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Cumplimiento y auditorías

Cómo reducir los costes de calibración sin aumentar el riesgo

8 min de lectura Publicado

Cuando la producción baja o el presupuesto se ajusta, la calibración es un lugar evidente donde mirar. También es un lugar donde un recorte descuidado aparece más tarde como un instrumento fuera de tolerancia que estuvo midiendo piezas durante seis meses. La forma segura de gastar menos es decidir con cuidado tres cifras: cuántos instrumentos hay en el programa, con qué frecuencia se calibra cada uno y cuánto cuesta cada calibración. Esta guía las trata una por una.

En qué se va el dinero de la calibración

Cada calibración cuesta más que la factura del proveedor. Está el envío, el tiempo que el instrumento pasa fuera de servicio, el tiempo que alguien dedica a registrar el resultado y la investigación ocasional cuando un instrumento vuelve fuera de tolerancia. Multiplica eso por el número de instrumentos y por las veces al año que sale cada uno, y tienes el coste del programa.

Eso te da tres palancas: menos instrumentos en el programa, intervalos más largos donde la evidencia los respalda y un coste menor por calibración. El resto de esta guía las recorre una a una y termina con lo único que no deberías recortar: el registro de por qué cambiaste algo.

Saca del programa los instrumentos que no necesitan estar en él

La mayoría de los registros de instrumentos crecen y rara vez se reducen. Los instrumentos comprados para un cliente que ya no tienes, los duplicados guardados en un cajón y los indicadores que solo se usan para ajustes aproximados siguen generando trabajo de calibración.

El apartado 7.1.5.2 de ISO 9001 aplica la calibración a los equipos que se usan cuando se requiere trazabilidad de las mediciones. Un instrumento que nunca se usa para aceptar producto se puede marcar como que no requiere calibración, con un motivo documentado, y etiquetar para que nadie lo use por error en una aceptación. Los instrumentos que ya nadie usa se pueden dar de baja. El mismo apartado también permite calibrar antes del uso en lugar de a un intervalo fijo, lo que conviene a los instrumentos que pasan meses parados entre un trabajo y otro.

Consejo: No tienes que hacerlo todo de una vez. Revisa cada instrumento cuando le toque la calibración y decide entonces si se envía a calibrar, se da de baja o se marca como que no requiere calibración. El trabajo se reparte solo a lo largo del año.

Amplía los intervalos donde el historial lo respalda

Un instrumento que vuelve dentro de tolerancia calibración tras calibración a menudo se calibra con más frecuencia de la necesaria. Ampliar su intervalo es el mayor ahorro al alcance de la mayoría de los programas, y es seguro cuando la decisión sale del propio historial de lecturas como se encontró del instrumento.

Una regla práctica habitual amplía un intervalo después de una serie de resultados consecutivos dentro de tolerancia. Es sencilla, pero poco precisa, y duplicar un intervalo de una sola vez puede ir demasiado lejos. Dos marcos publicados describen métodos más defendibles. La guía ILAC-G24 (publicada con la OIML como D 10) describe un ajuste automático escalonado, a menudo llamado método de la escalera, junto con los gráficos de control, el tiempo de uso y la comprobación en servicio. NCSLI RP-1 añade métodos estadísticos que ajustan tu historial de lecturas como se encontró a un objetivo de fiabilidad, es decir, la proporción de instrumentos que quieres encontrar dentro de tolerancia al final de su intervalo.

Uses el método que uses, amplía de forma escalonada y no a grandes saltos, fija un intervalo máximo, vuelve a acortarlo tras un resultado fuera de tolerancia y deja fuera del ejercicio a los instrumentos críticos salvo que la evidencia sea sólida.

Verifica internamente cuando una calibración completa es más de lo que necesitas

ISO 9001 permite que los equipos se calibren, se verifiquen o ambas cosas. Para muchos instrumentos de trabajo basta con una verificación frente a un patrón trazable propio. Son ejemplos habituales unos calibradores comprobados con un juego de bloques patrón calibrado, o una balanza comprobada en cada turno con una pesa de verificación calibrada.

El propio patrón sigue enviándose a calibrar, así que se mantiene la trazabilidad, pero una sola calibración externa respalda entonces muchas verificaciones internas. Antes de cambiar, revisa los requisitos de tus clientes. Algunos clientes y organismos reguladores exigen calibración externa acreditada para instrumentos concretos.

Contrata la calibración por lotes

Los laboratorios de calibración cobran por su tiempo. Veinte llaves dinamométricas enviadas juntas cuestan menos por llave en preparación y ejecución que veinte enviadas de una en una, y muchos laboratorios ofrecen un precio unitario más bajo por lote. Agrupar las fechas de vencimiento por tipo de instrumento lo hace posible.

Para llegar ahí, acorta una vez algunos intervalos para que los instrumentos similares venzan el mismo mes, y después mantenlos sincronizados. Pregunta a tu laboratorio qué tamaños de lote cambian su precio.

Usa el riesgo para decidir dónde no recortar

No todos los instrumentos merecen el mismo trato. Una forma sencilla de decidir es puntuar cada uno según cuánto importa la medición para el producto y qué probabilidad tiene de derivar, y después fijar límites de intervalo según la puntuación. Los instrumentos que deciden si una característica crítica cumple se quedan con intervalos cortos. Los que se usan para comprobaciones aproximadas pueden tener intervalos más largos.

Deja que las personas responsables de la calidad del producto aprueben las puntuaciones. Aceptar el riesgo de un intervalo más largo les corresponde a ellas, y su aprobación es justo lo que va a preguntar un auditor.

Lo que querrá ver un auditor

Reducir la calibración no es un hallazgo. Reducirla sin motivo sí lo es. Para cada instrumento que saques del programa, des de baja o pases a un intervalo más largo, guarda el motivo, la evidencia que lo respalda y quién lo aprobó. Guarda las lecturas como se encontró, porque son la evidencia para la siguiente decisión sobre el intervalo. Cuando un instrumento con el intervalo ampliado vuelva fuera de tolerancia, demuestra que evaluaste su efecto en el producto y que acortaste el intervalo.

Cómo ayuda Axiospec

En Axiospec puedes dar de baja un instrumento o marcarlo como solo de referencia. En ambos casos deja de generar recordatorios de vencimiento y deja de contar para el límite de instrumentos de tu plan, así que un registro de instrumentos más pequeño también puede significar un plan más pequeño. Cada instrumento conserva su historial de lecturas como se encontró en un registro con detección de manipulaciones, que es la evidencia en la que se apoyan tus decisiones sobre intervalos.

Axiospec es gratis hasta 50 instrumentos activos con usuarios ilimitados y, por encima de eso, tiene un único precio mensual fijo por espacio de trabajo. Si necesitas un informe o un campo que todavía no tiene, dínoslo. El soporte es por correo electrónico con las personas que lo desarrollan, y desarrollamos lo que piden los usuarios.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo reducir los costes de calibración?
Trabaja sobre las tres cifras que fijan el coste: cuántos instrumentos hay en el programa, con qué frecuencia se calibra cada uno y cuánto cuesta cada calibración. Saca del programa o da de baja los instrumentos que no necesitan calibración, amplía los intervalos donde el historial de lecturas como se encontró lo respalda, verifica internamente los instrumentos de trabajo frente a patrones calibrados y envía a tu laboratorio los instrumentos similares por lotes.
¿Puedo ampliar un intervalo de calibración?
Sí, si la decisión se basa en evidencia y queda documentada. ILAC-G24 y NCSLI RP-1 describen métodos para ajustar los intervalos a partir del propio historial de lecturas como se encontró de cada instrumento. Amplía de forma escalonada, fija un intervalo máximo y vuelve a acortarlo tras un resultado fuera de tolerancia.
¿Es aceptable ampliar un intervalo después de tres calibraciones que cumplen?
Es una regla práctica habitual y fácil de aplicar, pero poco precisa. Ampliar en escalones más pequeños, o usar uno de los métodos de ILAC-G24 o NCSLI RP-1, es más defendible. Uses la regla que uses, escríbela en tu procedimiento y aplícala de forma coherente.
¿Todos los instrumentos de medición necesitan calibración?
No. ISO 9001 aplica la calibración a los equipos que se usan cuando se requiere trazabilidad de las mediciones. Un instrumento que nunca se usa para aceptar producto se puede marcar como que no requiere calibración, con un motivo documentado y una etiqueta que evite un uso indebido. La norma también permite calibrar antes del uso los instrumentos que se usan rara vez.
¿La calibración interna es más barata que recurrir a un laboratorio?
A menudo, en instrumentos sencillos, si tienes patrones de referencia calibrados y personal formado para usarlos. Los patrones siguen necesitando calibración externa para mantener la trazabilidad. Revisa primero los requisitos de los clientes y los reglamentarios, ya que algunos exigen calibración externa acreditada para instrumentos concretos.

Ponlo en práctica

¿Tienes una lista de instrumentos? Envíanosla y la cargamos por ti, normalmente en un par de días hábiles. Sin costo en todos los planes. Después registra cada calibración en un historial de auditoría con detección de manipulaciones y produce los registros cuando te los pidan.

Empezar

Axiospec es una herramienta de documentación y de flujo de trabajo. Te ayuda a mantener registros limpios, trazables y listos para una auditoría. La certificación depende de tus propios procesos, de tu alcance y de tu evaluador.