Calculadora de ficha de avaliação de fornecedores

Fichas de avaliação de fornecedores, em termos simples

Por que existem fichas de avaliação de fornecedores

As decisões de compra são tomadas por preço e prazo de entrega. As consequências aparecem meses depois, na sua sucata, nas suas horas de retrabalho, no seu frete expresso e nas reclamações dos seus clientes. A ficha de avaliação fecha essa distância. Ela pega evidências que você já gera, registros de inspeção de recebimento, datas prometidas contra datas de recebimento, ações corretivas em aberto, os e-mails que você teve de mandar duas vezes, e transforma tudo isso em um número por fornecedor por período que dá para comparar, acompanhar e usar.

A segunda razão é que ela tira a personalidade da conversa. “Vocês estão nos deixando na mão” é uma discussão. “A sua entrega no prazo foi de 88 por cento neste trimestre, contra os 95 por cento combinados, e aqui estão os sete recebimentos” é um fato, e é em cima de fatos que um fornecedor consegue trabalhar. A terceira razão é que um auditor vai perguntar como você decide quem continua na sua lista de fornecedores aprovados, e a ficha de avaliação é a resposta honesta mais curta.

O que o requisito 8.4 da ISO 9001 pede

O requisito 8.4.1 da ISO 9001:2015 exige que você determine e aplique critérios para a avaliação, a seleção, o monitoramento do desempenho e a reavaliação de provedores externos, com base na capacidade deles de fornecer de acordo com os seus requisitos. Exige também que você retenha informação documentada dessas atividades e de qualquer ação decorrente das avaliações. São quatro deveres distintos: definir critérios, aplicá-los na seleção, monitorar o desempenho ao longo do tempo, e reavaliar.

Repare no que o requisito não diz. Ele não nomeia um indicador, uma fórmula, uma ponderação nem uma nota de aprovação. Os auditores não conferem a sua aritmética contra uma norma, porque não existe aritmética normativa para conferir. Eles verificam se você definiu critérios antes, se aplicou esses critérios de forma consistente, se guardou os registros, e se algo de fato aconteceu quando um fornecedor ficou abaixo do esperado. Uma ficha de avaliação bem feita atende aos quatro pontos em um só documento.

O requisito 8.4.2 é a outra metade. Ele diz que o tipo e a extensão do controle aplicado a um provedor externo devem refletir o efeito que esse provedor tem sobre a sua capacidade de entregar produto conforme. É isso que torna uma pontuação útil em vez de decorativa: uma pontuação forte pode justificar levar um fornecedor para o recebimento direto no estoque, e uma fraca justifica apertar a inspeção de recebimento, inspecionar na origem ou segurar novos pedidos. A pontuação não é só um boletim. É a entrada de uma decisão de controle.

As normas setoriais partem do mesmo requisito. A AS9100D acrescenta expectativas explícitas sobre manter um cadastro de provedores externos com status de aprovação e escopo, e analisar o desempenho deles periodicamente. A IATF 16949 exige monitoramento do desempenho de fornecedores contra indicadores definidos, incluindo conformidade do produto entregue, interrupções na planta de recebimento, cumprimento do programa de entregas e quaisquer notificações de status especial do cliente. A ISO 13485 exige que os critérios de avaliação e seleção sejam proporcionais ao risco que o produto comprado carrega, com monitoramento, reavaliação e registros correspondentes. Redação diferente, mesmo formato: definir, aplicar, monitorar, reavaliar, registrar.

Os indicadores que de fato valem a pena acompanhar

O teste para qualquer indicador é simples: você consegue extrair esse indicador do mesmo jeito em todo período, a partir de registros que já mantém, sem um projeto de arqueologia em planilhas? Se não, ele vai parar de ser medido em silêncio até o terceiro trimestre. Estes se pagam.

• Taxa de aceitação de lotes. Lotes aceitos divididos por lotes recebidos. É o indicador de qualidade mais durável, porque a inspeção de recebimento já o produz, e funciona tanto para dez fundidos quanto para dez mil parafusos.
• PPM de defeitos. Peças defeituosas por milhão recebidas. Vale acrescentar quando você compra em volume, porque aprovar ou rejeitar por lote trata um lote com uma peça ruim igual a um lote que foi metade sucata.
• Entrega no prazo. Recebimentos que caíram dentro da janela combinada, divididos pelo total de recebimentos. Defina a janela uma vez e nunca mude em silêncio. Decida antes se você mede contra a data prometida original ou contra a última revisada, e se uma entrega duas semanas adiantada conta como falha (em muitas fábricas conta, porque vira problema de estoque seu).
• Desempenho em ação corretiva. Quantas solicitações formais você precisou abrir, com que rapidez veio a contenção, se a resposta identificou uma causa raiz real ou apenas um pedido de desculpas, se foi encerrada no prazo, e se a mesma falha voltou. A contagem é a parte fácil de pontuar. O tratamento é a parte que mais diz sobre o fornecedor.
• Conformidade documental. Certificados de conformidade, relatórios de ensaio de material e certificados de calibração chegando completos, corretos e junto com a remessa. Isso é invisível até uma auditoria, e então vira o dia inteiro.
• Capacidade de resposta. Subjetiva, e mesmo assim vale manter, porque ela prevê como será o próximo problema. Marque como subjetiva, mantenha o peso modesto, e anote por que você deu a nota que deu.

O que deixar de fora: tudo o que o fornecedor não consegue influenciar, tudo o que você teria de reconstruir na mão, e o preço. O preço pertence à decisão de compra, não a uma ficha de qualidade. Misturar os dois faz um fornecedor barato parecer bom exatamente no momento em que a qualidade dele diz o contrário.

As contas desta página

Nada aqui está escondido. Estas são exatamente as fórmulas que a calculadora usa.

Dividir pela soma dos pesos, em vez de por 100, faz duas coisas. Mantém o resultado na escala de 0 a 100 mesmo quando os seus pesos não somam 100, e permite à calculadora descartar um componente sem dados e renormalizar os demais, em vez de pontuar em silêncio uma categoria vazia como zero. Se um componente for excluído, o resultado avisa.

Uma coisa precisa ficar clara: não existe fórmula de avaliação de fornecedores padronizada pelo setor. A divisão 40 / 30 / 15 / 15, a dedução de dez pontos por ação corretiva e as faixas de A a F são convenções comuns, e é só isso que elas são. A ISO 9001 deixa os critérios nas suas mãos de propósito, porque só você sabe quanto uma entrega atrasada ou um lote ruim custa à sua operação. Defina os números com intenção, escreva no seu procedimento de qualidade de fornecedores, e saiba explicar por que você os escolheu.

Transformar uma pontuação em uma decisão

Uma pontuação fica arbitrária no momento em que você decide o que ela significa depois de vê-la. A solução é definir as faixas e as consequências delas por escrito, antes de qualquer um ser pontuado. Aí o resultado não é uma opinião. É a aplicação de uma regra que você publicou. Uma estrutura que funciona:

• Aprovado. O monitoramento de rotina segue no ciclo normal. Envie a ficha assim mesmo, para que um bom resultado também fique registrado.
• Aprovado com um item de melhoria. O desempenho é aceitável, mas um componente está puxando para baixo. Nomeie esse componente, combine uma meta e uma data, e verifique no período seguinte.
• Condicional. Peça um plano de ação corretiva documentado, com responsáveis nomeados e datas. Aumente o controle aplicado enquanto isso, e encurte o ciclo de avaliação. Comece a qualificar uma fonte alternativa se este fornecedor for fonte única.
• Restrito. Nenhum negócio novo até a análise crítica pela direção. Inspeção apertada ou na origem até um número combinado de períodos limpos.
• Desqualificado. Removido da lista de fornecedores aprovados, com o registro do motivo. Este é o último passo, e exige uma alternativa aprovada já pronta. Sem isso, a decisão será revertida pelo cronograma de produção.

Duas salvaguardas mantêm isso honesto. Primeiro, escreva quem pode revogar um resultado e com que base, e exija que o motivo fique registrado. Revogações vão acontecer, porque às vezes existe mesmo um único fornecedor capaz de fazer a peça. Uma revogação com justificativa documentada é uma decisão controlada. Uma sem documentação é um buraco no seu sistema. Segundo, confira o denominador antes de agir. Duas entregas atrasadas em quatro dão 50 por cento de entrega no prazo, e também não são uma tendência. Defina um volume mínimo de atividade abaixo do qual o fornecedor é informado, mas não recebe conceito.

Com que frequência avaliar

Ajuste a frequência ao risco e ao volume, em vez de avaliar todo mundo no mesmo relógio. Mensal serve para fornecedores de alto volume ou críticos de fonte única, onde um problema se agrava rápido. Trimestral é o padrão comum e em geral o certo: transações suficientes para significar algo, e frequência suficiente para pegar uma queda. Anual basta para fornecedores de baixo risco, baixo gasto e catálogo, e também atende ao dever de reavaliação do requisito 8.4.1 para todos na lista.

Sobreponha eventos-gatilho ao ciclo. Reavalie imediatamente depois de uma falha que chegou ao seu cliente, da repetição de uma não conformidade que você já abriu, de uma troca de controle societário ou de local de fabricação, de uma certificação vencida, ou da entrada em um programa novo que aumenta a sua exposição. E mantenha o método estável: se você mudar os pesos ou o esquema de dedução, anote a mudança na própria ficha, senão a linha de tendência vira ficção.

Como manter a ficha de avaliação justa

Uma ficha de avaliação que os fornecedores consideram injusta para de produzir melhoria e passa a produzir discussão. Quatro hábitos evitam a maior parte disso.

• Atribua as falhas ao responsável certo. Uma entrega que atrasou porque o seu pedido de compra saiu tarde, ou porque a engenharia mudou o desenho no meio da produção, não é falha do fornecedor. Registre um código de motivo no recebimento, para que isso seja um fato e não uma discussão meses depois.
• Respeite a gravidade. Um lote catastrófico que parou a sua linha não equivale a quatro rejeições cosméticas, mas a taxa bruta de aceitação trata os dois casos igual. Se a gravidade importa para você, acrescente um multiplicador de gravidade e declare esse multiplicador, em vez de ajustar pontuações no sentimento.
• Mostre a conta. Envie ao fornecedor a pontuação e as contagens brutas por trás dela. Um número sem a evidência convida à briga. E isso também pega os seus próprios erros de dado antes que virem tendência.
• Mantenha as entradas subjetivas pequenas e identificadas. Capacidade de resposta é um sinal real, e é também a entrada mais sujeita a oscilar conforme o humor de quem avalia. Limite o peso dela, nomeie quem avaliou, e exija uma frase de justificativa.