Rechner für die Lieferantenbewertung

Lieferantenbewertung, einfach erklärt

Warum es Lieferantenbewertungen gibt

Einkaufsentscheidungen fallen nach Preis und Lieferzeit. Die Folgen zeigen sich Monate später, in Ihrem eigenen Ausschuss, in Nacharbeitsstunden, in Sonderfrachten und in Kundenbeschwerden. Eine Lieferantenbewertung schließt diese Lücke. Sie nimmt Nachweise, die Sie ohnehin erzeugen, also Prüfaufzeichnungen aus dem Wareneingang, Zusagetermine gegen Eingangsdaten, offene Korrekturmaßnahmen und die E-Mails, die Sie zweimal schreiben mussten, und macht daraus eine Zahl je Lieferant und Periode, die Sie vergleichen, im Verlauf ansehen und zur Grundlage von Maßnahmen machen können.

Der zweite Grund ist, dass sie das Persönliche aus dem Gespräch nimmt. Sie lassen uns hängen ist ein Streit. Ihre Termintreue lag in diesem Quartal bei 88 Prozent gegenüber den vereinbarten 95 Prozent, hier sind die sieben Wareneingänge ist eine Tatsache, und an Tatsachen kann ein Lieferant arbeiten. Der dritte Grund ist, dass ein Auditor fragen wird, wie Sie entscheiden, wer auf Ihrer Liste freigegebener Lieferanten bleibt. Eine Bewertung ist darauf die kürzeste ehrliche Antwort.

Was Abschnitt 8.4 der DIN EN ISO 9001 verlangt

Abschnitt 8.4.1 der DIN EN ISO 9001:2015 verlangt, dass Sie Kriterien für die Bewertung, die Auswahl, die Leistungsüberwachung und die Neubewertung externer Anbieter festlegen und anwenden, und zwar danach, ob diese entsprechend Ihren Anforderungen liefern können. Er verlangt außerdem, dokumentierte Information zu diesen Tätigkeiten und zu allen Maßnahmen aus den Bewertungen aufzubewahren. Das sind vier getrennte Pflichten: Kriterien festlegen, sie bei der Auswahl anwenden, die Leistung über die Zeit überwachen und neu bewerten.

Achten Sie darauf, was der Abschnitt nicht sagt. Er nennt weder eine Kennzahl noch eine Formel, eine Gewichtung oder eine bestandene Punktzahl. Auditoren prüfen Ihre Rechnung nicht gegen eine Norm, denn es gibt keine normative Rechnung, gegen die sie prüfen könnten. Sie prüfen, ob Sie die Kriterien vorher festgelegt, einheitlich angewendet und die Nachweise aufbewahrt haben, und ob tatsächlich etwas geschah, als ein Lieferant zurückfiel. Eine sauber gemachte Bewertung erfüllt alle vier Punkte in einem Dokument.

Abschnitt 8.4.2 ist die andere Hälfte. Er besagt, dass Art und Umfang der Lenkung eines externen Anbieters die Wirkung widerspiegeln sollen, die dieser Anbieter auf Ihre Fähigkeit hat, konforme Produkte zu liefern. Das macht eine Bewertung nützlich statt dekorativ: Ein starkes Ergebnis kann es rechtfertigen, einen Lieferanten in Richtung Direktverbuchung ohne Wareneingangsprüfung zu führen, ein schwaches rechtfertigt eine verschärfte Wareneingangsprüfung, eine Abnahme beim Lieferanten oder eine Sperre für neue Bestellungen. Die Bewertung ist nicht nur ein Zeugnis, sie ist die Grundlage einer Entscheidung über die Lenkung.

Die Branchennormen bauen auf demselben Abschnitt auf. EN 9100 (AS9100D) ergänzt ausdrückliche Erwartungen an ein Verzeichnis externer Anbieter mit Freigabestatus und Umfang und an eine regelmäßige Bewertung ihrer Leistung. Die IATF 16949 verlangt die Überwachung der Lieferantenleistung anhand festgelegter Kennzahlen, darunter die Konformität der gelieferten Produkte, Störungen im Wareneingangswerk, die Einhaltung der Liefertermine und Kundenmitteilungen über besondere Status. Die DIN EN ISO 13485 verlangt, dass die Kriterien für Bewertung und Auswahl dem Risiko des beschafften Produkts angemessen sind, mit passender Überwachung, Neubewertung und Aufzeichnungen. Andere Worte, gleiche Form: festlegen, anwenden, überwachen, neu bewerten, aufzeichnen.

Kennzahlen, die sich wirklich lohnen

Der Test für jede Kennzahl ist einfach: Können Sie sie in jeder Periode auf dieselbe Weise aus Aufzeichnungen ziehen, die Sie ohnehin führen, ohne eine Ausgrabung in alten Tabellen? Wenn nicht, wird sie bis zum dritten Quartal still nicht mehr gemessen. Diese verdienen ihren Platz.

• Losannahmequote. Angenommene Lose geteilt durch erhaltene Lose. Das ist die haltbarste Qualitätskennzahl, denn die Wareneingangsprüfung erzeugt sie ohnehin, und sie funktioniert, ob Sie zehn Gussteile oder zehntausend Schrauben kaufen.
• Fehler-PPM. Fehlerhafte Teile pro Million angelieferter Teile. Lohnt sich, wenn Sie in Stückzahlen kaufen, denn eine Bewertung auf Losebene behandelt ein Los mit einem schlechten Teil wie ein Los, das zur Hälfte Ausschuss war.
• Termintreue. Wareneingänge innerhalb des vereinbarten Zeitfensters, geteilt durch alle Wareneingänge. Legen Sie das Fenster einmal fest und ändern Sie es nie stillschweigend. Entscheiden Sie vorher, ob Sie gegen den ursprünglichen Zusagetermin oder gegen den zuletzt geänderten messen, und ob eine zwei Wochen zu frühe Lieferung als Abweichung zählt (in vielen Werken tut sie das, weil sie zu Ihrem Bestandsproblem wird).
• Umgang mit Korrekturmaßnahmen. Wie viele förmliche Forderungen Sie stellen mussten, wie schnell die Sofortmaßnahme kam, ob die Antwort eine echte Ursache benannt hat oder nur eine Entschuldigung war, ob sie termingerecht abgeschlossen wurde und ob derselbe Fehler wiederkam. Die Anzahl ist der einfach zu bewertende Teil, und der Umgang damit sagt am meisten aus.
• Vollständigkeit der Dokumente. Werkszeugnisse, Prüfberichte und Kalibrierscheine, die vollständig, richtig und mit der Sendung ankommen. Das fällt bis zum Audit nicht auf, und dann füllt es den ganzen Tag.
• Reaktionsfähigkeit. Subjektiv, und trotzdem lohnend, denn sie sagt voraus, wie das nächste Problem laufen wird. Kennzeichnen Sie sie als subjektiv, halten Sie ihr Gewicht klein, und schreiben Sie auf, warum Sie so bewertet haben.

Was Sie weglassen sollten: alles, was der Lieferant nicht beeinflussen kann, alles, was Sie von Hand rekonstruieren müssten, und den Preis. Der Preis gehört in die Beschaffungsentscheidung, nicht in eine Qualitätsbewertung. Wer ihn hineinmischt, lässt einen billigen Lieferanten genau dann gut aussehen, wenn seine Qualität etwas anderes sagt.

Die Rechnung auf dieser Seite

Hier ist nichts verborgen. Das sind genau die Formeln, die der Rechner nutzt.

Durch die Summe der Gewichtungen zu teilen statt durch 100 hat zwei Wirkungen. Das Ergebnis bleibt auf einer Skala von 0 bis 100, auch wenn Ihre Gewichtungen sich nicht zu 100 addieren. Und der Rechner kann eine Komponente ohne Daten weglassen und den Rest neu normieren, statt eine leere Kategorie stillschweigend mit null zu bewerten. Wird eine Komponente ausgeschlossen, sagt das Ergebnis es.

Eines sei klargestellt: Es gibt keine branchenweit genormte Formel zur Lieferantenbewertung. Die Aufteilung 40 / 30 / 15 / 15, der Abzug von zehn Punkten je Korrekturmaßnahme und die Stufen A bis F sind verbreitete Konventionen, mehr nicht. Die DIN EN ISO 9001 legt die Kriterien absichtlich in Ihre Hand, denn nur Sie wissen, was eine verspätete Lieferung oder ein schlechtes Los Ihren Betrieb kostet. Setzen Sie die Zahlen bewusst, schreiben Sie sie in Ihre Verfahrensanweisung zur Lieferantenqualität, und seien Sie in der Lage zu erklären, warum Sie sie so gewählt haben.

Aus einer Bewertung eine Entscheidung machen

Eine Bewertung wird in dem Moment willkürlich, in dem Sie erst nach dem Ergebnis festlegen, was es bedeutet. Der Ausweg ist, die Stufen und ihre Folgen vorher schriftlich festzulegen, bevor jemand bewertet wird. Dann ist das Ergebnis keine Ermessensentscheidung, sondern die Anwendung einer Regel, die Sie veröffentlicht haben. Ein brauchbarer Aufbau:

• Freigegeben. Die regelmäßige Überwachung läuft im normalen Takt weiter. Schicken Sie die Bewertung trotzdem, damit auch ein gutes Ergebnis dokumentiert ist.
• Freigegeben mit einem Verbesserungspunkt. Die Leistung ist annehmbar, aber eine Komponente zieht sie nach unten. Benennen Sie sie, vereinbaren Sie Ziel und Termin, und prüfen Sie es in der nächsten Periode.
• Bedingt. Fordern Sie einen dokumentierten Korrekturmaßnahmenplan mit benannten Verantwortlichen und Terminen. Verschärfen Sie in der Zwischenzeit die Lenkung und verkürzen Sie den Bewertungstakt. Beginnen Sie mit der Qualifizierung einer zweiten Quelle, wenn dieser Lieferant die einzige ist.
• Eingeschränkt. Keine neuen Aufträge bis zur Managementbewertung. Verschärfte Prüfung oder Abnahme beim Lieferanten, bis eine vereinbarte Anzahl sauberer Perioden erreicht ist.
• Gesperrt. Von der Liste freigegebener Lieferanten entfernt, mit dem Nachweis der Gründe. Das ist der letzte Schritt, und er braucht zuerst eine freigegebene zweite Quelle. Sonst kippt der Fertigungsplan die Entscheidung wieder.

Zwei Absicherungen halten das ehrlich. Erstens: Schreiben Sie auf, wer ein Ergebnis übersteuern darf und auf welcher Grundlage, und verlangen Sie, dass der Grund festgehalten wird. Übersteuerungen kommen vor, denn manchmal gibt es wirklich nur einen Lieferanten, der das Teil fertigen kann. Eine Übersteuerung mit dokumentierter Begründung ist eine gelenkte Entscheidung. Eine undokumentierte ist ein Loch in Ihrem System. Zweitens: Prüfen Sie den Nenner, bevor Sie handeln. Zwei verspätete Lieferungen von vier sind 50 Prozent Termintreue, und sie sind trotzdem kein Verlauf. Legen Sie eine Mindestzahl an Vorgängen fest, unter der ein Lieferant zwar berichtet, aber nicht benotet wird.

Wie oft bewertet wird

Richten Sie die Häufigkeit nach Risiko und Menge, statt alle nach derselben Uhr zu bewerten. Monatlich passt bei hohen Stückzahlen oder bei kritischen Lieferanten aus einer Einzelquelle, wo sich ein Problem schnell aufschaukelt. Vierteljährlich ist der übliche Standard und meist der richtige: genug Vorgänge, um aussagekräftig zu sein, und oft genug, um ein Abrutschen zu bemerken. Jährlich genügt bei geringem Risiko, geringem Volumen und Katalogware, und es erfüllt für alle auf der Liste zugleich die Pflicht zur Neubewertung aus Abschnitt 8.4.1.

Legen Sie über den Takt noch Ereignisse. Bewerten Sie sofort neu nach einem Fehler, der Ihren Kunden erreicht hat, nach der Wiederholung einer bereits gemeldeten Abweichung, nach einem Eigentümerwechsel oder einem Standortwechsel der Fertigung, nach einer abgelaufenen Zertifizierung oder nach einem neuen Projektauftrag, der Ihr Risiko erhöht. Und halten Sie die Methode stabil: Wenn Sie Gewichtungen oder Abzugsschema ändern, vermerken Sie die Änderung auf der Bewertung selbst. Sonst wird die Verlaufslinie zur Erfindung.

Die Bewertung fair halten

Eine Bewertung, die Lieferanten für unfair halten, erzeugt keine Verbesserung mehr, sondern Streit. Vier Gewohnheiten verhindern das meiste davon.

• Ordnen Sie Abweichungen richtig zu. Eine Lieferung, die zu spät kam, weil Ihre Bestellung zu spät herausging oder weil die Entwicklung mitten in der Fertigung die Zeichnung geändert hat, geht nicht auf den Lieferanten. Erfassen Sie im Wareneingang einen Ursachencode, damit das eine Tatsache ist und nicht Monate später eine Debatte.
• Beachten Sie die Schwere. Ein katastrophales Los, das Ihre Linie angehalten hat, ist nicht dasselbe wie vier optische Mängel, aber eine reine Annahmequote behandelt beides gleich. Wenn Ihnen die Schwere wichtig ist, ergänzen Sie einen Faktor für die Schwere und schreiben Sie ihn auf, statt Werte nach Gefühl anzupassen.
• Legen Sie den Rechenweg offen. Schicken Sie dem Lieferanten die Bewertung und die Rohzahlen dahinter. Eine Zahl ohne ihren Nachweis lädt zum Streit ein. Sie finden so auch eigene Datenfehler, bevor sie sich zu einem Verlauf verfestigen.
• Halten Sie subjektive Größen klein und kennzeichnen Sie sie. Reaktionsfähigkeit ist ein echtes Signal, und sie ist zugleich die Größe, die am ehesten mit der Laune des Bewertenden schwankt. Begrenzen Sie ihr Gewicht, nennen Sie die bewertende Person, und verlangen Sie einen Satz Begründung.