Calculateur d'évaluation fournisseur

Les fiches d'évaluation fournisseur, en clair

À quoi servent les fiches d'évaluation fournisseur

Les décisions d'achat se prennent sur le prix et le délai. Les conséquences apparaissent des mois plus tard, dans vos rebuts, vos heures de retouche, votre fret express et les réclamations de vos clients. Une fiche d'évaluation comble cet écart. Elle prend des preuves que vous produisez déjà, enregistrements du contrôle à la réception, dates promises comparées aux dates de réception, actions correctives ouvertes, les courriels que vous avez dû envoyer deux fois, et en fait un chiffre par fournisseur et par période que vous pouvez comparer, suivre et exploiter.

La deuxième raison est que cela sort la personnalité de la conversation. « Vous nous laissez tomber » est une dispute. « Votre ponctualité de livraison était de 88 pour cent ce trimestre contre les 95 pour cent convenus, voici les sept réceptions » est un fait, et un fait est ce sur quoi un fournisseur peut vraiment travailler. La troisième raison est qu'un auditeur demandera comment vous décidez qui reste sur votre liste des fournisseurs approuvés, et une fiche d'évaluation est la réponse honnête la plus courte.

Ce que demande l'article 8.4 d'ISO 9001

L'article 8.4.1 d'ISO 9001:2015 exige de déterminer et d'appliquer des critères d'évaluation, de sélection, de surveillance des performances et de réévaluation des prestataires externes, fondés sur leur aptitude à fournir conformément à vos exigences. Il exige aussi de conserver des informations documentées sur ces activités et sur toute action découlant des évaluations. Cela fait quatre devoirs distincts : définir les critères, les appliquer à la sélection, surveiller la performance dans le temps, et réévaluer.

Remarquez ce que l'article ne dit pas. Il ne nomme ni indicateur, ni formule, ni pondération, ni score de passage. Les auditeurs ne comparent pas votre arithmétique à une norme, parce qu'il n'existe pas d'arithmétique normative à laquelle la comparer. Ils vérifient que vous avez défini des critères à l'avance, que vous les avez appliqués de la même façon, que vous avez conservé les enregistrements, et qu'il s'est réellement passé quelque chose quand un fournisseur a échoué. Une fiche d'évaluation bien tenue satisfait aux quatre points dans un seul document.

L'article 8.4.2 est l'autre moitié. Il indique que le type et l'étendue de la maîtrise appliquée à un prestataire externe doivent refléter l'effet de ce prestataire sur votre aptitude à livrer un produit conforme. C'est ce qui rend un score utile plutôt que décoratif : un score élevé peut justifier de faire évoluer un fournisseur vers une réception directe en stock, et un score faible justifie un contrôle à la réception renforcé, une vérification chez le fournisseur, ou un gel des nouvelles commandes. Le score n'est pas un simple bulletin, c'est l'entrée d'une décision de maîtrise.

Les normes sectorielles s'appuient sur le même article. AS9100D ajoute des attentes explicites sur la tenue d'un registre des prestataires externes avec leur statut d'approbation et leur périmètre, et sur la revue périodique de leur performance. IATF 16949 exige une surveillance de la performance fournisseur sur des indicateurs définis, dont la conformité du produit livré, les perturbations chez l'usine de réception, le respect du calendrier de livraison et toute notification client de statut particulier. ISO 13485 exige que les critères d'évaluation et de sélection soient proportionnés au risque porté par le produit acheté, avec surveillance, réévaluation et enregistrements correspondants. Formulations différentes, même forme : définir, appliquer, surveiller, réévaluer, enregistrer.

Les indicateurs qui valent vraiment la peine d'être suivis

Le test pour tout indicateur est simple : pouvez-vous le sortir de la même façon à chaque période, à partir d'enregistrements que vous tenez déjà, sans chantier de fouilles dans les tableurs ? Sinon, il cessera discrètement d'être mesuré dès le troisième trimestre. Ceux-ci méritent leur place.

• Taux d'acceptation des lots. Lots acceptés divisés par lots reçus. C'est l'indicateur qualité le plus durable, parce que le contrôle à la réception le produit déjà, et il fonctionne que vous achetiez dix pièces de fonderie ou dix mille visseries.
• PPM de défauts. Pièces défectueuses par million reçues. Utile quand vous achetez en volume, parce qu'une acceptation ou un rejet au niveau du lot traite de la même façon un lot avec une seule pièce mauvaise et un lot rebuté pour moitié.
• Ponctualité des livraisons. Réceptions arrivées dans la fenêtre convenue, divisées par le total des réceptions. Définissez la fenêtre une fois et ne la changez jamais en silence. Décidez d'emblée si vous mesurez par rapport à la date promise d'origine ou à la dernière date révisée, et si une livraison deux semaines en avance compte comme un manquement (dans beaucoup d'usines oui, parce qu'elle devient votre problème de stock).
• Performance en actions correctives. Combien de demandes formelles vous avez dû ouvrir, à quelle vitesse la sécurisation est arrivée, si la réponse a identifié une vraie cause racine ou seulement des excuses, si elle a été close dans les délais, et si la même défaillance est revenue. Le nombre est la partie facile à noter. Le traitement est la partie qui vous en dit le plus.
• Conformité documentaire. Certificats de conformité, rapports d'essai matière et certificats d'étalonnage arrivant complets, corrects et avec l'expédition. C'est invisible jusqu'à un audit, et là cela occupe toute la journée.
• Réactivité. Subjective, et à garder quand même, parce qu'elle annonce comment se passera le prochain problème. Signalez-la comme subjective, gardez son poids modeste, et écrivez pourquoi vous avez donné la note donnée.

Ce qu'il faut laisser de côté : tout ce que le fournisseur ne peut pas influencer, tout ce que vous devriez reconstituer à la main, et le prix. Le prix relève de la décision d'achat, pas d'une fiche d'évaluation qualité. Le mélanger fait bien paraître un fournisseur bon marché au moment précis où sa qualité vous dit le contraire.

Les calculs de cette page

Rien n'est caché ici. Voici les formules exactes utilisées par le calculateur.

Diviser par la somme des poids plutôt que par 100 fait deux choses. Cela garde le résultat sur une échelle de 0 à 100 même quand vos poids ne totalisent pas 100, et cela permet au calculateur d'écarter une composante sans donnée et de renormaliser les autres, au lieu de noter zéro en silence une catégorie vide. Si une composante est exclue, le résultat le dit.

Un point à poser clairement : il n'existe pas de formule normalisée de notation des fournisseurs. La répartition 40 / 30 / 15 / 15, la déduction de dix points par action corrective et les tranches de A à F sont des conventions courantes, et rien de plus. ISO 9001 met les critères entre vos mains à dessein, parce que vous seul savez ce qu'une livraison en retard ou un mauvais lot coûte à votre exploitation. Fixez les chiffres délibérément, inscrivez-les dans votre procédure qualité fournisseurs, et sachez expliquer pourquoi vous les avez choisis.

Transformer un score en décision

Un score devient arbitraire dès lors que vous décidez de sa signification après l'avoir vu. Le remède est de définir les tranches et leurs conséquences à l'avance, par écrit, avant que quiconque ne soit noté. Le résultat n'est alors plus un jugement, c'est l'application d'une règle que vous avez publiée. Une structure qui fonctionne :

• Approuvé. La surveillance de routine continue au cycle normal. Envoyez quand même la fiche, pour qu'un bon résultat soit lui aussi au dossier.
• Approuvé avec un point d'amélioration. La performance est acceptable mais une composante tire vers le bas. Nommez-la, convenez d'une cible et d'une date, et vérifiez à la période suivante.
• Sous condition. Demandez un plan d'actions correctives documenté, avec des responsables nommés et des dates. Renforcez la maîtrise appliquée entre-temps, et raccourcissez le cycle de notation. Commencez à qualifier une source alternative si ce fournisseur est unique.
• Restreint. Aucune nouvelle affaire dans l'attente d'une revue de direction. Contrôle renforcé ou vérification chez le fournisseur jusqu'à un nombre convenu de périodes propres.
• Disqualifié. Retiré de la liste des fournisseurs approuvés, avec la trace du motif. C'est la dernière étape, et elle demande d'avoir d'abord une solution alternative approuvée, sinon la décision sera annulée par le planning de production.

Deux garde-fous gardent tout cela honnête. D'abord, écrivez qui peut passer outre un résultat et sur quelle base, et exigez que le motif soit consigné. Des dérogations arriveront, parce qu'il n'existe parfois vraiment qu'un seul fournisseur capable de faire la pièce. Une dérogation avec une justification documentée est une décision maîtrisée. Sans documentation, c'est un trou dans votre système. Ensuite, vérifiez le dénominateur avant d'agir. Deux livraisons en retard sur quatre font 50 pour cent de ponctualité, et ce n'est pas une tendance. Fixez un seuil minimal d'activité en dessous duquel un fournisseur est rapporté mais pas noté.

À quelle fréquence noter

Réglez la fréquence sur le risque et le volume, plutôt que de noter tout le monde au même rythme. Le mensuel convient aux fournisseurs à fort volume ou critiques en source unique, où un problème s'aggrave vite. Le trimestriel est la valeur par défaut courante et en général la bonne : assez de transactions pour avoir du sens, assez fréquent pour rattraper une dérive. L'annuel convient aux fournisseurs catalogue à faible risque et faible dépense, et il satisfait aussi au devoir de réévaluation de l'article 8.4.1 pour tous ceux de la liste.

Superposez des déclencheurs événementiels au cycle. Renotez immédiatement après un défaut échappé qui a atteint votre client, la répétition d'une non-conformité déjà ouverte, un changement d'actionnaire ou de site de fabrication, une certification périmée, ou l'attribution d'un nouveau programme qui augmente votre exposition. Et gardez la méthode stable : si vous changez les poids ou le barème de déduction, notez le changement sur la fiche elle-même, faute de quoi la courbe de tendance devient une fiction.

Garder la fiche d'évaluation équitable

Une fiche d'évaluation jugée injuste par les fournisseurs cesse de produire du progrès et se met à produire des disputes. Quatre habitudes évitent l'essentiel de cela.

• Attribuez les manquements correctement. Une livraison en retard parce que votre bon de commande est parti tard, ou parce que le bureau d'études a changé le plan en cours de fabrication, n'est pas un manquement du fournisseur. Enregistrez un code motif à la réception, pour que ce soit un fait et non un débat des mois plus tard.
• Tenez compte de la gravité. Un lot catastrophique qui a arrêté votre ligne n'équivaut pas à quatre rejets d'aspect, mais un taux d'acceptation brut les traite de la même façon. Si la gravité compte pour vous, ajoutez un coefficient de gravité et annoncez-le, plutôt que d'ajuster les scores au feeling.
• Montrez votre calcul. Envoyez au fournisseur le score et les comptages bruts derrière. Un chiffre sans sa preuve appelle la dispute. Cela rattrape aussi vos propres erreurs de données avant qu'elles ne se figent en tendance.
• Gardez les données subjectives réduites et signalées. La réactivité est un vrai signal, et c'est aussi la donnée la plus susceptible de dériver selon l'humeur de la semaine. Plafonnez son poids, nommez l'évaluateur, et exigez une phrase de justification.