hinweis, die REST-API setzt ihn allerdings durch.

Es gibt Messunsicherheitsbudgets je Messgerät und integrierte MSA-Studien nach AIAG. Native Apps für iOS und Android bieten in jedem Tarif Offline-Erfassung und QR-Scan. Ein Selbstimport aus CSV und Excel liest Exporte aus GAGEtrak und GAGEpack.

Der kostenlose Tarif ist dauerhaft und keine Testphase. Er umfasst 50 Messmittel mit unbegrenzt vielen Benutzern. Ein neuer Arbeitsbereich läuft in den ersten 45 Tagen auf Professional. Danach bleibt er mit 50 Messmitteln kostenlos, sofern Sie nicht in einen kostenpflichtigen Tarif wechseln. Die kostenpflichtigen Tarife kosten 59, 129 und 229 US-Dollar pro Monat, mit unbegrenzt vielen Benutzern.

Die beiden Lieferantenwerkzeuge, auf die dieser Leitfaden verweist, der Generator für die Liste freigegebener Lieferanten und der Rechner für die Lieferantenbewertung, sind kostenlos und brauchen kein Konto. Die Seite zum Ablauf von Zertifikaten ist kein Werkzeug. Sie beschreibt etwas, das wir zu entwickeln überlegen.

• Vorlage für die Liste freigegebener Lieferanten
• Rechner für die Lieferantenbewertung