Calculadora de evaluación de proveedores

La evaluación de proveedores, en palabras llanas

Por qué existen las fichas de evaluación de proveedores

Las decisiones de compra se toman por precio y plazo de entrega. Las consecuencias aparecen meses después, en tu propia chatarra, en tus horas de retrabajo, en tus fletes urgentes y en las quejas de tus clientes. Una evaluación cierra ese hueco. Toma evidencia que ya generas, registros de inspección de recepción, fechas prometidas frente a fechas de recepción, acciones correctivas abiertas, los correos que tuviste que mandar dos veces, y la convierte en un número por proveedor y periodo que puedes comparar, seguir en tendencia y usar para actuar.

La segunda razón es que saca la personalidad de la conversación. “Nos han estado fallando” es una discusión. “Tu puntualidad de entrega fue del 88 por ciento este trimestre frente al 95 por ciento que acordamos, aquí están las siete recepciones” es un hecho, y los hechos son lo que un proveedor puede trabajar de verdad. La tercera razón es que un auditor va a preguntar cómo decides quién sigue en tu lista de proveedores aprobados, y una ficha de evaluación es la respuesta honesta más corta.

Qué pide el apartado 8.4 de ISO 9001

El apartado 8.4.1 de ISO 9001:2015 exige determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, en función de su capacidad para suministrar conforme a tus requisitos. También exige conservar información documentada sobre esas actividades y sobre cualquier acción derivada de las evaluaciones. Son cuatro deberes distintos: definir criterios, aplicarlos en la selección, hacer seguimiento del desempeño en el tiempo y reevaluar.

Fíjate en lo que el apartado no dice. No nombra una métrica, ni una fórmula, ni una ponderación, ni una puntuación de aprobado. Los auditores no comparan tu aritmética con una norma, porque no hay una aritmética normalizada con la que compararla. Comprueban que definiste criterios por adelantado, que los aplicaste de forma consistente, que guardaste los registros y que algo pasó de verdad cuando un proveedor se quedó corto. Una evaluación bien hecha cumple las cuatro cosas en un solo documento.

El apartado 8.4.2 es la otra mitad. Dice que el tipo y el alcance del control que aplicas a un proveedor externo deben reflejar el efecto que ese proveedor tiene en tu capacidad de entregar producto conforme. Eso es lo que hace útil una puntuación en lugar de decorativa: una puntuación alta puede justificar mover a un proveedor hacia la entrega directa a almacén, y una baja justifica reforzar la inspección de recepción, verificar en origen o parar los pedidos nuevos. La puntuación no es solo un boletín de notas, es la entrada de una decisión de control.

Las normas sectoriales se apoyan en el mismo apartado. AS9100D añade expectativas explícitas sobre mantener un registro de proveedores externos con su estado de aprobación y su alcance, y revisar su desempeño periódicamente. IATF 16949 exige seguimiento del desempeño del proveedor frente a indicadores definidos, incluidas la conformidad del producto entregado, las alteraciones en la planta receptora, el cumplimiento del programa de entregas y cualquier notificación de estatus especial del cliente. ISO 13485 exige que los criterios de evaluación y selección sean proporcionados al riesgo que lleva el producto comprado, con seguimiento, reevaluación y registros a la par. Palabras distintas, misma forma: definir, aplicar, seguir, reevaluar, registrar.

Métricas que de verdad vale la pena seguir

La prueba para cualquier métrica es sencilla: ¿puedes sacarla igual cada periodo, de registros que ya llevas, sin montar una excavación arqueológica en hojas de cálculo? Si no, para el tercer trimestre habrá dejado de medirse en silencio. Estas se ganan su sitio.

• Tasa de aceptación de lotes. Lotes aceptados entre lotes recibidos. Es la métrica de calidad más duradera porque la inspección de recepción ya la produce, y funciona igual si compras diez fundiciones o diez mil tornillos.
• PPM de defectos. Piezas defectuosas por millón recibidas. Vale la pena añadirlo cuando compras en volumen, porque un apto o no apto por lote trata igual a un lote con una pieza mala y a un lote que fue medio chatarra.
• Puntualidad de entrega. Recepciones que cayeron dentro de la ventana acordada, entre el total de recepciones. Define la ventana una vez y no la cambies en silencio. Decide por adelantado si mides contra la fecha prometida original o contra la última revisada, y si una entrega dos semanas antes cuenta como fallo (en muchas plantas sí, porque se convierte en tu problema de inventario).
• Desempeño en acciones correctivas. Cuántas solicitudes formales tuviste que levantar, con qué rapidez llegó la contención, si la respuesta identificó una causa raíz real o solo una disculpa, si se cerró a tiempo y si el mismo fallo volvió. La cuenta es la parte fácil de puntuar, y el manejo es la parte que más te dice.
• Cumplimiento documental. Certificados de conformidad, informes de ensayo de material y certificados de calibración que llegan completos, correctos y con el envío. Esto es invisible hasta que hay una auditoría, y entonces es el día entero.
• Capacidad de respuesta. Subjetiva, y aun así vale la pena conservarla, porque predice cómo irá el siguiente problema. Etiquétala como subjetiva, mantén su peso modesto y escribe por qué diste la calificación que diste.

Qué dejar fuera: todo lo que el proveedor no pueda influir, todo lo que tendrías que reconstruir a mano, y el precio. El precio pertenece a la decisión de compra, no a una evaluación de calidad. Mezclarlo hace que un proveedor barato parezca bueno justo cuando su calidad te está diciendo lo contrario.

Las cuentas de esta página

Aquí no hay nada oculto. Estas son las fórmulas exactas que usa la calculadora.

Dividir entre la suma de los pesos en lugar de entre 100 hace dos cosas. Mantiene el resultado en una escala de 0 a 100 aunque tus pesos no sumen 100, y le permite a la calculadora descartar un componente del que no tienes datos y renormalizar el resto, en vez de puntuar en silencio una categoría vacía como cero. Si se excluye un componente, el resultado lo dice.

Una cosa que conviene dejar clara: no existe una fórmula normalizada del sector para puntuar proveedores. El reparto 40 / 30 / 15 / 15, el descuento de diez puntos por acción correctiva y los rangos de la A a la F son convenciones habituales, y no son nada más que eso. ISO 9001 pone los criterios en tus manos a propósito, porque solo tú sabes lo que le cuesta a tu operación un envío tardío o un lote malo. Fija los números de forma deliberada, escríbelos en tu procedimiento de calidad de proveedores, y sé capaz de explicar por qué los elegiste.

Convertir una puntuación en una decisión

Una puntuación se vuelve arbitraria en el momento en que decides qué significa después de verla. La solución es definir los rangos y sus consecuencias por adelantado, por escrito, antes de puntuar a nadie. Entonces el desenlace no es una opinión, es la aplicación de una regla que publicaste. Una estructura que funciona:

• Aprobado. El seguimiento rutinario continúa en el ciclo normal. Envía la ficha igualmente, para que un buen resultado quede también registrado.
• Aprobado con un punto de mejora. El desempeño es aceptable pero un componente tira hacia abajo. Nómbralo, acuerda un objetivo y una fecha, y compruébalo el próximo periodo.
• Condicional. Pide un plan de acción correctiva documentado con responsables y fechas. Aumenta mientras tanto el control que aplicas y acorta el ciclo de evaluación. Empieza a calificar una fuente alternativa si este proveedor es fuente única.
• Restringido. Sin negocio nuevo a la espera de la revisión por la dirección. Inspección reforzada o en origen hasta completar un número acordado de periodos limpios.
• Descalificado. Fuera de la lista de proveedores aprobados, con el registro del porqué. Es el último paso, y necesita una alternativa aprobada preparada antes, porque si no el programa de producción revertirá la decisión.

Dos salvaguardas mantienen esto honesto. La primera: escribe quién puede anular un resultado y con qué base, y exige que se registre el motivo. Las anulaciones van a ocurrir, porque a veces de verdad hay un solo proveedor capaz de hacer la pieza. Una anulación con justificación documentada es una decisión controlada. Una sin documentar es un agujero en tu sistema. La segunda: comprueba el denominador antes de actuar. Dos entregas tardías de cuatro es un 50 por ciento de puntualidad, y también es una cifra sin tendencia. Fija un umbral mínimo de actividad por debajo del cual un proveedor se informa pero no se califica.

Cada cuánto evaluar

Ajusta la frecuencia al riesgo y al volumen en lugar de puntuar a todos con el mismo reloj. Mensual encaja con proveedores de alto volumen o críticos de fuente única, donde un problema se agrava rápido. Trimestral es el valor por defecto habitual y suele ser el acertado: transacciones suficientes para que signifique algo, y frecuencia suficiente para detectar una caída. Anual está bien para proveedores de catálogo de bajo riesgo y bajo gasto, y además cumple el deber de reevaluación del apartado 8.4.1 para todos los de la lista.

Superpón detonantes por evento al ciclo. Vuelve a puntuar justo después de un escape que llegó a tu cliente, de que se repita una no conformidad que ya levantaste, de un cambio de propiedad o de planta de fabricación, de una certificación caducada, o de la adjudicación de un programa nuevo que aumenta tu exposición. Y mantén estable el método: si cambias los pesos o el esquema de descuentos, anota el cambio en la propia ficha, porque si no la línea de tendencia se vuelve ficción.

Mantener justa la evaluación

Una evaluación que los proveedores consideran injusta deja de producir mejora y empieza a producir discusiones. Cuatro costumbres evitan casi todo eso.

• Atribuye los fallos a quien corresponde. Una entrega que llegó tarde porque tu pedido salió tarde, o porque ingeniería cambió el plano a mitad de fabricación, no es un fallo del proveedor. Anota un código de motivo en recepción para que esto sea un hecho y no una discusión meses después.
• Respeta la gravedad. Un lote catastrófico que paró tu línea no equivale a cuatro rechazos estéticos, pero una tasa de aceptación bruta los trata igual. Si la gravedad te importa, añade un multiplicador de gravedad y decláralo, en lugar de ajustar puntuaciones a ojo.
• Enseña el cálculo. Mándale al proveedor la puntuación y los conteos brutos que hay detrás. Un número sin su evidencia invita a la pelea. También pilla tus propios errores de datos antes de que se endurezcan en una tendencia.
• Mantén las entradas subjetivas pequeñas y etiquetadas. La capacidad de respuesta es una señal real, y también es la entrada que más se desvía con quien esté teniendo una mala semana. Limita su peso, nombra a quien califica y exige una frase de justificación.