Importer votre registre d'équipements

Avant de commencer : préparez votre fichier

Import en masse lit les fichiers CSV, TSV et Excel (.csv, .tsv, .xlsx). Exportez votre registre actuel depuis votre tableur ou votre logiciel d'étalonnage, et vérifiez que la première ligne est une ligne d'en-tête qui nomme chaque colonne. L'outil d'import lit ces en-têtes pour proposer une correspondance : des noms clairs comme Numéro d'inventaire, Description ou Numéro de série vous épargnent du travail par la suite.

Inutile de renommer ou de réorganiser quoi que ce soit pour coller exactement à Axiospec. Vous mettez les colonnes en correspondance à l'étape suivante, et les noms courants des exports existants (par exemple Gage ID, Control Number, Description ou Mfr) sont détectés automatiquement. Si vous préférez partir d'une structure éprouvée, ouvrez Import en masse et utilisez « Télécharger le modèle CSV » pour obtenir un fichier dont les en-têtes sont déjà en place.

• Numéro d'inventaire (obligatoire) : l'identifiant unique de chaque instrument, par exemple CAL-001 ou un identifiant de calibre
• Nom de l'instrument (obligatoire) : une courte description de l'instrument, par exemple Clé dynamométrique n° 12
• Fabricant, Numéro de modèle et Numéro de série : facultatifs mais recommandés, car le numéro de série permet de distinguer des instruments identiques du même modèle
• Emplacement et Site : facultatifs. Site place chaque emplacement d'équipement sous ce site, et un Site vide renvoie à votre site par défaut
• Intervalle d'étalonnage : une valeur combinée comme « 12 Months » ou « 6 Weeks », saisie en anglais parce que c'est la forme que lit l'outil d'import (vous pouvez aussi faire correspondre des colonnes distinctes pour la valeur et l'unité), plus une Date du dernier étalonnage facultative

Ouvrir Import en masse et téléverser votre fichier

Import en masse se trouve dans le Registre des équipements. Depuis l'application de gestion, allez dans le Registre des équipements et ouvrez Import en masse, puis téléversez le fichier que vous avez préparé.

1. Ouvrez le Registre des équipements à l'adresse /manager/asset-ledger.
2. Lancez Import en masse. Si vous le souhaitez, dépliez d'abord le Guide de formatage ou utilisez « Télécharger le modèle CSV ».
3. Faites glisser votre fichier sur la zone de téléversement, ou cliquez pour parcourir vos dossiers et le sélectionner.
4. Patientez pendant qu'Axiospec lit les en-têtes de vos colonnes. S'il ne trouve pas de ligne d'en-tête, ajoutez-en une à votre fichier et téléversez-le de nouveau.

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1. 1 Téléchargez un modèle CSV prêt à l'emploi avec les colonnes qu'attend Axiospec.
2. 2 Dépliez le Guide de formatage pour voir les formats de date et de nombre acceptés.
3. 3 Faites glisser votre fichier CSV, TSV ou Excel, ou cliquez pour parcourir vos dossiers.
4. 4 Un export ancien, volumineux ou complexe ? Envoyez-le-nous : l'équipe le met en correspondance et le charge pour vous, en général sous un à deux jours ouvrés.

Faire correspondre vos colonnes aux champs d'Axiospec

Après le téléversement, vous arrivez à l'étape de correspondance. Chaque champ d'Axiospec apparaît sous forme d'étiquette bleu marine à gauche, et pour chacun vous choisissez à droite la colonne correspondante de votre fichier. Axiospec préremplit les correspondances évidentes, si bien qu'il suffit souvent d'en confirmer ou d'en ajuster quelques-unes.

Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque. Vous devez faire correspondre Numéro d'inventaire et Nom de l'instrument avant de pouvoir continuer. Pour toute colonne que vous ne voulez pas reprendre, laissez la sélection sur « Ne pas importer ».

Utilisez « Afficher les champs système avancés » lorsque votre intervalle est réparti sur deux colonnes (un nombre et une unité), ou pour faire correspondre Département et Procédure. Tout autre élément à conserver, comme une date d'achat, un fournisseur ou un identifiant de laboratoire, peut passer par la section Attributs personnalisés : vous y choisissez une colonne du fichier à gauche et donnez un nom à l'attribut qu'elle devient à droite.

• Champs principaux : Numéro d'inventaire, Nom de l'instrument, Fabricant, Numéro de modèle, Numéro de série, Emplacement, Site, Intervalle d'étalonnage, Date du dernier étalonnage
• Champs système avancés : colonnes distinctes Valeur de l'intervalle et Unité de l'intervalle, Département et Procédure
• Attributs personnalisés : toutes les colonnes supplémentaires que vous voulez reprendre, chacune enregistrée comme champ personnalisé nommé sur l'équipement

Afficher l'aperçu et lancer l'import

Sélectionnez « Confirmer la correspondance » pour générer un aperçu. Axiospec affiche les premières lignes telles qu'elles seront enregistrées, avec les noms de champs d'Axiospec plutôt que vos en-têtes d'origine. Vous vérifiez ainsi que les données sont au bon endroit avant que quoi que ce soit ne soit écrit.

Toute ligne de l'aperçu à laquelle manque une valeur obligatoire (Numéro d'inventaire ou Nom de l'instrument) est signalée comme Manquant et mise en évidence. Vous pouvez revenir à l'étape précédente avec « Retour à la correspondance » pour corriger la correspondance, corriger ces valeurs dans votre fichier source et le téléverser de nouveau, ou continuer et les traiter à l'étape de validation.

Quand l'aperçu vous convient, choisissez « Lancer l'import ». Axiospec valide chaque ligne, et l'import n'est validé que lorsque les lignes sont conformes. Les instruments importés apparaissent dans votre Registre des équipements, prêts pour la planification des étalonnages et la saisie du travail.

Corriger les erreurs de validation et importer le reste

Si certaines lignes ne passent pas la validation, Axiospec les liste une par une avec leur numéro de ligne, leur numéro d'inventaire et une description claire du problème, souvent accompagnée d'une piste pour le corriger. Rien n'est enregistré partiellement à votre insu : vous gardez la main sur ce qui est validé.

Plusieurs solutions s'offrent à vous. Utilisez « Modifier la correspondance » si toute une colonne a été mal associée, ou « Téléverser un nouveau fichier » après avoir corrigé votre source. Pour avancer vite quand seules quelques lignes posent problème, « Ignorer les erreurs et importer les équipements valides » charge les bonnes lignes et laisse de côté celles qui sont signalées (cette option fonctionne pour les fichiers CSV et TSV).

Pour les registres plus volumineux, « Télécharger le rapport d'erreurs » exporte chaque ligne signalée dans un CSV avec le problème et la correction suggérée. Vous corrigez ainsi votre fichier source hors ligne et vous le réimportez proprement en une seule passe.

• Modifier la correspondance : réassociez une colonne rattachée au mauvais champ
• Ignorer les erreurs et importer les équipements valides : chargez les lignes conformes et mettez le reste de côté (CSV/TSV)
• Télécharger le rapport d'erreurs : obtenez un CSV de chaque ligne en échec, avec le problème et la façon de le corriger
• Relancer l'import ou Téléverser un nouveau fichier : relancez l'opération une fois les problèmes corrigés

Ajouter des équipements un par un

L'import en masse n'est pas obligatoire. Pour ajouter un seul instrument, allez dans le Registre des équipements et créez un nouvel équipement à l'adresse /manager/asset-ledger/new, ou utilisez la boîte de dialogue « Ajouter un nouvel instrument ». Saisissez le numéro d'inventaire, le nom de l'instrument, le fabricant, le numéro de modèle et le numéro de série, définissez si besoin l'emplacement et l'intervalle d'étalonnage, et ajoutez la date du dernier étalonnage si vous la connaissez.

C'est pratique quand vous recevez un nouvel instrument, quand vous voulez essayer le processus sur un seul enregistrement avant de tout importer, ou quand vous complétez des informations après un import en masse.

Reprise de données clé en main, gratuite

Si vos données sont atypiques ou complexes, ou si vous quittez un autre logiciel d'étalonnage, vous n'avez pas à vous en débrouiller seul. Notre équipe prend en charge toute la migration gratuitement, y compris le passage depuis un autre outil.

C'est particulièrement utile pour les exports de bases de données complexes issus de logiciels comme GAGEpack, GAGEtrak ou un ancien ERP. Choisissez « Envoyez-nous vos fichiers » et nous nous occupons du reste. Notre équipe met vos données en correspondance et les charge pour vous, en général sous un à deux jours ouvrés. Vous pouvez continuer à utiliser l'outil Import en masse en libre-service en attendant, et passer à la reprise clé en main à tout moment si un fichier vous pose problème.

Quelle que soit la voie choisie, vos enregistrements arrivent au même endroit : un registre à intégrité vérifiable, chaîné par empreintes, qui horodate et signe électroniquement les saisies d'étalonnage. L'historique que vous constituez reste ainsi traçable et prêt pour l'audit.