Calculadora de grelha de avaliação de fornecedores

Grelhas de avaliação de fornecedores, em termos simples

Porque existem as grelhas de avaliação de fornecedores

As decisões de compra são tomadas com base no preço e no prazo de entrega. As consequências aparecem meses depois, na sua própria sucata, nas suas horas de retrabalho, nos seus fretes urgentes e nas reclamações dos seus clientes. Uma grelha de avaliação fecha essa lacuna. Pega em evidência que já gera, registos de inspeção de receção, datas prometidas face a datas de receção, ações corretivas em aberto, os e-mails que teve de enviar duas vezes, e transforma-a num número por fornecedor e por período que pode comparar, acompanhar e usar para agir.

A segunda razão é que retira a personalidade da conversa. “Têm-nos desiludido” é um argumento. “A vossa taxa de entregas dentro do prazo foi de 88 por cento este trimestre, contra os 95 por cento acordados, aqui estão as sete receções” é um facto, e factos são aquilo em que um fornecedor consegue de facto trabalhar. A terceira razão é que um auditor vai perguntar como decide quem fica na sua lista de fornecedores aprovados, e uma grelha de avaliação é a resposta honesta mais curta.

O que a cláusula 8.4 da ISO 9001 pede

A cláusula 8.4.1 da ISO 9001:2015 exige que determine e aplique critérios para a avaliação, seleção, monitorização do desempenho e reavaliação dos fornecedores externos, com base na sua capacidade de fornecer de acordo com os seus requisitos. Exige também que retenha informação documentada sobre essas atividades e sobre quaisquer ações resultantes das avaliações. São quatro deveres distintos: definir critérios, aplicá-los na seleção, monitorizar o desempenho ao longo do tempo e reavaliar.

Repare no que a cláusula não diz. Não nomeia uma métrica, uma fórmula, uma ponderação nem uma pontuação de aprovação. Os auditores não confrontam a sua aritmética com uma norma, porque não há aritmética normalizada com que a confrontar. Verificam que definiu critérios antecipadamente, que os aplicou de forma consistente, que guardou os registos e que algo aconteceu de facto quando um fornecedor falhou. Uma grelha de avaliação bem feita cumpre os quatro num só documento.

A cláusula 8.4.2 é a outra metade. Diz que o tipo e a extensão do controlo que aplica a um fornecedor externo devem refletir o efeito que esse fornecedor tem na sua capacidade de entregar produto conforme. É isto que torna uma pontuação útil em vez de decorativa: uma pontuação forte pode justificar levar um fornecedor para receção direta para stock, e uma fraca justifica uma inspeção de receção reforçada, verificação na origem ou a suspensão de novas encomendas. A pontuação não é apenas um boletim, é o dado de entrada para uma decisão de controlo.

As normas setoriais constroem sobre a mesma cláusula. A AS9100D acrescenta expectativas explícitas quanto à manutenção de um registo de fornecedores externos com o seu estado de aprovação e âmbito, e à revisão periódica do seu desempenho. A IATF 16949 exige a monitorização do desempenho dos fornecedores face a indicadores definidos, incluindo a conformidade do produto entregue, as perturbações na fábrica recetora, o desempenho do calendário de entregas e quaisquer notificações de estado especial do cliente. A ISO 13485 exige que os critérios de avaliação e seleção sejam proporcionais ao risco que o produto comprado transporta, com monitorização, reavaliação e registos à altura. Palavras diferentes, mesma forma: definir, aplicar, monitorizar, reavaliar, registar.

Métricas que vale mesmo a pena acompanhar

O teste para qualquer métrica é simples: consegue obtê-la da mesma forma em todos os períodos, a partir de registos que já mantém, sem um projeto de arqueologia em folhas de cálculo? Se não, deixará discretamente de ser medida por volta do terceiro trimestre. Estas merecem o seu lugar.

• Taxa de aceitação de lotes. Lotes aceites a dividir por lotes recebidos. É a métrica de qualidade mais duradoura porque a inspeção de receção já a produz, e funciona quer compre dez fundidos ou dez mil parafusos.
• PPM de defeitos. Peças defeituosas por milhão recebidas. Vale a pena acrescentar quando compra em volume, porque um passa ou não passa ao nível do lote trata um lote com uma peça má da mesma forma que um lote com metade em sucata.
• Entregas dentro do prazo. Receções que chegaram dentro da janela acordada, a dividir pelo total de receções. Defina a janela uma vez e nunca a altere discretamente. Decida à partida se mede face à data prometida original ou à última data revista, e se uma entrega duas semanas adiantada conta como falha (em muitas fábricas conta, porque passa a ser um problema de inventário seu).
• Desempenho nas ações corretivas. Quantos pedidos formais teve de emitir, com que rapidez chegou a contenção, se a resposta identificou uma causa raiz real ou apenas um pedido de desculpas, se foi fechada a tempo e se a mesma falha voltou. A contagem é a parte fácil de pontuar, e o tratamento é a parte que mais lhe diz.
• Conformidade documental. Certificados de conformidade, relatórios de ensaio de materiais e certificados de calibração a chegarem completos, corretos e com a remessa. É invisível até uma auditoria, e depois ocupa o dia inteiro.
• Capacidade de resposta. Subjetiva, e ainda assim vale a pena mantê-la, porque prevê como vai correr o próximo problema. Identifique-a como subjetiva, mantenha o seu peso modesto e escreva porque deu a classificação que deu.

O que deixar de fora: tudo o que o fornecedor não consegue influenciar, tudo o que teria de reconstruir à mão, e o preço. O preço pertence à decisão de aprovisionamento, não a uma grelha de avaliação de qualidade. Misturá-lo faz um fornecedor barato parecer bom exatamente no momento em que a sua qualidade lhe está a dizer o contrário.

As contas desta página

Nada aqui está escondido. Estas são exatamente as fórmulas que a calculadora usa.

Dividir pela soma dos pesos em vez de por 100 faz duas coisas. Mantém o resultado numa escala de 0 a 100 mesmo quando os seus pesos não somam 100, e permite à calculadora deixar de fora uma componente para a qual não tem dados e renormalizar as restantes, em vez de pontuar silenciosamente uma categoria vazia como zero. Se uma componente for excluída, o resultado di-lo.

Uma coisa a deixar clara: não existe uma fórmula de pontuação de fornecedores normalizada no setor. A divisão 40 / 30 / 15 / 15, a dedução de dez pontos por ação corretiva e os escalões de A a F são convenções comuns, e nada mais do que isso. A ISO 9001 deixa os critérios nas suas mãos de propósito, porque só a sua organização sabe o que uma remessa atrasada ou um lote mau lhe custa. Fixe os números deliberadamente, escreva-os no seu procedimento de qualidade de fornecedores e saiba explicar porque os escolheu.

Transformar uma pontuação numa decisão

Uma pontuação torna-se arbitrária no momento em que decide o que significa depois de a ver. A solução é definir os escalões e as suas consequências antecipadamente, por escrito, antes de alguém ser pontuado. Assim o resultado não é um juízo de valor, é a aplicação de uma regra que publicou. Uma estrutura que funciona:

• Aprovado. A monitorização de rotina continua no ciclo normal. Envie a grelha na mesma, para que um bom resultado também fique registado.
• Aprovado com um ponto de melhoria. O desempenho é aceitável, mas uma componente está a puxar para baixo. Identifique-a, acorde uma meta e uma data, e verifique-a no período seguinte.
• Condicional. Peça um plano de ações corretivas documentado, com responsáveis e datas. Aumente entretanto o controlo que aplica e encurte o ciclo de pontuação. Comece a qualificar uma fonte alternativa se este fornecedor for fonte única.
• Restrito. Sem novos negócios até à revisão pela gestão. Inspeção reforçada ou na origem até um número acordado de períodos limpos.
• Desqualificado. Retirado da lista de fornecedores aprovados, com o registo do motivo. É o último passo, e precisa de ter uma alternativa aprovada preparada antes, caso contrário a decisão será revertida pelo plano de produção.

Duas salvaguardas mantêm isto honesto. Primeiro, escreva quem pode anular um resultado e com que fundamento, e exija que o motivo fique registado. As anulações vão acontecer, porque por vezes há genuinamente um único fornecedor capaz de fazer a peça. Uma anulação com uma justificação documentada é uma decisão controlada. Uma sem documentação é um buraco no seu sistema. Segundo, verifique o denominador antes de agir. Duas entregas atrasadas em quatro são 50 por cento de pontualidade, e também não são uma tendência. Defina um limiar mínimo de atividade abaixo do qual um fornecedor é reportado mas não classificado.

Com que frequência pontuar

Ajuste a frequência ao risco e ao volume em vez de pontuar toda a gente ao mesmo ritmo. Mensal convém a fornecedores de grande volume ou críticos de fonte única, onde um problema se agrava depressa. Trimestral é o padrão comum e normalmente o certo: transações suficientes para ter significado, e frequente o bastante para apanhar uma queda. Anual chega para fornecedores de baixo risco, baixa despesa e de catálogo, e cumpre também o dever de reavaliação da cláusula 8.4.1 para todos os que estão na lista.

Sobreponha gatilhos de acontecimentos ao ciclo. Volte a pontuar imediatamente após uma fuga que chegou ao seu cliente, uma repetição de uma não conformidade que já tinha levantado, uma mudança de proprietário ou de local de fabrico, uma certificação caducada ou a adjudicação de um novo programa que aumente a sua exposição. E mantenha o método estável: se alterar os pesos ou o esquema de dedução, anote a alteração na própria grelha, caso contrário a linha de tendência torna-se ficção.

Manter a grelha de avaliação justa

Uma grelha de avaliação que os fornecedores considerem injusta deixa de produzir melhorias e começa a produzir discussões. Quatro hábitos evitam a maior parte disso.

• Atribua as falhas corretamente. Uma entrega que se atrasou porque a sua encomenda chegou tarde, ou porque a engenharia alterou o desenho a meio do fabrico, não é uma falha do fornecedor. Registe um código de motivo na receção para que isto seja um facto e não uma discussão meses depois.
• Respeite a gravidade. Um lote catastrófico que parou a sua linha não equivale a quatro rejeições cosméticas, mas uma taxa de aceitação bruta trata-os da mesma forma. Se a gravidade lhe importa, acrescente um multiplicador de gravidade e declare-o, em vez de ajustar pontuações a olho.
• Mostre as contas. Envie ao fornecedor a pontuação e as contagens brutas por trás dela. Um número sem a sua evidência convida a uma discussão. Também apanha os seus próprios erros de dados antes de endurecerem numa tendência.
• Mantenha os dados subjetivos pequenos e identificados. A capacidade de resposta é um sinal real, e é também o dado mais propenso a variar consoante quem está a ter uma semana má. Limite o seu peso, identifique quem classifica e exija uma frase de justificação.