Calculateur de fiche de rendement des fournisseurs

Les fiches de rendement des fournisseurs, en clair

Pourquoi les fiches de rendement des fournisseurs existent

Les décisions d'achat se prennent sur le prix et le délai. Les conséquences apparaissent des mois plus tard, dans votre rebut, vos heures de reprise, votre transport accéléré et les plaintes de vos clients. Une fiche de rendement comble cet écart. Elle prend des preuves que vous produisez déjà, les fiches d'inspection à la réception, les dates promises comparées aux dates de réception, les actions correctives ouvertes, les courriels que vous avez dû envoyer deux fois, et les transforme en un seul chiffre par fournisseur et par période, que vous pouvez comparer, suivre et utiliser.

La deuxième raison, c'est que cela retire la personnalité de la conversation. « Vous nous laissez tomber » est une dispute. « Votre livraison à temps a été de 88 pour cent ce trimestre, contre les 95 pour cent convenus, et voici les sept réceptions » est un fait, et c'est sur des faits qu'un fournisseur peut vraiment travailler. La troisième raison, c'est qu'un auditeur vous demandera comment vous décidez qui reste sur votre liste des fournisseurs approuvés, et une fiche de rendement est la réponse honnête la plus courte.

Ce que demande l'article 8.4 d'ISO 9001

L'article 8.4.1 d'ISO 9001:2015 exige que vous déterminiez et appliquiez des critères d'évaluation, de sélection, de surveillance des performances et de réévaluation des prestataires externes, d'après leur aptitude à fournir conformément à vos exigences. Il exige aussi que vous conserviez des informations documentées sur ces activités et sur toute action issue des évaluations. Cela fait quatre devoirs distincts : définir des critères, les appliquer à la sélection, surveiller le rendement dans le temps, et réévaluer.

Remarquez ce que l'article ne dit pas. Il ne nomme ni mesure, ni formule, ni pondération, ni note de passage. Les auditeurs ne vérifient pas votre arithmétique par rapport à une norme, parce qu'il n'existe aucune arithmétique normalisée à laquelle la comparer. Ils vérifient que vous avez défini des critères d'avance, que vous les avez appliqués de façon constante, que vous avez gardé les enregistrements, et qu'il s'est réellement passé quelque chose quand un fournisseur n'a pas livré la marchandise. Une fiche de rendement bien faite satisfait aux quatre dans un seul document.

L'article 8.4.2 est l'autre moitié. Il dit que le type et l'étendue de la maîtrise que vous appliquez à un prestataire externe doivent refléter l'effet de ce prestataire sur votre aptitude à livrer un produit conforme. C'est ce qui rend une note utile plutôt que décorative. Une note élevée peut justifier de faire passer un fournisseur vers une réception sans inspection, et une note faible justifie une inspection à la réception resserrée, une vérification à la source ou une retenue sur les nouvelles commandes. La note n'est pas qu'un bulletin, c'est la donnée d'entrée d'une décision de maîtrise.

Les normes sectorielles s'appuient sur le même article. AS9100D ajoute des attentes explicites sur la tenue d'un registre des prestataires externes avec leur état d'approbation et leur portée, et sur la revue périodique de leur rendement. IATF 16949 exige une surveillance du rendement des fournisseurs par rapport à des indicateurs définis, dont la conformité du produit livré, les perturbations à l'usine de réception, le respect du calendrier de livraison et les avis de statut spécial du client. ISO 13485 exige que les critères d'évaluation et de sélection soient proportionnés au risque que porte le produit acheté, avec une surveillance, une réévaluation et des enregistrements à l'avenant. Des mots différents, la même forme : définir, appliquer, surveiller, réévaluer, enregistrer.

Les mesures qui valent vraiment la peine d'être suivies

Le test pour n'importe quelle mesure est simple. Pouvez-vous la sortir de la même façon chaque période, à partir de registres que vous tenez déjà, sans un chantier d'archéologie dans un chiffrier? Sinon, elle cessera discrètement d'être mesurée d'ici le troisième trimestre. Celles-ci méritent leur place.

• Taux d'acceptation des lots. Lots acceptés divisés par lots reçus. C'est la mesure de qualité la plus durable, parce que l'inspection à la réception la produit déjà, et elle fonctionne que vous achetiez dix pièces moulées ou dix mille attaches.
• PPM de défauts. Pièces défectueuses par million reçues. Utile à ajouter quand vous achetez en volume, parce qu'une acceptation ou un rejet au niveau du lot traite de la même façon un lot avec une seule mauvaise pièce et un lot à moitié rebuté.
• Livraison à temps. Les réceptions arrivées dans la fenêtre convenue, divisées par le total des réceptions. Définissez la fenêtre une fois et ne la changez jamais en douce. Décidez d'avance si vous mesurez par rapport à la date promise d'origine ou à la dernière date révisée, et si une livraison deux semaines à l'avance compte comme un manquement (dans bien des usines, oui, parce qu'elle devient votre problème de stock).
• Rendement en action corrective. Combien de demandes formelles vous avez dû ouvrir, à quelle vitesse le confinement est arrivé, si la réponse a cerné une vraie cause première ou seulement offert des excuses, si le dossier a été fermé à temps, et si la même défaillance est revenue. Le compte est la partie facile à noter. Le traitement est la partie qui en dit le plus.
• Conformité documentaire. Certificats de conformité, rapports d'essais de matériaux et certificats d'étalonnage arrivant complets, exacts et avec l'expédition. C'est invisible jusqu'à un audit, et là, ça occupe toute la journée.
• Réactivité. Subjective, et à garder quand même, parce qu'elle annonce comment se passera le prochain problème. Étiquetez-la comme subjective, gardez sa pondération modeste, et notez par écrit pourquoi vous avez donné cette note.

Ce qu'il faut laisser de côté : tout ce que le fournisseur ne peut pas influencer, tout ce que vous devriez reconstituer à la main, et le prix. Le prix appartient à la décision d'approvisionnement, pas à une fiche de rendement qualité. L'y mêler fait bien paraître un fournisseur bon marché au moment précis où sa qualité vous dit le contraire.

Les calculs de cette page

Rien n'est caché ici. Voici les formules exactes qu'utilise le calculateur.

Diviser par la somme des pondérations plutôt que par 100 fait deux choses. Le résultat reste sur une échelle de 0 à 100 même si vos pondérations ne totalisent pas 100, et le calculateur peut retirer un volet pour lequel vous n'avez pas de données et renormaliser le reste, au lieu de noter en silence une catégorie vide à zéro. Si un volet est exclu, le résultat le dit.

Une chose doit être claire. Il n'existe pas de formule normalisée d'évaluation des fournisseurs dans l'industrie. La répartition 40 / 30 / 15 / 15, la pénalité de dix points par action corrective et les plages de A à F sont des conventions courantes, rien de plus. ISO 9001 met les critères entre vos mains volontairement, parce que vous seul savez ce qu'une expédition en retard ou un mauvais lot coûte à votre exploitation. Fixez les chiffres délibérément, inscrivez-les dans votre procédure de qualité fournisseurs, et soyez capable d'expliquer votre choix.

Transformer une note en décision

Une note devient arbitraire dès que vous décidez de sa signification après l'avoir vue. Le remède est de définir les plages et leurs conséquences d'avance, par écrit, avant que quiconque soit évalué. Le résultat n'est alors plus un jugement, c'est l'application d'une règle que vous avez publiée. Une structure qui fonctionne :

• Approuvé. La surveillance de routine se poursuit au cycle normal. Envoyez quand même la fiche de rendement, pour qu'un bon résultat soit lui aussi au dossier.
• Approuvé avec un point à améliorer. Le rendement est acceptable, mais un volet tire vers le bas. Nommez-le, convenez d'une cible et d'une date, et vérifiez à la prochaine période.
• Conditionnel. Demandez un plan d'action corrective documenté, avec des responsables nommés et des dates. Resserrez la maîtrise que vous appliquez entretemps et raccourcissez le cycle d'évaluation. Commencez à qualifier une autre source si ce fournisseur est à source unique.
• Restreint. Aucun nouveau contrat en attendant une revue de direction. Inspection resserrée ou à la source jusqu'à un nombre convenu de périodes sans problème.
• Disqualifié. Retiré de la liste des fournisseurs approuvés, avec la trace des raisons. C'est la dernière étape, et il faut d'abord avoir une autre source approuvée en place. Sinon, le calendrier de production renversera la décision.

Deux garde-fous gardent l'exercice honnête. D'abord, écrivez qui peut renverser un résultat et sur quelle base, et exigez que la raison soit inscrite. Des renversements vont arriver, parce qu'il n'y a parfois vraiment qu'un seul fournisseur capable de faire la pièce. Un renversement avec une justification documentée est une décision maîtrisée. Un renversement non documenté est un trou dans votre système. Ensuite, vérifiez le dénominateur avant d'agir. Deux livraisons en retard sur quatre, c'est 50 pour cent de livraison à temps, et ce n'est pas une tendance. Fixez un seuil minimal d'activité sous lequel un fournisseur est rapporté sans être coté.

À quelle fréquence évaluer

Ajustez la fréquence au risque et au volume plutôt que d'évaluer tout le monde au même rythme. Le mensuel convient aux fournisseurs à fort volume ou critiques à source unique, où un problème s'aggrave vite. Le trimestriel est la valeur par défaut courante et en général la bonne. Assez de transactions pour être significatif, assez fréquent pour rattraper un glissement. L'annuel convient aux fournisseurs de catalogue à faible risque et à faible dépense, et il satisfait aussi au devoir de réévaluation de l'article 8.4.1 pour tous ceux qui sont sur la liste.

Superposez des déclencheurs par événement au cycle. Réévaluez tout de suite après un écart qualité qui a atteint votre client, la répétition d'une non-conformité que vous aviez déjà soulevée, un changement de propriétaire ou de lieu de fabrication, une certification échue, ou l'attribution d'un nouveau programme qui augmente votre exposition. Et gardez la méthode stable. Si vous changez les pondérations ou le barème de pénalité, notez le changement sur la fiche elle-même, sinon la courbe de tendance devient une fiction.

Garder la fiche de rendement équitable

Une fiche de rendement que les fournisseurs jugent injuste cesse de produire de l'amélioration et se met à produire des discussions. Quatre habitudes évitent l'essentiel du problème.

• Attribuez les manquements à la bonne partie. Une livraison en retard parce que votre bon de commande est parti tard, ou parce que l'ingénierie a modifié le dessin en cours de fabrication, n'est pas un manquement du fournisseur. Inscrivez un code de motif à la réception, pour que ce soit un fait et non un débat des mois plus tard.
• Tenez compte de la gravité. Un lot catastrophique qui a arrêté votre ligne n'équivaut pas à quatre rejets esthétiques, mais un taux d'acceptation brut les traite de la même façon. Si la gravité compte pour vous, ajoutez un multiplicateur de gravité et déclarez-le, au lieu d'ajuster les notes au feeling.
• Montrez votre calcul. Envoyez au fournisseur la note et les comptes bruts qui la sous-tendent. Un chiffre sans sa preuve invite à la chicane. Cela attrape aussi vos propres erreurs de données avant qu'elles se figent en tendance.
• Gardez les données subjectives petites et étiquetées. La réactivité est un vrai signal, et c'est aussi la donnée la plus susceptible de dériver selon qui passe une mauvaise semaine. Plafonnez sa pondération, nommez l'évaluateur, et exigez une phrase de justification.